Bạn đang lên kế hoạch để triển khai hệ thống ERP mới hoặc thay thế phần mềm ERP cũ? Hay bạn đang ở giữa quá trình triển khai ERP và muốn chắc chắn rằng bạn đang đi đúng hướng. Bất kể lý do gì: triển khai một hệ thống ERP là một nhiệm vụ khó khăn.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi cố gắng cung cấp đầy đủ thông tin nhất có thể và trả lời càng nhiều câu hỏi càng tốt về quy trình triển khai ERP để hỗ trợ tổ chức của bạn phát triển và duy trì tính cạnh tranh trong ít nhất mười năm tới.
Hãy nhớ rằng một quy trình triển khai cho bất kỳ phần mềm toàn doanh nghiệp nào cũng cần có sự nghiên cứu và thử nghiệm hợp lý. 8 bước sau đây có thể mất từ 12 đến 24 tuần hoặc từ 1 năm đến 2 năm để hoàn thành, tùy thuộc vào số lượng mô-đun phần mềm và quy mô tổ chức của bạn. Mặc dù điều này có vẻ như là tốn khá nhiều thời gian, hãy xem xét điều này: hệ thống ERP mà bạn triển khai sẽ hỗ trợ tổ chức của bạn trong ít nhất mười năm. Bằng cách làm theo hướng dẫn của chúng tôi, bạn sẽ thấy rằng việc triển khai ERP sẽ suôn sẻ hơn nhiều so với việc bạn đi một mình.
Tiến độ và chi phí triển khai ERP là quan trọng nhưng có thể khiến tổ chức của bạn phải trả giá đắt trong dài hạn. Với kinh nghiệm đã triển khai nhiều dự án ERP, chúng tôi đã xây dựng nên quy trình triển khai dưới đây. Hướng dẫn này có lợi ích tốt nhất được xem xét dựa trên các mục tiêu dài hạn của tổ chức của bạn. Chúng tôi mong muốn doanh nghiệp của bạn thành công.
// Đọc thêm: Odoo ERP – Quá khứ, hiện tại và tương lai
// Đọc thêm: ERP là gì?
8 bước triển khai ERP
- Hiểu lý do tại sao bạn cần một hệ thống ERP
- Xác định chiến lược Công nghệ thông tin (CNTT)
- Xây dựng nhóm triển khai ERP
- Làm rõ đề bài ERP
- Lựa chọn công nghệ ERP
- Đàm phán hợp đồng ERP
- Phát triển hệ thống ERP
- Đưa ERP vào vận hành
1. Hiểu lý do tại sao bạn cần một hệ thống ERP
Để hiểu lý do tại sao bạn cần triển khai ERP, bạn sẽ phải tự trả lời một số câu hỏi:
– Doanh nghiệp của bạn có đang quản lý dữ liệu một cách thủ công bằng sổ sách, hoặc bằng excel, hoặc trên nhiều phần mềm khác nhau và không có cơ sở dữ liệu đồng bộ tập trung?
– Bạn đang quản lý doanh nghiệp và đưa ra các quyết định kinh doanh theo cảm tính cá nhân và không dựa trên dữ liệu thực?
– Bạn đang gặp khó khăn trong việc cải thiện năng suất làm việc của nhân viên và giảm chi phí vận hành?
– Bạn muốn chuẩn hóa quy trình, chất lượng dịch vụ và gia tăng trải nghiệm của khách hàng?
– Doanh nghiệp của bạn muốn phát triển và duy trì tính cạnh tranh trong ít nhất 5 năm tới?
Nếu câu trả lời là có đối với 1 trong 5 câu hỏi trên có nghĩa là bạn cần một hệ thống ERP mới hoặc một hệ thống ERP tốt hơn.
Doanh nghiệp của bạn đang ở đâu trong bức tranh ở trên? Nếu bạn đang ở bước 1 hoặc 2 thì có thể bạn sẽ cần một hệ thống ERP mới hoặc một hệ thống ERP tốt hơn.
2. Xác định chiến lược Công nghệ thông tin (CNTT)
Thành công trong kinh doanh phụ thuộc vào hiệu suất của con người và công nghệ kỹ thuật số chỉ hữu ích trong phạm vi mà nó thúc đẩy mục tiêu đó. Chiến lược CNTT cũng giống như chiến lược kinh doanh truyền thống, là đưa ra những lựa chọn đầu tư khôn ngoan để tối đa hóa lợi thế cạnh tranh, tăng trưởng lợi nhuận và được triển khai với ý chí kỷ luật cao. Nói chung, chiến lược CNTT là một kế hoạch hành động được thiết kế để đạt được các mục tiêu kinh doanh thông qua việc thực hiện các sáng kiến kỹ thuật số.
