Cách chọn giữa POS dựa trên đám mây và POS kế thừa

Mua một hệ thống POS của nhà hàng là một khoản đầu tư lớn, không nên thực hiện nếu không có nghiên cứu sâu rộng về tất cả các tùy chọn có sẵn. Hiểu được sự khác biệt giữa POS dựa trên đám mây và POS kế thừa là nơi tốt nhất để bắt đầu.

POS dựa trên đám mây là gì? 

Một POS dựa trên đám mây , cũng được gọi là một Software-as-a-Service nền tảng (SaaS) hoặc POS dựa trên web, là một điểm lưu trữ trên web của giải pháp bán mà lưu trữ dữ liệu trên các máy chủ từ xa. Dữ liệu này có thể truy cập bất cứ nơi nào có wifi vì đám mây ở khắp mọi nơi – bạn truy cập vào đám mây mỗi khi bạn đăng nhập vào Facebook, Gmail hoặc ứng dụng ngân hàng trực tuyến của mình. Đối với POS, điều này có nghĩa là bạn có thể thay đổi một mục menu từ ghế phòng khách của bạn.

Một POS kế thừa , còn được gọi là điện thoại di động trực tuyến, hoặc trên nền tảng truyền thống, lưu trữ dữ liệu trên các máy chủ cục bộ và chạy trên một mạng nội bộ khép kín. Một ví dụ về phần mềm tại chỗ sẽ là ảnh gia đình được lưu trên máy tính để bàn của máy tính ở nhà của bạn – không thể truy cập qua internet ở bất kỳ nơi nào khác.

Dưới đây là so sánh song song về cách POS dựa trên đám mây và POS kế thừa xếp chồng lên nhau khi đánh giá chi phí, tùy chọn phần cứng, lưu trữ dữ liệu, bảo trì và các đặc điểm chính khác.

* Chi phí khác nhau dựa trên nhu cầu và yêu cầu cá nhân.
** Không giống như các hệ thống POS dựa trên đám mây khác, Toast hỗ trợ chế độ ngoại tuyến đầy đủ chức năng.

Bây giờ bạn đã thấy sự khác biệt được đặt ra trước mặt mình, hãy tìm hiểu những lợi ích của việc chọn POS dựa trên đám mây làm hệ thống POS của nhà hàng.

Tại sao các nhà hàng lại chọn POS dựa trên đám mây thay vì POS kế thừa 

Những lợi thế của việc chuyển đổi từ POS kế thừa sang POS dựa trên đám mây mới là gì? Linh hoạt hơn, dữ liệu sạch hơn và trải nghiệm khách không ma sát đứng đầu danh sách. 

Nhưng làm thế nào để một hệ thống dựa trên đám mây giúp quy mô nhà hàng? Do lợi ích vượt xa nỗi đau của việc chuyển đổi? Nếu bạn quyết định đi trước, tính năng nào tạo ra tác động nhiều nhất? 

Đây là những gì các nhà hàng thực sự đã nói về lý do tại sao họ chọn chuyển đổi từ POS kế thừa sang hệ thống POS dựa trên đám mây. 

1. Hệ thống POS dựa trên đám mây có thể mở rộng quy mô như doanh nghiệp của bạn

Đối với Massimo Mallozzi, phó chủ tịch CNTT tại Paris Baguette , khả năng mở rộng và khả năng di chuyển nhanh chóng với công nghệ mới là khía cạnh quan trọng nhất của POS dựa trên đám mây. Massimo nói 

Hiện tại chúng tôi đang ở một vị trí mà chúng tôi đang xem xét chế độ tăng trưởng mạnh mẽ – đã tăng lên 1.000 đơn vị tại Hoa Kỳ trong 10 năm tới. Khi tôi nhìn vào, ‘Làm thế nào để chúng ta làm điều đó?’ Chúng ta cần đến một nơi mà chúng ta đang tận dụng các giải pháp công nghệ cho phép chúng ta mở rộng nhanh chóng với tốc độ đó và cho phép chúng ta sử dụng tính di động.

Hệ thống POS của nhà hàng bạn chọn không chỉ có thể theo kịp các hoạt động hàng ngày của nhà hàng mà còn có thể xử lý việc tăng khối lượng xảy ra khi hoạt động kinh doanh nhà hàng của bạn phát triển. 

