Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, việc chọn hệ thống POS tốt nhất là một thành phần cần thiết trong công thức để thành công.
Cho dù bạn điều hành một cửa hàng bán lẻ, tiệm bánh, quán cà phê, nhà hàng hoặc quán bar, thành công là khó có thể đạt được. Với các thương hiệu nổi bật hơn và các đối thủ cạnh tranh được thiết lập xung quanh mỗi góc, bạn cần mọi lợi thế có sẵn để đi trước. Nếu bạn không sử dụng hệ thống điểm bán hàng (POS), thì bạn đang bỏ qua một công cụ quan trọng có thể mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh.
Điều đó nói rằng, chúng tôi hiểu rằng các hệ thống điểm bán hàng có thể gây nhầm lẫn, đặc biệt nếu bạn đã quen với các công cụ truyền thống như máy tính tiền điện tử đáng tin cậy. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu cách hệ thống POS hoạt động, để bạn có thể trả lời câu hỏi, hệ thống POS nào tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ?
Hệ thống POS là gì?
Trước khi chúng tôi đi sâu vào các tính năng cụ thể làm cho một hệ thống POS cụ thể trở thành lựa chọn tốt nhất cho một doanh nghiệp nhỏ, điều quan trọng là tất cả chúng ta đều có trên cùng một trang. Một hệ thống POS là sự kết hợp giữa phần mềm và phần cứng. Chức năng chính của nó là cho phép các thương nhân chấp nhận thanh toán từ khách hàng.
Điều tách biệt POS với máy tính tiền đơn giản là rất nhiều khả năng bổ sung mà POS cung cấp. Chúng tôi sẽ đi sâu vào chi tiết hơn trong thời gian ngắn, nhưng bây giờ, điều cần thiết là phải biết rằng hệ thống điểm bán sẽ giúp bạn báo cáo, quản lý hàng tồn kho, quản lý nhân viên và tiếp thị, v.v.
Sau đó, chìa khóa để chọn hệ thống POS phù hợp là hiểu cách thức từng tính năng này hoạt động để bạn có thể cân nhắc một cách thích hợp sự đánh đổi giữa các hệ thống. Không có giải pháp nào là hoàn hảo hoặc cung cấp mọi thứ bạn cần. Nhưng bạn có thể nhận được khá gần.
Đám mây so với tại chỗ
Chúng tôi đã viết về điều này trong quá khứ, vì vậy chúng tôi sẽ không đi vào so sánh rất chi tiết về các hệ thống POS tại chỗ so với hệ thống POS trên đám mây . Đủ để nói, không có lý do gì để một doanh nghiệp nhỏ đi với giải pháp tại chỗ. Chi phí và sự thiếu linh hoạt chỉ không giữ được khi bạn so sánh chúng với lợi ích của đám mây:
Khả năng
chi trả Bạn hầu như luôn trả tiền cho một phần mềm POS trên đám mây với phí đăng ký hàng tháng, tương tự như Netflix hoặc phần mềm kinh doanh khác mà bạn có thể đã sử dụng như Quickbooks hoặc MailChimp. Một số nhà cung cấp có thể giảm giá nếu bạn đồng ý với các hợp đồng hàng năm và những nhà cung cấp khác có thể cắt giảm quá trình xử lý thanh toán của bạn để thanh toán cho phần mềm. Dù là chi tiết cụ thể, hầu như bạn sẽ luôn trả ít hơn bằng cách sử dụng hệ thống POS trên nền tảng đám mây .
Nâng cấp miễn phí
Giống như với điện thoại và máy tính của bạn, nâng cấp hoặc cập nhật phần mềm POS của bạn với các phiên bản mới là một phần thiết yếu trong thành công lâu dài của bạn. Các phiên bản phần mềm mới thường không bao gồm các tính năng mới và sửa lỗi, có thể giúp bạn tăng doanh số và hiệu quả, mà chúng thường bao gồm các bản vá bảo mật.
Sử dụng hệ thống POS có nghĩa là xử lý dữ liệu khách hàng nhạy cảm, do đó, cập nhật từ góc độ bảo mật là điều cần thiết, đặc biệt là khi việc cập nhật phần mềm POS của bạn dễ dàng như vậy. Chúng tôi đã đề cập rằng không giống như phần mềm tại chỗ, cập nhật phần mềm POS trên đám mây đơn giản như cập nhật một ứng dụng trên điện thoại của bạn?
Dễ sử dụng
Phần mềm dựa trên đám mây là phần mềm mới và điều đó có nghĩa là nó dễ sử dụng, đặc biệt là khi bạn so sánh nó với phần mềm tại cơ sở có thể được xây dựng lần đầu tiên vào cuối những năm 1990. Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, thời gian của bạn đang thiếu. Bạn không có quá nhiều thời gian có sẵn trong lịch trình của mình để tìm ra phần mềm phức tạp. Bạn cần một cái gì đó hoạt động ra khỏi hộp. Sử dụng một cái gì đó dựa trên đám mây thường là cách tốt nhất để đảm bảo trường hợp đó.
