Triển khai hệ thống ERP
Nếu công ty của bạn đang bắt đầu lựa chọn hệ thống ERP, có lẽ bạn đang nghĩ rất nhiều về chi phí. Hệ thống A có giá bao nhiêu so với các hệ thống khác? Điều này có phù hợp với ngân sách của chúng tôi không? Quan trọng như những câu hỏi này, họ bỏ lỡ bức tranh lớn hơn – tổng chi phí sở hữu. Nói cách khác, chi phí thực hiện sẽ là bao nhiêu ngoài chi phí của chính công nghệ?
Những kỳ vọng không thực tế của một công ty về tổng chi phí sở hữu thường là domino đầu tiên rơi vào thất bại hệ thống ERP . Điều này dẫn đến thất bại bởi vì các công ty cuối cùng đã cắt giảm các hoạt động là yếu tố thành công quan trọng.
Hướng dẫn cho người mới bắt đầu chuyển đổi kỹ thuật số
Ước tính không chính xác chi phí cho hệ thống ERP là phổ biến hơn bạn nghĩ. Trên thực tế, các nhà cung cấp hệ thống ERP thường phác thảo một ước tính một chiều về chi phí thực hiện. Các ước tính này thường không bao gồm các chi phí ẩn, như tài nguyên nội bộ, tư vấn bên ngoài và nâng cấp phần cứng.
Hơn nữa, một nhà cung cấp phần mềm thường sẽ ước tính chi phí triển khai là tỷ lệ 1: 1 giữa giấy phép phần mềm và chi phí thực hiện kỹ thuật. Chi phí thực hiện kỹ thuật này là rất thấp đối với hầu hết các công ty.
Vì vậy, tại sao các nhà cung cấp thực hiện ước tính thấp như vậy? Đôi khi, đại diện bán hàng đang cố gắng hạ thấp ước tính của họ để kết thúc hợp đồng. Những lần khác, đại diện bán hàng không thực sự biết chi phí cần thiết để thực hiện thành công.
Nội dung
1. Chi phí dự án ERP phổ biến
2. Làm thế nào để phạm vi dự án ERP của bạn
3. Cách kiểm soát chi phí
Chi phí hệ thống ERP phổ biến
Dưới đây là một số chi phí dự án phổ biến, ngoài chi phí của chính phần mềm. Chúng tôi khuyên bạn nên định lượng cẩn thận các chi phí này trước khi đầu tư vào phần mềm ERP , để bạn có thể cân nhắc chính xác lợi ích kinh doanh của ERP so với chi phí.
Mặc dù đây không phải là tất cả các chi phí liên quan đến một dự án ERP, nhưng chúng là những thứ dễ bị bỏ qua nhất trong quá trình lập kế hoạch và lập ngân sách.
1. Quản lý thay đổi
Nhiều công ty cho rằng nhà cung cấp hệ thống ERP hoặc nhà tích hợp hệ thống sẽ xử lý việc này, nhưng nhiều người thì không. Những người làm, vẫn đòi hỏi sự tham gia từ các nhân viên nội bộ của bạn.
Đào tạo, ví dụ, là một thành phần của quản lý thay đổi tổ chức đòi hỏi các nguồn lực nội bộ. Các nhà tích hợp hệ thống và nhà cung cấp thường sẽ đào tạo đội ngũ nòng cốt bên trong về cách sử dụng phần mềm của Vanilla, nhưng hiếm khi tùy chỉnh việc đào tạo để phản ánh các cấu hình và tùy chỉnh phần mềm độc đáo của công ty.
Do đó, nhóm dự án ERP nội bộ của bạn phải phụ trách các hoạt động đào tạo. Họ không chỉ nên tùy chỉnh tài liệu đào tạo cho cấu hình phần mềm, mà họ cũng nên tùy chỉnh chúng cho các quy trình kinh doanh độc đáo của nhân viên.
Ngoài ra, có một loạt các hoạt động quản lý thay đổi khác mà nhóm dự án ERP nội bộ phải chịu trách nhiệm, bao gồm lập kế hoạch truyền thông, đánh giá sự sẵn sàng kinh doanh và các nhóm tập trung, nêu tên một số.