Đầu tư vào hệ thống POS dựa trên đám mây đầy đủ tính năng sẽ cung cấp cho bạn quyền truy cập vào bộ tính năng – như giải pháp CRM của nhà hàng, phản hồi của khách, báo cáo & phân tích và bảng lương – thường được phục vụ bởi bốn hoặc năm nhà cung cấp. Nếu có một giải pháp quan trọng cho sự thành công của nhà hàng của bạn mà không có sẵn như là một tính năng của hệ thống POS, thì POS dựa trên đám mây bạn chọn sẽ cung cấp khả năng tích hợp các giải pháp công nghệ này – như nền tảng quản lý hàng tồn kho hoặc lên lịch nền tảng – trực tiếp vào POS của bạn. 

Hệ thống POS nhà hàng tốt nhất sẽ:
* Bao gồm các giải pháp cho nhu cầu và thách thức của nhà hàng của bạn trong một giải pháp tất cả trong một.
* Đơn giản và nhanh chóng để thiết lập.
* Giữ cho doanh nghiệp của bạn tiến về phía trước.

2. Hệ thống POS dựa trên đám mây có hiệu quả về chi phí

Các hệ thống POS dựa trên đám mây có xu hướng rẻ hơn đáng kể và yêu cầu chi phí trả trước ít hơn so với các đối tác kế thừa của chúng. Tại sao lại thế này? Chi phí POS dựa trên đám mây thường thấp hơn vì:

• cài đặt ít phức tạp hơn
• bảo trì được thực hiện từ xa
• có nhiều tùy chọn phần cứng giá cả phải chăng có sẵn

Các máy chủ văn phòng để lưu trữ dữ liệu cũ có thể chạy tới 50.000 đô la và chi phí đó được loại bỏ hoàn toàn khi dữ liệu được lưu trữ trên đám mây. Ngoài ra, các hệ thống POS của SaaS được trả tiền dựa trên thuê bao khi bạn đi vào mà không có hợp đồng dài hạn.

Hệ thống POS nhà hàng tốt nhất sẽ:
* Được giá cạnh tranh.
* Cung cấp các bản cập nhật liên tục để bạn không liên tục mua lại phần cứng.

3. Hệ thống POS dựa trên đám mây rất dễ cập nhật                         

Các hệ thống POS kế thừa thường yêu cầu cập nhật phần mềm tốn nhiều thời gian và công sức, trong khi đó hệ thống POS dựa trên đám mây có thể được cập nhật ở bất cứ nơi nào có internet mà không phải trả thêm chi phí hoặc vượt quá thời gian.

Jon Hartis, CTO của Reach Restaurant Group, từng làm việc cho một thương hiệu nhà hàng nơi ông có ba người quản lý 450 địa điểm nhà hàng ở mười quốc gia khác nhau. Với các đối tác địa phương ở các quốc gia đó, các nhà hàng của anh ta cần có sẵn POS nhanh chóng và dễ dàng để thực hiện các thay đổi và cập nhật từ xa. Nếu không có hệ thống POS dựa trên đám mây, quá trình đẩy các bản cập nhật trực tiếp trở nên khó khăn hơn nhiều.

Giờ đây, với hệ thống dựa trên đám mây, trong vòng năm giây, tôi đã cập nhật mọi máy tính bảng và mọi thiết bị đầu cuối trong một nhà hàng, theo Jon Jon.

Đối với các chuỗi, điều này có nghĩa là tất cả các vị trí sẽ nằm trên cùng một phiên bản POS, hợp lý hóa và đơn giản hóa các quy trình cho tất cả. Cập nhật, thay đổi thực đơn, điều chỉnh giá và nhiều thứ khác có thể được thay đổi ở bất cứ đâu – cho phép nhà hàng của bạn hoạt động hiệu quả nhất có thể.

Hệ thống POS nhà hàng tốt nhất sẽ:
* Cho phép quản lý / truy cập từ xa.
* Không yêu cầu đầu tư bổ sung để quản lý và duy trì.

