Quản lý khách hàng hiệu quả để mang lại lợi nhuận là mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp. Vậy làm sao để có thể quản lý được khách hàng? Đây có lẽ là câu hỏi thường gặp nhất mỗi khi nhắc đến CRM, cũng như mô hình CRM
Trả lời cho câu hỏi này, nhiều nhà nghiên cứu và nhà quản lý đã tìm hiểu và đưa ra giải pháp. Họ đề xuất và phát triển nhiều mô hình CRM để hỗ trợ quản trị mối quan hệ với khách hàng. Các mô hình CRM này còn hữu ích trong việc hiểu rõ hơn về định nghĩa CRM và điều chỉnh khái niệm hiện đại về CRM.
Theo Wikipedia: “CRM là một phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc và các vấn đề khác nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn. Các mục tiêu tổng thể là tìm kiếm, thu hút, giành niềm tin khách hàng mới, duy trì những đối tác đã có, lôi kéo khách hàng cũ trở lại, giảm chi phí tiếp thị và mở rộng dịch vụ khách hàng.”
Ở đây, chúng ta sẽ nói đến 3 mô hình CRM thường gặp:
- Mô hình CRM IDIC
- Mô hình Chỉ số chất lượng cạnh tranh (QCI)
- Mô hình Chuỗi giá trị CRM
Mô hình CRM IDIC (IDIC Model)
Theo mô hình CRM IDIC, có 4 yếu tố quan trọng doanh nghiệp cần theo đuổi để thiết lập, duy trì lâu dài và quản trị mối quan hệ khách hàng.
4 yếu tố chính bao gồm:
- Identify – Nhận diện khách hàng
- Differentiate – Phân biệt khách hàng
- Interaction – Tương tác khách hàng
- Customize – Cá biệt hóa khách hàng
Nhận diện khách hàng
Ở bước đầu tiên trong mô hình CRM IDIC, doanh nghiệp cần xác định đối tượng khách hàng mục tiêu của mình là ai và tìm kiếm toàn bộ thông tin chi tiết nhất về nhóm đối tượng này. Ngoài những thông tin cơ bản như tên, tuổi, địa chỉ liên lạc của khách hàng, doanh nghiệp cần tìm hiểu nhiều hơn về họ như thói quen, sở thích… Điều này giúp đội ngũ kinh doanh có cái nhìn tổng quan để hiểu nhu cầu khách hàng và tư vấn họ hiệu quả, biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng trả tiền.
Phân biệt khách hàng
Phân biệt khách hàng thường dựa trên 2 yếu tố: giá trị khách hàng mang lại và nhu cầu của khách hàng.
Không phải mọi khách hàng đều mang lại giá trị như nhau cho doanh nghiệp. Hãy xác định khách hàng nào đang mang lại giá trị cao nhất cho doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại và giá trị họ có thể đem đến trong tương lai. Nhờ vậy, bộ phận kinh doanh sẽ tập trung nguồn lực để chăm sóc, nuôi dưỡng những khách hàng mang đến giá trị cao hơn, mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Các khách hàng khác nhau cũng có những nhu cầu khác nhau. Việc hiểu rõ nhu cầu khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra những sản phẩm gợi ý hay tư vấn phù hợp, phục vụ từng đối tượng tốt hơn.
Tương tác khách hàng
Doanh nghiệp cần quan tâm đến việc tương tác với khách hàng theo cách trực tiếp hay gián tiếp để đảm bảo rằng bạn hiểu được những kì vọng của “thượng đế” và mối quan hệ giữa khách hàng với sản phẩm hay công ty đang như thế nào.
Đây là hoạt động mà doanh nghiệp phải liên tục tiếp nhận phản hồi và cải tiến để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng của mình. Công đoạn tương tác được thực thi càng hiệu quả thì doanh nghiệp càng có hiểu biết sâu hơn về khách hàng của mình.
Tương tác trực tiếp với khách hàng củng cố niềm tin rằng công ty có mối quan tâm với họ và với những nhu cầu cá nhân của họ. Những nỗ lực này sẽ tạo ra khách hàng trung thành và giúp công ty xây dựng các mối quan hệ lâu dài.
