Đầu tư vào phần mềm là một quyết định quan trọng, vì vậy điều quan trọng là bạn phải suy nghĩ cẩn thận về các yêu cầu của mình.
Bạn đã thực hiện nhiều nghiên cứu và tham khảo một số nguồn tốt, nhưng trước khi bạn thực hiện cuộc gọi cuối cùng, hãy đảm bảo bạn không thiếu các tính năng tự động hóa mà bạn cần.
Vậy:
- Tự động hóa hàng tồn kho là gì?
- Tự động hóa ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn như thế nào?
- Năm tính năng tự động hóa mà bạn cần trong hệ thống kiểm kê là gì?
Tự động hóa hàng tồn kho là gì?
Tự động hóa trong hệ thống kiểm kê giúp bạn theo dõi các mặt hàng, theo dõi mức tồn kho và phân tích tình huống một cách hiệu quả. Hãy thử hiểu với một ví dụ.
Hãy tưởng tượng rằng bạn đã
nhận được một đơn đặt hàng số lượng lớn từ một trong những khách hàng thường
xuyên của bạn, cho 100 đơn vị một trong những mặt hàng bán chạy nhất của
bạn. Trước khi bạn xác nhận đơn hàng, bạn cần đảm bảo rằng bạn có đủ cổ
phiếu để thực hiện nó. Bảng tính hàng tồn kho của bạn cho thấy bạn có 102
đơn vị trên kệ, nhưng bạn biết rằng doanh nghiệp của bạn liên tục nhận được đơn
đặt hàng thông qua cửa hàng thực tế, trang web của bạn và thị trường trực tuyến
bạn đã tham gia vào năm ngoái. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn xác nhận đơn đặt
hàng này và sau đó biết rằng một khách hàng khác đã mua 25 đơn vị mặt hàng này
trong cửa hàng của bạn vào hôm nay? Để an toàn, bạn sẽ cần kiểm tra với
từng nền tảng bán hàng của mình để đảm bảo rằng họ chưa bán số lượng hàng hóa mà
bạn cần để thực hiện đơn hàng này.
Với tự động hóa, hệ thống hàng tồn kho của bạn có thể cập nhật số
lượng hàng hóa của bạn mỗi khi đơn hàng được xử lý thông qua bất kỳ nền tảng
bán hàng nào của bạn. Bạn sẽ không cần phải gọi cho cửa hàng để kiểm tra
những gì họ đã bán ngày hôm nay, bởi vì bất kỳ doanh số nào họ thực hiện đều
được phản ánh trong hệ thống hàng tồn kho ngay khi các mặt hàng được xóa khỏi
giá. Vì vậy, khi bạn thấy rằng bạn có 102 đơn vị trong kho, bạn có thể tin
tưởng rằng 102 đơn vị có sẵn để bán. Không có nguy cơ bán quá mức, vì vậy
bạn có thể tiếp tục và xác nhận đơn đặt hàng số lượng lớn mà không khiến khách
hàng phải chờ đợi.
Làm thế nào để tự động hóa trong quản lý hàng tồn kho ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn?
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý, thì bạn đã biết rằng bốn bên liên quan chính trong bất kỳ doanh nghiệp nào là đối tác hoặc nhà đầu tư, nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp. Tất cả các bên này có lợi ích khác nhau trong tổ chức của bạn:
Để đáp ứng những lợi ích khác nhau này, doanh nghiệp cần quản lý rất nhiều yếu tố. Nhưng một tham số chung có thể giúp với cả bốn là hiệu quả trong hoạt động và đó chính xác là những gì tự động hóa giúp đạt được.