4. Phần cứng POS dựa trên đám mây là trực quan và hiện đại

Công nghệ di động đã cách mạng hóa thương mại trên toàn thế giới và ngành dịch vụ thực phẩm cũng không ngoại lệ. Hệ thống POS di động mở ra khả năng cho các nhà hàng và câu lạc bộ đêm để hiện đại hóa dịch vụ của họ. Không giống như các giải pháp cũ, hệ thống POS dựa trên đám mây có thể hỗ trợ các thiết bị cầm tay gửi đơn đặt hàng trực tiếp đến nhà bếp hoặc quán bar, đồng thời lưu trữ thông tin khách hàng trên đám mây. Với việc đặt hàng trên bàn di động, một số nhà hàng đã thấy thời gian quay bàn được cải thiện 15% vì các máy chủ dành nhiều thời gian hơn cho khách và ít thời gian hơn để đặt hàng và sửa đổi trên thiết bị đầu cuối.

Paul Zarmati, Giám đốc CNTT tại Bareburger, cho biết việc thực hiện sử dụng thiết bị cầm tay đã cải thiện thời gian quay vòng và làm hài lòng khách của họ. 

Phần mềm này làm cho các máy chủ có vẻ như là các pháp sư! Khi họ nhận đồ uống và đồ ăn cùng một lúc, đôi khi đồ uống của khách xuất hiện trong khi máy chủ vẫn đứng đó. Nó giúp chúng tôi quay bàn nhưng đó cũng là một trải nghiệm thú vị cho khách. 

Hệ thống POS nhà hàng tốt nhất sẽ:
* Cung cấp một đường cong chấp nhận không đau, đòi hỏi ít thời gian đào tạo cho nhân viên.
* Dễ sử dụng và hiểu.
* Cung cấp các tùy chọn cầm tay giúp máy chủ của bạn có nhiều thời gian hơn với các bảng của họ.

5. Hệ thống POS dựa trên đám mây cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu sạch, có thể thực hiện được 

Nền tảng dựa trên đám mây có nghĩa là bạn có thể kiểm tra dữ liệu mọi lúc và mọi nơi. Các nhà hàng ngày càng dựa trên dữ liệu, bởi vì dữ liệu POS của nhà hàng có thể theo dõi mọi thứ từ mối quan hệ khách hàng, báo cáo tài chính và nguồn cung cấp thực phẩm hiện tại của bạn, theo Báo cáo Thành công của Nhà hàng Toast 2019 . Truy cập dữ liệu thời gian thực thông báo cho tất cả các quyết định quan trọng bạn đưa ra tại nhà hàng của mình hàng ngày. 

Ngoài ra, truy cập dữ liệu trong thời gian thực cho phép bạn hợp lý hóa hoạt động tiếp thị và cải thiện trải nghiệm khách của bạn. Các hệ thống dựa trên đám mây tốt nhất xây dựng và lưu trữ dữ liệu CRM, cho phép nhà hàng của bạn nhắm mục tiêu các nhóm và khách cụ thể thông qua các chương trình tiếp thị của bạn.

Michael Verdesa, CIO của Focus Brand, cho biết: Triệu Nó thực sự mang đến cho bạn cái nhìn đầy đủ về khách hàng. 

Focus Brand, một nhà phát triển các thương hiệu dịch vụ thực phẩm, cũng sử dụng dữ liệu về 0 trong các lĩnh vực kinh doanh có thể sử dụng một số sự chú ý hoặc tham gia thêm. Michael giải thích rằng các nhượng quyền thương mại khác nhau trong nhóm Focus Brand đôi khi sẽ tổ chức và cạnh tranh với nhau trong các cuộc thi bán hàng vào những ngày có khối lượng lớn. Các chương trình như thế này giúp tăng doanh thu, tất nhiên, nhưng chúng cũng tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh và xây dựng tình bạn giữa các nhân viên trong thương hiệu vũ trụ của cơ quan. 

Hệ thống POS nhà hàng tốt nhất sẽ:
* Cung cấp cho bạn quyền truy cập dữ liệu theo thời gian thực.
* Giúp bạn đưa ra quyết định và điều chỉnh kế hoạch của bạn một cách nhanh chóng.
* Cung cấp một cái nhìn đầy đủ về khách hàng của bạn.