2. Quản lý quy trình kinh doanh
Phần mềm lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp thể hiện cơ hội để chuẩn hóa các hoạt động của bạn trên nhiều địa điểm, thiết kế lại các quy trình cần cải thiện và cho phép các hoạt động kỹ thuật số . Điều này đòi hỏi thời gian và nguồn lực nội bộ.
Đừng cho rằng phần mềm sẽ cung cấp tất cả các câu trả lời về cách điều hành doanh nghiệp của bạn. Thay vào đó, hãy tuyển dụng một nhóm nội bộ để giúp thiết kế trạng thái tương lai của bạn.
3. Tài nguyên cho san lấp
Điều này có thể bao gồm hợp đồng hoặc các nhân viên khác mà bạn thuê để quản lý các hoạt động hàng ngày của các thành viên trong nhóm dự án, những người không còn có thể cam kết với các công việc thông thường của họ.
4. Nâng cấp phần cứng và cơ sở hạ tầng
Rất hiếm khi một tổ chức có thể triển khai một hệ thống ERP hiện đại mà không có cơ sở hạ tầng CNTT hiện đại để hỗ trợ nó. Máy chủ, cơ sở dữ liệu, băng thông, PC và các thành phần khác của cơ sở hạ tầng CNTT của tổ chức thường cần được nâng cấp để hỗ trợ hệ thống doanh nghiệp mới .
Ngoài ra, nhân viên CNTT thường cần được tăng cường thêm các nguồn lực, đào tạo hoặc tư vấn bên ngoài để hỗ trợ môi trường mới.
Những chi phí này là đáng kể. Nhiều công ty thực hiện các giải pháp dựa trên đám mây để tiết kiệm tiền cho tài nguyên và cơ sở hạ tầng.
5. Thời gian thực hiện kế hoạch dài hơn
Với số lượng tài nguyên, thời gian và tiền dành riêng cho một hệ thống ERP , ngay cả những sự chậm trễ nhỏ nhất cũng sẽ ảnh hưởng đến ngân sách. Để tránh sự chậm trễ, hãy chắc chắn rằng kế hoạch dự án của bạn bao gồm các hoạt động bị bỏ qua, như thu thập yêu cầu, thiết kế hệ thống, thử nghiệm, di chuyển dữ liệu ERP và phát triển giao diện.
Làm thế nào để xác định phạm vi hệ thống ERP của bạn
Phạm vi dự án của bạn ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách dự án của bạn. Mặc dù nhiều tổ chức phạm vi dự án của họ dựa trên số lượng mô-đun hoặc số lượng người dùng, chúng tôi khuyên bạn nên xem xét các yếu tố khác, chẳng hạn như phạm vi thay đổi cần thiết để đạt được mục tiêu kinh doanh và mức độ sẵn sàng thay đổi của nhân viên.
Dưới đây là ba mẹo cần ghi nhớ khi phân tích hệ thống ERP của bạn:
1. Tài khoản cho sự phức tạp của doanh nghiệp của bạn.
Là doanh nghiệp của bạn tương đối đơn giản, hoặc doanh nghiệp của bạn là một bộ quy trình kinh doanh phức tạp hỗ trợ một dòng sản phẩm đa dạng? Hãy chắc chắn để có được cái nhìn độc lập về sự phức tạp của tổ chức của bạn khi lập kế hoạch triển khai hệ thống ERP . Nói cách khác, tìm kiếm đầu vào từ ai đó ngoài người bán phần mềm cho bạn.
Nhiều doanh nghiệp phức tạp cần một giải pháp hệ thống ERP đầy đủ giải quyết tất cả các lĩnh vực chức năng của họ (nguồn nhân lực, quản lý chuỗi cung ứng, v.v.). Các công ty ít phức tạp hơn có thể đang tìm kiếm một giải pháp điểm để giải quyết một lĩnh vực cụ thể, như quản lý quan hệ khách hàng. Phần mềm CRM độc lập hoặc phần mềm quản lý vốn con người có thể được tích hợp với hệ thống ERP chính của công ty để mở rộng chức năng.
