Khi các công ty muốn tăng hiệu quả và điều hành một công ty tinh gọn, nhiều người chuyển sang lập bản đồ dòng giá trị .
Ánh xạ dòng giá trị là một kỹ thuật Lean Six Sigma đã được chứng minh, cung cấp thông tin có giá trị cao và tầm nhìn của chim về các yếu tố khác nhau trong một hoạt động. Nó tối ưu hóa các quy trình bằng cách tập trung vào các hành động, khung thời gian và những người liên quan.
Bạn có thể quen thuộc với bản đồ quy trình, nhưng bản đồ dòng giá trị có thể cung cấp cái nhìn rộng hơn nhiều về quy trình của bạn. Nó đặc biệt hữu ích trong một dự án ERP hoặc chuyển đổi kỹ thuật số . Tại sao? Vâng, theo Báo cáo ERP 2019 của chúng tôi , lý do hàng đầu cho việc vượt ngân sách dự án ERP là mở rộng phạm vi. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, một nguyên nhân chính của việc mở rộng phạm vi là do không xác định được quy trình kinh doanh trước khi lựa chọn ERP.
Báo cáo ERP 2019
Báo cáo năm nay đi sâu vào dữ liệu để phân tích xu hướng của ngành ERP có ý nghĩa gì đối với các tổ chức hiện tại và trong tương lai.Tải xuống báo cáo
Tổng quát
Ánh xạ dòng giá trị là một công cụ giúp các công ty hiểu được luồng thông tin hoặc tài liệu. Công cụ này nên làm như sau:
- Cung cấp một loạt các thông tin.
- Bao phủ luồng giá trị từ đầu đến cuối.
- Bao gồm một cái nhìn cấp cao về một quy trình kinh doanh.
- Tài khoản cho quản lý và hỗ trợ hệ thống thông tin.
- Xác định dòng chảy ra quyết định.
Mặc dù điều này có vẻ như rất nhiều mong đợi từ một công cụ giấy bút đơn giản, ý tưởng là thực hiện một quy trình có vẻ phức tạp và đơn giản hóa nó càng nhiều càng tốt.
Công cụ này đóng một vai trò quan trọng trong việc giảm thời gian chu kỳ, loại bỏ các khối ra quyết định và giảm việc truyền hoặc phê duyệt thông tin không cần thiết. Nó có nghĩa là để loại bỏ các bước gây lãng phí thời gian và tài nguyên.
Cuối cùng, bạn nên sử dụng công cụ này để điều chỉnh quy trình kinh doanh với các mục tiêu chung của công ty hoặc mục tiêu của họ cho một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể.
Ánh xạ dòng giá trị so với ánh xạ chuỗi giá trị
Trong khi các công ty có thể sử dụng các thuật ngữ ánh xạ dòng giá trị và ánh xạ chuỗi giá trị thay thế cho nhau, hai công cụ này cung cấp các chức năng rất khác nhau.
Ví dụ về Bản đồ hơi giá trị
Phần giá trị bản đồ trực tuyến của Phần tử do Daniel Penfield cấp phép theo CC BY-SA 3.0
Bản đồ luồng giá trị là chế độ xem cấp cao, ghi lại quy trình kinh doanh – thông thường, sản xuất sản phẩm, dịch vụ hoặc nhiệm vụ. Bản đồ phục vụ để xác định chất thải, giảm chất thải và giúp quản lý chọn các đường dẫn cung cấp giá trị cao nhất cho khách hàng và các bên liên quan khác. Bản đồ phác thảo các quy trình, những người chủ chốt và kiến trúc kinh doanh liên quan đến việc cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ.
Ví dụ về Bản đồ chuỗi giá trị
Chuỗi giá trị SCHH của SCHH bởi Pan491 được cấp phép theo CC BY-SA 3.0
Bản đồ chuỗi giá trị hiển thị chức năng kinh doanh với các số liệu hiệu suất của nó. Bản đồ cho thấy quá trình hiện tại và các khía cạnh của từng bước góp phần vào thành công. Bản đồ rất trực tiếp và tập trung vào các khía cạnh nhỏ hơn, nhưng vẫn quan trọng của một quá trình.
Làm thế nào để ánh xạ dòng giá trị thêm giá trị?
Bản đồ luồng giá trị bổ sung giá trị theo cách tương tự như nhiều công cụ Lean hoặc Six Sigma khác làm – nó giúp loại bỏ lãng phí. Tiết kiệm tài nguyên của công ty, không chỉ là tiền, có thể có tác động tích cực đến văn hóa, quy trình và cuối cùng là điểm mấu chốt.
Công cụ này cung cấp như sau:
- Dễ dàng đánh giá các nút thắt cổ chai.
- Một nguồn tài nguyên hữu ích cho quản lý và giám đốc điều hành.
- Một cách để bắt đầu các biện pháp đối phó một cách trực quan.
Không giống như các công cụ khác nhằm tăng hiệu quả, bản đồ dòng giá trị sẽ chiếu sáng các tùy chọn ngay lập tức để cải tiến quy trình, chẳng hạn như giảm thời gian thực hiện. Trên hết mọi thứ khác, một bản đồ hơi giá trị rất dễ hiểu và dễ sửa đổi.
Mặc dù việc mua lại để cải tiến quy trình không phải lúc nào cũng dễ dàng, nhiều công ty thuê chuyên gia tư vấn ERP để giúp sắp xếp các bên liên quan xung quanh các mục tiêu chung. Ví dụ, nhiều nhóm dự án của khách hàng của chúng tôi biết rằng ngân sách dự án được phân bổ bởi lãnh đạo là không đủ, vì vậy chúng tôi dành thời gian để giáo dục các giám đốc về tầm quan trọng của các yếu tố thành công như tái cấu trúc quy trình kinh doanh và quản lý thay đổi tổ chức .