6. Hệ thống POS dựa trên đám mây cho phép quản lý nhà hàng liền mạch

Một hệ thống dựa trên đám mây giúp chủ nhà hàng, nhà điều hành và người quản lý có nhiều thời gian hơn để tương tác với khách vì họ dành ít thời gian hơn ở văn phòng hỗ trợ. 

Jon Hartis tóm tắt lợi ích này, nói 

Các nhà quản lý của chúng tôi có khả năng cơ bản phục vụ toàn bộ nhà hàng mọi lúc mọi nơi chỉ bằng cách rút thiết bị cầm tay ra. Đó có thể là báo cáo. Đó có thể là bán hàng. Đó có thể là hỗn hợp sản phẩm. Đó có thể là comps hoặc giảm giá. Nó khá là mạnh mẽ. “

Hệ thống POS nhà hàng tốt nhất sẽ:
* Giải phóng bạn khỏi văn phòng hỗ trợ, cho phép bạn có mặt nhiều hơn ở phía trước của ngôi nhà.

7. Hệ thống POS dựa trên đám mây nâng cao trải nghiệm của khách 

Các hệ thống POS dựa trên đám mây cho phép trải nghiệm khách nhanh hơn, dễ dàng hơn, liền mạch hơn. Khách có thể thanh toán séc nhanh hơn và dễ dàng hơn, đảm bảo trải nghiệm tích cực hơn trong suốt. Và tất nhiên, kiểm tra không ma sát nhanh hơn có nghĩa là bạn có thể xoay bàn nhanh hơn.

Massimo Malozzi đã chia sẻ cách Paris Baguette sử dụng POS dựa trên đám mây của họ ngay tại bàn: 

Chúng tôi bắt đầu thực hiện những cú chạm bàn một cách nhanh chóng. Chúng tôi đi bộ xung quanh và nói, ‘Này. Bạn có muốn tôi hâm nóng cà phê đó cho bạn? Nhân tiện, bạn có muốn một cái gì đó ngọt ngào? Bạn có muốn một cái bánh quy hay cái gì đó không? ‘ Nếu họ nói có, chúng tôi gọi họ ngay tại bàn. Một lần nữa, chúng ta sẽ không bao giờ nghĩ về điều gì đó giống như vậy trong khái niệm của chúng ta rằng chúng ta đang thử nghiệm ngay bây giờ, vì vậy nó mang lại cho chúng ta một số đổi mới về cách chúng ta sử dụng công nghệ.

Hơn nữa, bất kỳ sự kìm kẹp nào của những khách hàng không hài lòng có thể được giải quyết ngay lập tức – trước khi một khách hàng rời khỏi nhà hàng. Các hệ thống POS tốt nhất cho phép khách để lại phản hồi đơn giản, ngay lập tức (như đưa ngón tay cái lên hoặc đưa ngón tay cái xuống) khi thanh toán. Jon Hartis lưu ý rằng đối với nhóm của mình, thông tin phản hồi là điều cần thiết:

Mỗi người quản lý và chủ nhà của chúng tôi nhận được một văn bản xác định vị khách này đã để lại một đánh giá tiêu cực. Họ đang ở bàn này. Đây là máy chủ của họ. Đây là số tiền kiểm tra của họ. Có thông tin đó trong tầm tay để có thể phục hồi khách trước khi họ rời khỏi cửa của bạn là khá mạnh đối với chúng tôi.

Hệ thống POS nhà hàng tốt nhất sẽ:
* Cho phép khả năng phục vụ khách trong thời gian thực, mang lại trải nghiệm không ma sát.
* Giải quyết các vấn đề hoặc khách không hài lòng ngay lập tức để có kết quả thành công hơn.

Cho rằng nhà hàng của bạn đang di chuyển một dặm một phút, POS của bạn sẽ có thể theo kịp. Trong bất kỳ hệ thống dựa trên đám mây nào, hãy tìm kiếm khả năng mở rộng và tốc độ, dễ dàng chấp nhận và cập nhật, hiệu quả chi phí, dữ liệu dễ truy cập, quản lý liền mạch và trải nghiệm khách không ma sát. Nếu bạn có một hệ thống POS kết hợp tất cả những điều này, bạn sẽ không phải lo lắng về bất cứ điều gì làm bạn chậm lại.

Nguồn: Dịch từ toasttab