2. Tập trung vào con người và quy trình.
Các hoạt động kỹ thuật hiếm khi là nguyên nhân của các vấn đề phạm vi dự án. Thay vào đó, các nguyên nhân chính liên quan đến quá trình tái cấu trúc quy trình kinh doanh và thay đổi hoạt động quản lý. Ví dụ, việc không cải thiện quy trình kinh doanh của bạn trước khi lựa chọn có thể dẫn đến chi phí không mong muốn trong quá trình thực hiện.
3. Điểm chuẩn so với các tổ chức khác.
Chúng ta đều đã nghe những câu chuyện giai thoại về những gì mong đợi từ các hệ thống ERP. Tuy nhiên, những ví dụ riêng biệt này hiếm khi chỉ ra dự án trung bình trông như thế nào. Chúng tôi khuyên bạn nên xem xét việc lấy mẫu rộng rãi các tổ chức tương tự như tổ chức của bạn để hiểu rõ về chi phí dự án của bạn.
Ví dụ, Báo cáo ERP 2019 của chúng tôi cho thấy SMB sử dụng trung bình bảy tài nguyên nội bộ toàn thời gian và các doanh nghiệp lớn sử dụng trung bình 24 tài nguyên nội bộ toàn thời gian. Điều này không nhất thiết có nghĩa là những người này đã cam kết 100% cho dự án. Trong khi một số tổ chức có thể có bảy người dành một nửa thời gian cho dự án, các tổ chức khác có thể đã có 14 người dành một phần tư thời gian của họ cho dự án.
Cách kiểm soát chi phí
Có một ranh giới tốt giữa việc cắt giảm chi phí để tiết kiệm tiền và làm suy yếu sự thành công của một hệ thống EPR. Việc cắt giảm ngân sách hệ thống ERP có vẻ tốt trên giấy có thể gây ra hậu quả tai hại trong dài hạn.
Dưới đây là một số mẹo giúp bạn kiểm soát chi phí dự án mà không cắt giảm các hoạt động thiết yếu:
1. Đặt kỳ vọng thực tế.
Thường xuyên hơn không, các nhà cung cấp hệ thống ERP và các nhà tích hợp hệ thống của họ đánh giá thấp những kỳ vọng về tổng chi phí sẽ như thế nào. Điều này gây khó khăn cho công ty của bạn để đặt kỳ vọng thực tế. Do đó, cuối cùng bạn có thể trình bày một trường hợp kinh doanh không chính xác cho các giám đốc điều hành.
Khi bạn nhận ra sai lầm của mình, bạn có thể thấy rằng các giám đốc điều hành không sẵn sàng tăng ngân sách. Mặc dù bạn vẫn có thể gặp phải sự kháng cự của giám đốc điều hành nếu bạn có những kỳ vọng thực tế trước mắt, nhưng điều này ít đau đớn hơn nhiều so với mất việc vì bạn đặt ra những kỳ vọng không thực tế dẫn đến việc thực hiện bị phá hỏng.
Phương pháp lựa chọn hệ thống ERP của chúng tôi giúp khách hàng phát triển một trường hợp kinh doanh thực tế. Một trường hợp kinh doanh nên được sử dụng cho nhiều hơn là chỉ thuyết phục các nhà điều hành để phê duyệt dự án. Nó cũng nên được sử dụng để ngăn chặn bội chi ngân sách.
2. Chi tiết từng thành phần chi phí.
Đặt kỳ vọng thực tế đòi hỏi sự hiểu biết về tất cả các chi phí dự án thiết yếu. Điều này bao gồm các chi phí rõ ràng cũng như các chi phí ẩn: nâng cấp phần cứng, bảo trì, tài nguyên nội bộ, hỗ trợ tư vấn bên ngoài, tùy chỉnh và một loạt các mục ngân sách khác mà các công ty thường bỏ qua hoặc đánh giá thấp.
Nếu bạn không chắc chắn bao gồm những chi phí nào, chúng tôi khuyên bạn nên phát triển một kế hoạch dự án. Khi chúng tôi giúp khách hàng phát triển các kế hoạch dự án, họ thường tránh phát sinh chi phí bất ngờ.