Sử dụng thực tế
Làm thế nào bạn có thể đặt một bản đồ dòng giá trị để sử dụng trong công ty của bạn? Trong lịch sử, công cụ này đã phát triển mạnh trong các thiết lập sản xuất kể từ khi Toyota bắt đầu triển khai loại hệ thống này vào đầu những năm 1950. Ngày nay, ánh xạ dòng giá trị đang tỏ ra hữu ích trong nhiều ngành công nghiệp.
Khi nói đến sản xuất sử dụng thực tế là rõ ràng. Mỗi sản phẩm có bản đồ dòng giá trị có thể làm tăng hiệu quả sản xuất và loại bỏ nguy cơ sản xuất thừa.
Trong các tổ chức chăm sóc sức khỏe, điều này có thể cho các bác sĩ biết bệnh nhân đang ở đâu trong kế hoạch phục hồi. Những bản đồ này cũng có thể loại bỏ các xét nghiệm không cần thiết, giảm thời gian chờ đợi và dẫn đến điều trị hiệu quả hơn mà không ảnh hưởng đến chất lượng chăm sóc.
Nhân viên hành chính đang học cách yêu thích lập bản đồ dòng giá trị vì nó loại bỏ các nhiệm vụ chồng chéo hoặc không cần thiết. Bản đồ hệ thống giá trị có thể giảm kiểm soát chất lượng xuống một bước thay vì nhiều kiểm tra chất lượng thường làm tắc nghẽn công việc hành chính.
Lợi ích của việc lập bản đồ hơi giá trị trong một dự án ERP
Nếu việc triển khai ERP của bạn không mang lại nhiều lợi ích kinh doanh như bạn mong đợi, bạn nên xem xét lập bản đồ dòng giá trị.
Có thể bạn chưa chọn một hệ thống ERP. Trong trường hợp này, bản đồ luồng giá trị đặc biệt hữu ích trong giai đoạn đầu lựa chọn khi bạn tiến hành các hoạt động quản lý quy trình kinh doanh .
Nó có thể chỉ cho nhân viên cách thức và thời điểm họ trở nên quan trọng đối với một quy trình. Bạn cũng có thể sử dụng nó để xác định khi nào số liệu hiệu suất có sẵn và sử dụng hệ thống ERP để tận dụng dữ liệu này.
Một trong những khách hàng gần đây của chúng tôi, một công ty cung ứng lớn đang trải qua một dự án ERP, nhận thấy ánh xạ quy trình hữu ích trong việc xác định các khía cạnh của văn hóa công ty của họ có thể cản trở sự thay đổi. Ghi lại các điểm đau và chia sẻ những phát hiện của họ với các giám đốc điều hành cho phép họ thiết lập mua vào dự án.
Tuần này đã được xuất sắc! Kim và Christi là một sự phù hợp văn hóa tuyệt vời cho công ty của chúng tôi và họ đã làm một công việc đáng kinh ngạc là tạo điều kiện cho Hội thảo [Bản đồ dòng giá trị] của chúng tôi. Thành thật mà nói, tôi đã tham gia các hoạt động như thế này nhiều lần trong suốt sự nghiệp của mình và đây là hoạt động tốt nhất từ trước đến nay!Dan Callari
Giám đốc, Công nghệ thông tin , Công ty Bob Barker
Thử thách
Tạo bản đồ luồng giá trị thường mất vài tuần. Nó phụ thuộc vào mức độ ngưng trệ các quy trình hiện tại của bạn và phạm vi của bản đồ. Trong khi đầu tư thời gian có thể đáng sợ, tuyển dụng các thành viên nhóm dự án phù hợp có thể làm cho nỗ lực ít thuế hơn.
Khi tạo bản đồ, tất nhiên bạn muốn những người quen thuộc với các quy trình được lập bản đồ. Tuy nhiên, bạn cũng muốn bao gồm những người không quen thuộc với các quy trình hàng ngày. Bạn cần những người sẽ đặt câu hỏi cho các bước nhỏ và tại sao một số hạn chế được đưa ra. Một bên thứ ba, như một nhà tư vấn ERP, có thể hữu ích vì họ sẽ xem xét các quy trình của bạn bằng một con mắt mới.
Thực hành tốt nhất
Có một vài thành phần chính đóng vai trò trực tiếp vào sự thành công của ánh xạ dòng giá trị. Trước hết, bạn nên đảm bảo bản đồ là thực tế. Bản đồ của luồng giá trị hiện tại không thể lạc quan khi nói về khía cạnh thời gian, chẳng hạn như mất bao lâu để nhận hàng từ nhà cung cấp. Ngoài ra, bản đồ trạng thái trong tương lai của bạn phải cố gắng hạn chế khả năng sản xuất thừa, đồng thời loại bỏ các ràng buộc.
Công ty của bạn có cần một bản đồ hơi giá trị không?
Cho phép cải tiến liên tục, công cụ này rất xứng đáng với thời gian và công sức bỏ ra để tạo ra nó. Cho dù bạn đang gặp vấn đề với nhà cung cấp, đấu tranh để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc cố gắng tận dụng tối đa phần mềm ERP của bạn , bản đồ dòng giá trị có thể cung cấp thông tin chi tiết có thể hành động.
Chuyên gia tư vấn ERP của Panorama có thể giúp bạn hình dung các quy trình từ đầu đến cuối của mình để cho phép bạn đưa ra quyết định thông minh trong quá trình lựa chọn ERP và trong suốt dự án ERP của mình.