Phần cứng đáng tin cậy Phần
mềm POS POS thường chạy trên phần cứng phổ biến như máy tính bảng Android hoặc iPad . Một số biến thể cũng có thể chạy trên máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn. Điều quan trọng là phần cứng này thường là thứ bạn có thể đến cửa hàng và tự mua hoặc đặt hàng từ Amazon.
Điều này không chỉ giúp việc thay thế dễ dàng hơn nếu có sự cố hoặc nếu bạn chỉ muốn nâng cấp mà phần cứng cũng thường rẻ hơn so với phần cứng độc quyền được sử dụng bởi các hệ thống tại cơ sở.
LÀM THẾ NÀO ĐỂ HƯỚNG DẪN
Hướng dẫn từng bước để nâng cấp hệ thống POS của bạn
Tìm hiểu cách nâng cấp hệ thống POS của bạn và cung cấp cho doanh nghiệp của bạn các công cụ cần thiết để phát triển mạnh.NHẬN HƯỚNG DẪN
Các tính năng cần thiết của phần mềm POS dành cho doanh nghiệp nhỏ
Tại thời điểm này, cần phải rõ ràng rằng những lợi ích của hệ thống POS trên đám mây khiến chúng gần hoàn hảo cho các chủ doanh nghiệp nhỏ. Ngoài ra, đã đến lúc xem xét các tính năng chính của hệ thống POS trên nền tảng đám mây, đồng thời nêu bật các tiêu chí cụ thể mà các chủ doanh nghiệp nhỏ nên tìm hiểu. Mặc dù có sự khác biệt về nhu cầu cụ thể của chủ sở hữu POS bán lẻ và nhà hàng, nhưng tổng quan này sẽ hoạt động để đạt được sự cân bằng giữa mỗi chủ sở hữu.
Báo cáo và phân tích
Một trong những tính năng chính và lý do chính để sử dụng hệ thống POS là khả năng báo cáo và phân tích. Những công cụ này giúp bạn hiểu những gì đang xảy ra với doanh nghiệp của bạn để bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt giúp bạn phát triển và hoạt động hiệu quả hơn. Thật không may, so sánh các công cụ báo cáo và phân tích của các hệ thống POS với nhau có thể quá thường xuyên được đưa vào một cuộc thảo luận kỹ thuật cao. Để giúp hạn chế điều đó, chúng tôi sẽ tập trung ít hơn vào các tính năng cụ thể và nhiều hơn về các phẩm chất mà bạn muốn các công cụ báo cáo của mình có.
Toàn diện
Chuyển từ hệ thống POS này sang hệ thống POS khác là một quá trình phức tạp và kéo dài. Bạn muốn đảm bảo bạn có được nó ngay lần đầu tiên. Là một phần trong đó, hãy đảm bảo rằng các công cụ báo cáo của bạn cung cấp tất cả các báo cáo mà bạn nghĩ bạn sẽ cần. Xem xét tương lai trong đánh giá này. Bạn có thể không có nhân viên ngay bây giờ, nhưng bạn có thể trong tương lai, vì vậy những báo cáo hiệu suất của nhân viên thu thập bụi ngày hôm nay, có thể biến thành một trong những tài sản có giá trị nhất của bạn.
Dễ sử dụng
Các công cụ báo cáo và phân tích có thể gây nhầm lẫn nhanh chóng . Đây là một chủ đề phức tạp để bắt đầu, và không phải nhà cung cấp nào cũng thực hiện chúng với những người mới bắt đầu. Ngay cả khi bạn là một chuyên gia phân tích, có khả năng đối tác kinh doanh của bạn hoặc một trong các nhân viên của bạn không. Bạn muốn các công cụ sẽ dễ dàng được áp dụng bởi hầu hết các nhân viên của bạn, nếu không, chúng là loại vô dụng. Vì vậy, hãy chắc chắn để xem bản demo hoặc đăng ký dùng thử miễn phí để tự lái thử các công cụ phân tích. Nếu có thể, hãy để nhân viên sử dụng chúng để họ có thể cân nhắc.
Linh hoạt
Trong phân tích và báo cáo, có khái niệm về khám phá dữ liệu. Điều này có nghĩa là vượt ra ngoài những gì một báo cáo hiển thị cho bạn theo mặc định để đào sâu một lớp khác. Để đảm bảo các công cụ của bạn có nhiều tiện ích nhất, bạn sẽ muốn chúng hiển thị loại linh hoạt này. Điều này có nghĩa là bạn sẽ có thể dễ dàng so sánh các số liệu khác nhau với nhau, xem hiệu suất giữa các phạm vi ngày khác nhau hoặc xuất dữ liệu của bạn vào bảng tính nơi bạn có thể thực hiện các phân tích tinh vi hơn.