Tự động hóa giúp giữ cho hoạt động hàng ngày của bạn hiệu quả bằng cách cải thiện độ chính xác và tốc độ. Rất nhiều ứng dụng kiểm kê cho phép bạn thiết lập các quy tắc công việc đơn giản để kích hoạt một số hành động nhất định mà không yêu cầu bạn can thiệp. Khi bạn để tự động hóa đảm nhận các nhiệm vụ của mình, nhân viên của bạn có thể tập trung nhiều hơn vào các chiến lược tăng trưởng và bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để cải thiện chất lượng sản phẩm. Điều này sẽ tăng lợi nhuận của bạn, làm cho khách hàng và nhà đầu tư của bạn hạnh phúc. Ngoài ra, nó sẽ giúp bạn cung cấp các khoản thanh toán kịp thời, mà các nhà cung cấp của bạn sẽ đánh giá cao.
Bây giờ chúng ta đã có ý tưởng về lý do tại sao bạn muốn sử dụng tự động hóa, hãy tìm hiểu sâu hơn và xem xét các tính năng tự động hóa quan trọng nhất trong bất kỳ phần mềm kiểm kê nào.
Năm
tính năng tự động phải có:
1. Tự động hóa thị trường
Quản lý đơn hàng là một lĩnh vực quan trọng của quản lý hàng tồn kho. Quản lý đơn hàng đề cập đến quy trình hàng ngày để quản lý các mặt hàng, xử lý các đơn đặt hàng mua và bán, lập hóa đơn, thanh toán, đóng gói và vận chuyển. Trong giai đoạn đầu của một doanh nghiệp, hầu hết các hoạt động này có thể được xử lý thủ công. Tuy nhiên, khi bạn quyết định mở rộng kinh doanh trực tuyến, nhu cầu tự động hóa bắt đầu. Với 65% người mua hàng trực tuyến chọn thị trường so với các nhà bán lẻ khác , đó là một bước đi thông minh để tham gia thị trường trực tuyến. Tuy nhiên, một thị trường bổ sung một mức độ phức tạp hoàn toàn mới cho việc quản lý hàng tồn kho của bạn cùng với khối lượng đơn đặt hàng thêm đó. Vì vậy, nếu bạn dự định đưa doanh nghiệp của mình lên mạng, bạn sẽ muốn phần mềm của bạn tự động xử lý các hoạt động trên thị trường .
2. Thông báo đặt hàng lại
Thông báo đặt hàng lại giống như một thiết bị báo cháy cho doanh nghiệp của bạn! Tính năng này giúp bạn tránh khỏi một trong những mối đe dọa lớn nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào: hết hàng. Nói một cách đơn giản, thông báo đặt hàng lại là một hệ thống cảnh báo được kích hoạt khi trạng thái tồn kho của một mặt hàng ở mức thấp nguy hiểm, do đó nhắc nhở bạn nạp tiền vào kho. Khi số lượng mặt hàng và đơn đặt hàng của bạn tăng lên, việc theo dõi mức chứng khoán theo cách thủ công sẽ trở nên khó khăn, điều này có thể dẫn đến lỗi.
Cấp độ đặt hàng lại cũng giúp bạn tuân theo cách tiếp cận có kỷ luật trong việc mua các mặt hàng và kho lại hàng hóa trong kho của bạn vào đúng thời điểm. Điều này giúp bạn tránh khỏi tình trạng quá tải hàng hóa, đây là một vấn đề lớn mà nhiều doanh nghiệp phải đối mặt. Một hệ thống quản lý hàng tồn kho tốt cho phép bạn chọn mức đặt hàng lại cho từng mặt hàng (bạn có thể xem lại và thay đổi khi cần), tự động hóa toàn bộ nhiệm vụ theo dõi cổ phiếu của bạn và nhận thông báo tại điểm chính xác khi bạn cần chúng .