Cá nhân hóa khách hàng
Sau khi tương tác với khách hàng, tại bước cuối của mô hình CRM IDIC, doanh nghiệp đã nắm được tương đối đầy đủ nhu cầu cũng như giá trị mà họ có thể mang lại cho mình. Thông qua đó, một kịch bản cá nhân hóa cho khách hàng sẽ được thực thi dựa theo những nhu cầu, giá trị riêng biệt. Doanh nghiệp từ đó sẽ cung cấp sản phẩm, dịch vụ của mình theo cách mà người dùng mong muốn và dễ tiếp nhận nhất dựa theo phân tích đã có sẵn. Giai đoạn này vừa giúp doanh nghiệp bán được hàng lại vừa khiến người dùng có ấn tượng tốt, gắn kết hơn với thương hiệu của bạn.
Mô hình chỉ số chất lượng cạnh tranh (QCI Model)
Mô hình Chỉ số chất lượng cạnh tranh là một mô hình quản lí khách hàng, trong đó thể hiện một loạt các hoạt động mà doanh nghiệp cần thực hiện để thu hút và giữ chân khách hàng. Mô hình này cũng bao gồm các quy trình kinh doanh và yêu cầu phần mềm công nghệ để hỗ trợ.
Mô hình QCI còn thể hiện mối quan hệ giữa quy trình kinh doanh với các đối tượng tác động bên ngoài. Bởi vì khi khách hàng muốn bắt đầu quá trình mua hàng hoặc muốn tương tác với tổ chức, môi trường bên ngoài ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của họ. Môi trường bên ngoài cũng ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch của doanh nghiệp.
Có thể thấy từ mô hình, trải nghiệm của khách hàng ảnh hưởng đến ba hoạt động trong tương lai: đề xuất của khách hàng, hoạt động quản lý khách hàng và đo lường.
- Đề xuất của khách hàng hay chính là giá cả được đề nghị với một sản phẩm mà công ty cung cấp.
- Hoạt động quản lý khách hàng là một quá trình thu hút khách hàng, bắt đầu bằng việc nhắm mục tiêu, tương tác, bán hàng và kết thúc bằng việc giữ chân hoặc giành lại khách hàng.Hoạt động quản lý khách hàng ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng về cách thức một công ty tiếp cận, chăm sóc khách hàng và chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng trả tiền.
- Cuối cùng, quá trình đo lường cũng ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Việc tổng hợp, phân tích số liệu sẽ giúp doanh nghiệp đo tính, đưa ra những kế hoạch, chiến lược phù hợp với đối tượng khách hàng.
Mô hình Chuỗi giá trị CRM
CRM là một công cụ để quản lý các mối quan hệ của khách hàng với sự giúp đỡ của mọi người, công nghệ thông tin, dữ liệu khách hàng, quy trình của công ty và chính khách hàng. Chuỗi giá trị CRM là một mô hình CRM đã được thiết lập mà các doanh nghiệp có thể dễ dàng tuân theo khi họ phát triển và thực hiện các chiến lược CRM của mình. Mô hình dựa trên các nguyên tắc lý thuyết và yêu cầu thực tế của kinh doanh. Mục đích cuối cùng của quy trình chuỗi giá trị CRM là đảm bảo rằng công ty xây dựng các mối quan hệ có giá trị lâu dài với các khách hàng có ý nghĩa chiến lược.
Có 5 bước trong chuỗi giá trị CRM, đó là: Phân tích danh mục đầu tư của khách hàng, Gần gũi khách hàng, Phát triển mạng lưới, Phát triển đề xuất giá trị và Quản lý mối quan hệ.
- Phân tích danh mục đầu tư của khách hàng
Bước đầu tiên trong mô hình chuỗi giá trị CRM thừa nhận rằng không phải tất cả khách hàng đều có giá trị như nhau đối với công ty. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp tự đặt câu hỏi: Ai là khách hàng có ý nghĩa chiến lược?
Không phải tất cả khách hàng đều có ý nghĩa chiến lược. Thật vậy, một số khách hàng không mang lại lợi ích doanh thu bởi họ mua ít và không thường xuyên, họ trả chậm hoặc vỡ nợ, họ đưa ra những yêu cầu đặc biệt về dịch vụ khách hàng và nguồn lực bán hàng, họ đòi hỏi sản phẩm điều chỉnh theo nhu cầu, đơn hàng cao nhưng sau đó lại bán sản phẩm cho các đối thủ cạnh tranh. Những ví dụ trên là điển hình của khách hàng không có ý nghĩa chiến lược quan trọng.