Khi bạn đã xác định tất cả các thành phần chi phí chính, sau đó bạn có thể điểm chuẩn các chi tiết đơn hàng này thành chi phí thực tế cho các công ty tương tự như của bạn. Báo cáo ERP 2019 của chúng tôi có thể là điểm khởi đầu tốt để thiết lập các điểm chuẩn thực tế.
3. Tôn trọng các dịch vụ không thể chỉnh sửa được.
Có một số yếu tố quan trọng nhất định của một hệ thống ERP không bao giờ được xem xét cho khối băm. Một ví dụ là quản lý thay đổi tổ chức. Trên giấy tờ, có vẻ như bạn có thể tiết kiệm hàng triệu đô la bằng cách xóa tất cả các hoạt động quản lý thay đổi khỏi kế hoạch dự án của bạn. Tuy nhiên, điều này không phản ánh tác động tài chính của sự phản kháng của nhân viên, sự chậm trễ của dự án và các rủi ro phổ biến khác của việc bỏ bê quản lý thay đổi .
Mặt khác, bạn sẽ muốn xác định các khu vực mà bạn có thể xóa khỏi ngân sách của mình nếu cần thiết. Ví dụ, tùy chỉnh là một lĩnh vực mà nhiều công ty quyết định không chi quá nhiều tiền cho việc này và điều này thường có rất ít hậu quả, nếu có ,.
Theo nguyên tắc chung, nếu bạn muốn dự án của mình thành công, thì ngân sách của bạn sẽ phản ánh sự tập trung nặng nề hơn vào các khía cạnh kinh doanh của dự án hơn là các khía cạnh kỹ thuật.
4. Dành thời gian của bạn trong quá trình lựa chọn hệ thống ERP.
Quá nhiều công ty đổ xô vào hệ thống ERP như thể thế giới sẽ kết thúc mà không có nó, và họ không dành thời gian để đưa ra các yêu cầu kinh doanh rõ ràng. Chúng tôi khuyên bạn nên tham gia vào các phiên thu thập yêu cầu hệ thống ERP để đảm bảo giải pháp ERP tiềm năng của bạn có thể hỗ trợ các quy trình quan trọng nhất từ mỗi khu vực chức năng.
Một trong những khách hàng gần đây của chúng tôi đã thấy tiết kiệm đáng kể chi phí trong quá trình thực hiện bằng cách đầu tư vào một quy trình lựa chọn kỹ lưỡng. CFO của tổ chức nhận xét rằng khoản đầu tư vào lựa chọn không làm tăng tổng ngân sách dự án bởi vì tiền sẽ được sử dụng sau này trong dự án chỉ đơn giản là được sử dụng trước đó.
5. Đàm phán với các nhà cung cấp hệ thống ERP.
Bạn có biết các nhà cung cấp có thể giảm giá cho bạn nếu bạn đàm phán với họ không? Đúng rồi!
Tuy nhiên, điều này nói dễ hơn làm, vì vậy hầu hết các công ty muốn đàm phán hợp đồng phần mềm hệ thống ERP của họ, hãy thuê một chuyên gia. Khi chúng tôi giúp khách hàng đàm phán với các nhà cung cấp, chúng tôi cung cấp tổng chi phí phân tích quyền sở hữu giúp khách hàng so sánh các hợp đồng phần mềm. Ngoài ra, chúng tôi thường tiến hành ba đến bốn vòng đàm phán để giảm phí cấp phép và chi phí thực hiện.
Chi phí triển khai hệ thống ERP là bao nhiêu?
Nếu bạn muốn ước tính chính xác cho dự án của mình, hãy chắc chắn phạm vi chính xác dự án và tài khoản của bạn cho một số chi phí bị bỏ qua nhất. Các chuyên gia tư vấn hệ thống ERP của Panorama có thể giúp bạn đặt ra những kỳ vọng thực tế sẽ không khiến các giám đốc điều hành sợ hãi cũng như khiến bạn bị sa thải vì gây ra tình trạng vượt ngân sách.
