CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ CHUYỂN ĐỔI SỐ VÀ ERP

Phần mềm ERP là gì?

ERP (Enterprise Resources Planning) là phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp bao gồm rất nhiều phần mềm nghiệp vụ khác nhau hoạt động liền mạch và thông suốt với nhau trên 1 hoặc nhiều nền tảng khác nhau. Các phần mềm nghiệp vụ thường được chia ra theo các phân hệ như:

• Phân hệ bán hàng và marketing
• Phân hệ sản xuất
• Phân hệ tài chính và kế toán
• Phân hệ nhân sự
• Phân hệ kho và phân phối
• Phân hệ thương mại điện tử

Những nhà cung cấp ERP phổ biến nhất là ai?

Top nhà cung cấp ERP trên thế giới hiện nay là SAP, Oracle, Microsoft Dynamic, Infor và Odoo. Tại Việt Nam, SAP và Odoo là hai nhà cung cấp ERP phổ biến nhất hiện nay.  

Mặc dù bạn có thể muốn chọn một hệ thống lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp nổi tiếng, lựa chọn tốt nhất tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của riêng bạn. Vậy nhà cung cấp ERP nào tốt nhất cho các quy trình và mục tiêu kinh doanh trong tương lai của bạn?

ERP có cần thiết hay không?

Hệ thống doanh nghiệp có lợi cho các công ty bất kể quy mô hoặc ngành công nghiệp. Trong những năm gần đây, các công ty vừa và nhỏ đã thúc đẩy hầu hết sự tăng trưởng trong ngành công nghiệp ERP. Trong khi các doanh nghiệp lớn thống trị sử dụng ERP trong quá khứ, các giải pháp thích hợp đã giúp các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể triển khai hệ thống ERP. Các công ty theo đuổi chuyển đổi kỹ thuật số thường thực hiện phần mềm để cho phép các chiến lược kỹ thuật số của họ. Các công ty này sử dụng công nghệ để tạo ra các mô hình kinh doanh và hoạt động mới. Mục tiêu của họ trong việc thực hiện công nghệ mới là cải thiện hiểu biết dữ liệu và trải nghiệm của khách hàng.

Phần mềm ERP so với CRM: Sự khác biệt là gì?

Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là một loại phần mềm doanh nghiệp tự động hóa các chức năng bán hàng và tiếp thị của một công ty. Nhiều nhà cung cấp bao gồm phần mềm CRM trong bộ giải pháp đầy đủ của họ, nhưng một số công ty có cách tiếp cận tốt nhất. Họ sẽ triển khai hệ thống CRM từ nhà cung cấp khác và tích hợp nó với hệ thống chính của họ. Phần mềm CRM cung cấp dữ liệu thời gian thực về hành vi và nhân khẩu học cho phép các công ty cá nhân hóa giao tiếp với khách hàng tiềm năng và khách hàng. Chức năng CRM cho phép doanh nghiệp tối đa hóa lợi ích của các dự án của họ. Cải thiện trải nghiệm của khách hàng là lý do phổ biến khiến các tổ chức thực hiện các giải pháp phần mềm.

Phần mềm ERP có giá bao nhiêu?

Hệ thống ERP doanh nghiệp cho các công ty lớn hơn có xu hướng chi phí cao hơn phần mềm thích hợp. Tuy nhiên, ngay cả các nhà cung cấp lớn hơn cung cấp các giải pháp điểm có thể được thực hiện riêng lẻ. Các công ty có thể tiết kiệm tiền bằng cách chỉ thực hiện các chức năng họ cần thay vì thực hiện một bộ giải pháp đầy đủ.

Chi phí cấp phép cũng phụ thuộc vào mô hình triển khai. Mặc dù ERP dựa trên đám mây có thể rẻ hơn trong ngắn hạn, nhưng nó đắt hơn phần mềm tại chỗ trong dài hạn. Cloud ERP và SaaS ERP dựa trên đăng ký để bạn trả tiền cho mỗi người dùng hoặc mỗi mô-đun. Nếu bạn có kế hoạch triển khai phần mềm theo từng giai đoạn, hãy chắc chắn rằng bạn không trả tiền cho tất cả các giấy phép trả trước.

Bảo trì, tùy chỉnh và tài nguyên là các chi phí khác để xem xét. Bạn sẽ cần tài nguyên cho cấu hình, di chuyển dữ liệu và thực hiện. Ngoài các thành phần kỹ thuật này, bạn sẽ cần lập ngân sách cho việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh và quản lý thay đổi. 

Nếu đề xuất của nhà cung cấp có vẻ không hợp lý, bạn có thể thương lượng mức giá tốt hơn bằng cách thuê một nhà tư vấn phần mềm doanh nghiệp độc lập. Một nhà tư vấn lựa chọn ERP có thể tạo điều kiện cho các so sánh táo với các tuyên bố về công việc của nhà cung cấp, để bạn biết các điểm đòn bẩy của mình. Các chuyên gia tư vấn ERP tại Entrust có thể giúp bạn tiết kiệm từ 30-60% chi phí ERP.

Mặc dù các giải pháp ERP rất tốn kém, chi phí không phải là mối quan tâm chính của bạn khi quyết định có nên bắt đầu triển khai ERP hay không . Bạn có thể sẽ thu lại chi phí của mình trong vòng ba năm do lợi ích kinh doanh ERP mà bạn đạt được.

Các rủi ro lớn liên quan đến hệ thống ERP?

Mặc dù ERP có tiềm năng mang lại nhiều lợi ích kinh doanh, nhưng nó cũng có thể là một đề xuất rủi ro. Nếu không được quản lý đúng cách, các dự án ERP có thể tốn nhiều chi phí hơn và mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Họ cũng có thể gây ra sự gián đoạn hoạt động và sức đề kháng của nhân viên.

Các doanh nghiệp chịu rủi ro cao nhất khi họ tiếp cận dự án ERP của họ từ góc độ kỹ thuật thay vì quan điểm kinh doanh. Nếu bạn không liên kết công nghệ mới với con người và quy trình của mình, bạn có thể không nhận ra lợi ích kinh doanh dự kiến. Bạn không thể cải thiện khả năng hiển thị dữ liệu nếu hệ thống của bạn không thể hỗ trợ các quy trình được tối ưu hóa. Bạn cũng không thể cải thiện trải nghiệm của khách hàng nếu nhân viên của bạn không biết cách thực hiện các quy trình tối ưu hóa. Khác với thất bại của ERP , rủi ro lớn nhất của các dự án ERP là ROI thấp.

Xây dựng đề bài ERP

Việc lựa chọn, mua sắm và triển khai ERP đa phần xuất phát từ mong muốn giải quyết tất cả các vấn đề kinh doanh từ cấp lãnh đạo doanh nghiệp (từ trên xuống) và bỏ qua việc đánh giá nhu cầu ERP từ các nhân viên cấp dưới thực thi công việc (từ dưới lên). Chính vì vậy các yêu cầu lựa chọn, mua sắm và triển khai ERP lúc đầu thường rất chung chung và khi triển khai tới các nhân viên cấp dưới đều gặp vấn đề về mức độ phù hợp của hệ thống ERP với thực tế.

Xây dựng đề bài ERP không chỉ là một bước quan trọng giúp xác định mục tiêu, phạm vi, kế hoạch triển khai ERP mà còn là cơ sở để lựa chọn, đàm phán hợp đồng, thực hiện và giám sát một dự án ERP. Quá trình xây dựng đề bài ERP thường sẽ mất từ ba đến bốn tháng để hoàn thành và đòi hỏi sự tham gia của tất cả các bộ phận của tổ chức.