3. Quét mã vạch
Máy quét mã vạch là thiết bị điện tử quét mã vạch vật phẩm và đăng ký các chi tiết trong phần mềm kiểm kê. Điều này cải thiện hiệu quả, giảm lỗi và tiết kiệm thời gian. Để cho bạn một ví dụ, giả sử bạn nhận được một đơn đặt hàng số lượng lớn cho ba đơn vị mỗi hai mươi mặt hàng khác nhau từ một trong những khách hàng thường xuyên của bạn. Sau khi bạn xác nhận đơn hàng, điền vào các chi tiết của từng đơn vị của mỗi mặt hàng sẽ mất một lượng lớn công việc thủ công và thời gian. Bạn có các mã vạch khác nhau, số sê-ri hoặc số lô riêng lẻ, tỷ lệ và giá mua và với mỗi thông tin bổ sung, cơ hội phạm lỗi của con người cũng tăng lên. Với một máy quét mã vạch, công việc trở nên đơn giản hơn rất nhiều và ít bị lỗi hơn (trừ khi bạn quên quét các mục). Tuy nhiên, có một máy quét mã vạch sẽ chỉ có lợi nếu hệ thống kiểm kê mà bạn chọn cho phép bạn kết nối máy quét mã vạch và hỗ trợ hoạt động của nó. Nếu bạn có một doanh nghiệp đang phát triển với nhiều hàng tồn kho, đừng bỏ lỡ tính năng tự động hóa quan trọng này.
4. Giá vận chuyển theo thời gian thực
Giống như các đơn đặt hàng, hãy đảm bảo rằng hệ thống hàng tồn kho của bạn cũng cập nhật giá vận chuyển theo thời gian thực để bạn luôn có thể tùy chọn giao hàng hiệu quả nhất. Dù là một thay đổi nhỏ nhất về giá, phần mềm của bạn cũng phải được cập nhật liên tục, không để lại bất kỳ sai sót đáng tiếc nào.
5. Báo cáo
Báo cáo là cơ sở cho việc ra quyết định và hoạch định chiến lược của bất kỳ doanh nghiệp nào. Bạn cần những con số phù hợp để vạch ra những xu hướng chính xác và đưa ra quyết định cụ thể. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nhỏ thường dành nhiều thời gian để chuẩn bị các báo cáo này và sau đó động não về chúng. Nếu dữ liệu được cập nhật thủ công trong nhiều bảng tính sau mỗi lần bán, điều này làm tăng khả năng bỏ lỡ thông tin quan trọng hoặc có sự không phù hợp trong dữ liệu. Trong các thị trường thay đổi nhanh ngày nay, sự chậm trễ và lỗi như vậy có thể gây tử vong cho doanh nghiệp của bạn.
Một hệ thống kiểm kê giúp quá trình này trở nên dễ dàng với bạn bằng cách cập nhật dữ liệu trong tất cả các mô-đun liên quan đồng thời. Vì vậy, bạn không cần phải quay lại và cập nhật trạng thái cấp độ mặt hàng sau khi bạn ghi lại đơn đặt hàng trong hệ thống hàng tồn kho. Hệ thống sẽ cập nhật cấp độ mặt hàng và tự động điền báo cáo bán hàng, báo cáo chi tiết hàng tồn kho và báo cáo định giá hàng tồn kho. Điều này tiết kiệm thời gian và loại bỏ các cơ hội lỗi. Một hệ thống kiểm kê hỗ trợ báo cáo và tạo 8 báo cáo cần thiết nhất sẽ chứng tỏ là một khoản đầu tư hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.
Phần kết luận
Tự động hóa có vẻ hơi đáng sợ lúc đầu. Chủ doanh nghiệp có thể cảm thấy nản lòng khi thử nó vì họ nghĩ rằng nó cần đầu tư quá nhiều và sẽ quá phức tạp để họ xử lý. Nhưng bạn không cần cả một hệ thống ERP để tự động hóa một số nhiệm vụ kinh doanh hàng ngày của bạn. Một khoản đầu tư nhỏ vào phần mềm dựa trên đám mây với các công cụ tự động hóa phù hợp có thể tạo ra nhiều sự khác biệt cho doanh nghiệp của bạn. Nếu nền tảng hàng tồn kho của bạn xử lý các hành động trên thị trường, đặt hàng lại, mã vạch và báo cáo, bạn đã có một khởi đầu tốt.
Nguồn: dịch từ Zoho