Báo cáo theo thời gian thực
Cuối cùng, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng các công cụ báo cáo của bạn cung cấp cho bạn quyền truy cập vào dữ liệu thời gian thực. Ví dụ: dữ liệu kiểm kê thời gian thực sẽ hiển thị cho bạn mức chứng khoán trong nháy mắt. Nếu dữ liệu này bị trì hoãn, bạn có nguy cơ bán một mặt hàng mà bạn không có trong kho hoặc chuẩn bị một món ăn thiếu một thành phần. Không phải tình huống nào cũng là một công thức cho dịch vụ khách hàng tuyệt vời.
Quản lý hàng tồn kho
Một tính năng quan trọng khác của cả hệ thống POS bán lẻ và nhà hàng là quản lý hàng tồn kho. Tương tự như báo cáo và phân tích, việc quản lý hàng tồn kho dễ dàng trở nên phức tạp một cách nhanh chóng. Đó là một lĩnh vực kinh doanh của bạn, nơi một lỗi nhỏ có thể nhanh chóng kết hợp, tạo ra những cơn đau đầu đáng kể. Đó là lý do tại sao rất cần thiết để chọn một giải pháp POS với các công cụ phù hợp với cả nhu cầu và mức độ kinh nghiệm của bạn .
Dễ sử dụng
Các công cụ đơn giản ngăn ngừa lỗi và giúp bạn tăng tốc trong ngày làm việc. Nhận hàng tồn kho, thiết lập các trình kích hoạt sắp xếp lại và thực hiện kiểm tra tại chỗ có nguy cơ trở nên tẻ nhạt, nhanh chóng. Các công cụ dễ sử dụng giúp bạn tập trung và hoàn thành các nhiệm vụ này một cách nhanh chóng để bạn có thể quay lại những điều bạn thích khi điều hành một cửa hàng bán lẻ hoặc kinh doanh khách sạn.
Công cụ tổ chức và tiết kiệm thời gian
Đặc biệt trong kinh doanh nhà hàng, nơi đồng hồ luôn tích tắc, bạn cần các công cụ quản lý hàng tồn kho giúp bạn luôn ngăn nắp và tiết kiệm thời gian. Cụ thể, bạn sẽ muốn tìm hiểu các tính năng như:
- Sắp xếp lại kích hoạt – Đây là những thông báo cổ phiếu thấp cho bạn biết khi nào cần đặt hàng thêm một sản phẩm hoặc thành phần cụ thể.
- Quản lý hàng loạt – Thay vì cập nhật số lượng riêng cho từng mặt hàng khi bạn nhận được đơn đặt hàng, tính năng này cho phép bạn thực hiện cập nhật cho toàn bộ đơn hàng bằng bảng tính. Đây cũng là một tính năng tuyệt vời cho các tình huống khi bạn thêm nhiều mặt hàng mới, món ăn, đồ uống, v.v. vào kho của bạn và muốn chăm sóc nó ngay lập tức.
Theo dõi giá trị của bạn
Một số cạm bẫy lớn nhất mà các chủ doanh nghiệp nhỏ gặp phải là không hiểu đúng về giá trị hàng tồn kho của họ hoặc buộc quá nhiều tiền mặt vào hàng tồn kho. Cả hai vấn đề này đều dẫn đến các vấn đề về dòng tiền có thể gây rắc rối nghiêm trọng nếu không được khắc phục nhanh chóng. Cách tốt nhất để ngăn chặn điều này xảy ra là với các công cụ quản lý hàng tồn kho theo dõi chính xác chi phí và giá trị của hàng tồn kho của bạn.
Điều này giúp bạn hiểu bạn đã đầu tư bao nhiêu vào hàng tồn kho, đồng thời theo dõi tỷ suất lợi nhuận. Lợi nhuận đặc biệt quan trọng để hiểu và theo dõi bởi vì chúng phản ánh lợi nhuận tổng thể của bạn, đây là một đại diện tuyệt vời cho sức khỏe tài chính của doanh nghiệp của bạn.
Tiếp thị
Khách sạn thông minh và các doanh nghiệp bán lẻ biết tầm quan trọng của tiếp thị và họ nướng nó vào mọi thứ họ làm. May mắn thay, hệ thống POS có thể tạo điều kiện tiếp thị thông qua một số khả năng chính.