Với bước này, doanh nghiệp sẽ biết khách hàng mang lại giá trị gì mình. Một danh mục khách hàng bao gồm tổng hợp của nhiều nhóm khác nhau tạo nên cơ sở khách hàng của một doanh nghiệp. Ví dụ, danh mục khách hàng của Coca-Cola, bao gồm các nhà hàng, cửa hàng tạp hóa, công viên giải trí và các đấu trường thể thao. Điều đó có nghĩa là trước khi bắt đầu quy trình CRM, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ về khách hàng của họ.
- Gần gũi khách hàng
Phân tích để lựa chọn phù hợp với sản phẩm của bạn là một chuyện và hiểu về khách hàng của bạn là một việc khác. Hầu hết các doanh nghiệp đều thu thập dữ liệu khách hàng như một biện pháp cho vấn đề này.
Mối quan hệ lâu dài đòi hỏi nhiều kiến thức về khách hàng của bạn. Biết về những gì khách hàng cần, tại sao họ cần nó và họ cần khi nào để dự đoán về hành vi của khách hàng là điều quan trọng nhất đối với một công ty, giúp quản lý các mối quan hệ lâu dài với các khách hàng trung thành và có tầm quan trọng chiến lược.
- Phát triển mạng lưới
Khả năng kết nối của doanh nghiệp với các bên đối tác hay những người hợp tác trong việc cung cấp giá trị cho khách hàng là một nguồn lợi thế cạnh tranh lớn. Để giữ mối quan hệ tốt với khách hàng, điều quan trọng là tạo ra giá trị cho khách hàng trên mọi giai đoạn của quy trình bán hàng. Điều này đồng nghĩa với việc công ty phải tạo ra một mạng lưới hoàn chỉnh cho khách hàng. Một mạng lưới tốt có thể bao gồm nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhân viên, nhà đầu tư, công nghệ, nhà phân phối và nhà bán lẻ. CRM đòi hỏi chủ sở hữu và nhà đầu tư sẽ cam kết đầu tư dài hạn vào con người, quy trình và công nghệ để thực hiện hiệu quả các chiến lược CRM.
- Phát triển đề xuất giá trị
Đến bước thứ tư của mô hình chuỗi giá trị CRM, bạn đã biết khách hàng của mình là ai và đang trong quá trình xây dựng mạng lưới quy trình phù hợp với khách hàng ấy. Mạng lưới làm việc cần hoạt động phối hợp giữa nhiều bộ phận để cùng nhau tạo ra sản phẩm, cung cấp đầy đủ các nhu cầu cho khách hàng cả bạn. Đây chính là phát triển đề xuất giá trị. Mỗi thành viên trong mạng lưới phát triển làm việc cùng nhau để tạo ra giá trị cho khách hàng.
- Quản lý mối quan hệ
Đây là bước cuối cùng của mô hình Chuỗi giá trị CRM. Nếu 4 bước đầu đã giúp công ty tạo mối quan hệ và bắt đầu mối quan hệ với khách hàng thì giai đoạn này giúp công ty quản lý các mối quan hệ để các bên, công ty và khách hàng có được giá trị lâu dài.
Để công đoạn này được thực hiện hữu hiệu nhất, doanh nghiệp cần quan tâm đến 5 khía cạnh:
- Văn hóa công ty và năng lực lãnh đạo
- Quy trình mua sắm
- Quy trình quản lý nhân sự
- Quy trình quản lý dữ liệu/CNTT
- Cấu trúc, thiết kế tổ chức
Văn hóa công ty là cơ sở cho những quyết định rằng bạn có quản lý mối quan hệ lâu dài hay không và sẽ có những hoạt động như thế nào để quản lý mối quan hệ khách hàng.
Quy trình mua sắm của công ty, quy trình nhân sự và cấu trúc của tổ chức cũng gợi ý rằng bạn sẽ thực hiện hoạt động đó như thế nào.
Nếu không có quy trình quản lý dữ liệu và CNTT, bạn không thể thực hiện các mô hình CRM vì thông tin và dữ liệu của khách hàng đều được tổng hợp và phân tích hiệu quả hơn với các phần mềm công nghệ.
Trên đây là 3 mô hình CRM mà chúng tôi đưa ra, có thể sẽ giúp bạn phần nào trong việc tìm hiểu về CRM.
//Đọc thêm: Hệ thống CRM là gì? Có những tính năng nào?