Các công cụ tạo ra doanh nghiệp lặp lại
Đó là một sự thật cũ rằng việc giữ chân khách hàng luôn rẻ hơn so với việc có được một khách hàng mới. Đối với các doanh nghiệp nhỏ thiếu tiền mặt , đây thường là con đường dẫn đến sự bền vững. Đảm bảo rằng các hệ thống POS mà bạn đang đánh giá bao gồm các công cụ như chương trình khách hàng thân thiết và tích hợp tiếp thị qua email để giúp bạn biến người mua hàng lần đầu thành khách hàng trung thành.
Các công cụ để tiếp cận khách hàng mới
Mặc dù không phổ biến, nhưng nó có thể mang lại cho bạn một lợi thế nghiêm trọng nếu hệ thống POS của bạn bao gồm các công cụ có thể giúp bạn tiếp cận khách hàng mới. Ví dụ: POS nhà hàng và POS bán lẻ của ShopKeep đều có một công cụ có tên là ShopKeep Spotlight. Không đi sâu vào quá nhiều chi tiết, ShopKeep Spotlight giúp bạn quản lý các đánh giá của khách hàng, cũng như tối ưu hóa công cụ tìm kiếm địa phương (SEO) .
Giám sát và quản lý chặt chẽ các lĩnh vực kinh doanh của bạn là một trong những cách tốt nhất để các doanh nghiệp nhỏ tiếp cận khách hàng mới. Ý tưởng là xuất hiện ở đầu Google để tìm kiếm về loại hình doanh nghiệp của bạn, để có danh sách hấp dẫn trên các công cụ như Facebook hoặc Foursquare và có đánh giá tích cực trên các nền tảng chính như Yelp. Khi làm như vậy, bạn làm cho doanh nghiệp của bạn trông giống như sự lựa chọn đúng đắn khi khách hàng tiềm năng đang tìm kiếm các sản phẩm và dịch vụ bạn cung cấp.
Tích hợp
Không chắc là hệ thống POS của bạn là phần mềm duy nhất bạn đang sử dụng để điều hành doanh nghiệp của mình. Điểm bán hàng của bạn sẽ cung cấp cho bạn nhiều tiện ích hơn nữa nếu nó tích hợp với phần mềm của bên thứ ba mà bạn sử dụng ngày hôm nay, cũng như các công cụ bạn dự định sử dụng trong tương lai.
Ví dụ: tích hợp với một công cụ kế toán như Quickbooks có thể tự động nhập dữ liệu bán hàng trong ngày từ POS của bạn sang Quickbooks để báo cáo chính xác hơn. Tương tự, tích hợp với một nền tảng thương mại điện tử như BigC Commerce có thể giữ hàng tồn kho của bạn đồng bộ giữa bán hàng trực tuyến và tại cửa hàng. Nếu bạn điều hành một nhà hàng, thì một dịch vụ đặt hàng trực tuyến là một sự tích hợp để xem xét.
Phần cứng xử lý thanh toán
Khi tìm kiếm hệ thống POS tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ của bạn, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn tìm thấy một hệ thống có thể đáp ứng nhu cầu xử lý thanh toán của bạn. Bây giờ chúng tôi sẽ không đi sâu vào chi tiết cụ thể về công việc với nhà cung cấp dịch vụ thương mại, nhưng chúng tôi sẽ nói về phần cứng POS . Chìa khóa ở đây là tìm một hệ thống hỗ trợ các loại thanh toán bạn muốn chấp nhận.
Vì mục đích của bài viết này, chúng tôi sẽ cho rằng bạn muốn chấp nhận tất cả các phương thức thanh toán đã thử và đúng, cũng như phương thức mới nhất và lớn nhất. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ muốn hỗ trợ cho:
- Đầu đọc thẻ tín dụng – Đầu đọc của bạn sẽ có thể thực hiện thanh toán bằng thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, thẻ chip EMV và thanh toán không tiếp xúc như Apple Pay.
- Máy in hóa đơn – Trong khi nhiều thương nhân đang chuyển sang nhận hóa đơn chỉ có email, vẫn có nhiều người mua hàng thích nhận hóa đơn giấy. Trong các nhà hàng, hầu hết người mua hàng mong đợi tiền boa và ký biên nhận giấy, vì vậy bạn sẽ muốn tính đến trải nghiệm đó nếu nó có ý nghĩa đối với doanh nghiệp của bạn.
- Máy quét mã vạch – Cụ thể cho các doanh nghiệp bán lẻ, thương nhân sử dụng máy quét mã vạch để quét các mặt hàng để thêm chúng vào đơn hàng khi gọi điện cho khách hàng. Thường thì việc này nhanh hơn nhiều so với việc tự thêm các mục vào đơn hàng, cải thiện trải nghiệm của khách hàng .
- Nguồn : dịch từ blog của Shopkeep