Một chiến lược tốt bắt đầu bằng việc đặt câu hỏi đúng:
- Những công nghệ kỹ thuật số nào đã và đang làm thay đổi ngành kinh doanh của bạn? Trong nước và trên thế giới?
- Ai là người dẫn đầu về chuyển đổi số trong ngành kinh doanh của bạn? Vị trí của bạn đang ở đâu?
- Những công nghệ này đang phát triển đến giai đoạn nào trong vòng đời cạnh tranh của nó?
- Bạn muốn đi đến đâu? Bạn cần gì để chiến thắng các đối thủ trong ngành?
Để hiểu vị trí của một doanh nghiệp trên thị trường, đầu tiên cần phải am hiểu lịch sử phát triển của ngành kinh doanh đó. Sau đó xác định đối tượng dẫn đầu để làm điểm chuẩn so với đối thủ cạnh tranh là một bước thiết yếu của một quy trình xây dựng chiến lược. Từ việc xác định một chuẩn mực so sánh, một công ty mới có thể có được quan điểm phân tích chính xác về vị trí của họ – không chỉ đối với các đối thủ cạnh tranh, mà còn trong hệ sinh thái kinh doanh lớn hơn. Khi một doanh nghiệp có ý thức rõ ràng về vị trí kỹ thuật số của chính mình, họ có thể bắt đầu phát triển một chiến lược về nơi họ muốn.
Theo Lisa Heneghan, Trưởng phòng thực hành công nghệ và kỹ thuật số của KPMG, để xây dựng một chiến lược CNTT thành công, các nhà lãnh đạo kỹ thuật số cần quan tâm tới 3 yếu tố:
– Khách hàng: phải là trung tâm của bất kỳ chuyển đổi kỹ thuật số nào của tổ chức. Phải thấu hiểu được nhu cầu và tâm lý của khách hàng, thì tổ chức mới có thể thực sự tập trung vào việc thực hiện các thay đổi kỹ thuật số phù hợp để tạo ra giá trị lớn nhất và mang lại kết quả nhanh nhất.
– Con người: chính là những người trong nội bộ sẽ sử dụng công nghệ kỹ thuật số, họ có sẵn sàng để thay đổi không? Khả năng tư duy sáng tạo và sử dụng công nghệ trong doanh nghiệp của bạn như thế nào? Hãy trao đổi với các lãnh đạo và nói chuyện với tất cả các bộ phận trong công ty để hiểu họ thực sự nghĩ gì, cần gì và mong muốn điều gì từ khía cạnh công nghệ.
– Đổi mới (sáng tạo): là các sáng kiến kỹ thuật số được đưa ra bởi tất cả các bộ phận trong công ty nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh. Để xây dựng và phát triển văn hóa đổi mới sáng tạo cần có môi trường, điều kiện và công cụ phù hợp cho phép thảo luận và thử nghiệm các sáng kiến kỹ thuật số hiệu quả nhất.
3. Xây dựng nhóm triển khai ERP
Một nhóm triển khai ERP gồm những ai? Vai trò và trách nhiệm của họ là gì?
Nhà tài trợ dự án
Dự án ERP liên quan đến tất cả mọi người từ tất cả các chức năng. Do đó, quyền hạn cao nhất trong tổ chức phải nằm trong nhóm đầu của dự án. Đó có thể là Giám đốc điều hành, Giám đốc điều hành hoặc bất kỳ ai có thẩm quyền đối với tất cả mọi người. Họ được coi là “Nhà tài trợ dự án”.
Ban chỉ đạo dự án
Tuy nhiên, “Nhà tài trợ dự án” sẽ không thể dành đủ thời gian để triển khai dự án ERP. Cần có một nhóm người khác từ Top Management, người sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo dự án đang chạy đúng hướng. Nhóm này được gọi là “Ban chỉ đạo” hoặc “Nhà vô địch dự án” (Project Champion). Các bộ phận chức năng / bộ phận liên quan nên là một phần của Ban chỉ đạo.
“Ban chỉ đạo” sẽ chọn đúng người để phân công vào “Nhóm cốt lõi” và giúp các thành viên “ Nhóm cốt lõi” bằng cách cung cấp tất cả các nguồn lực cần thiết và loại bỏ tất cả các rào cản đang cản trở sự thành công của ERP. Họ sẽ giúp “Người quản lý dự án” không chỉ thực hiện giải pháp ERP mà còn thực hiện các chiến lược Quản lý thay đổi. Nếu dự án thất bại, chủ yếu là “Ban chỉ đạo” sẽ chịu trách nhiệm!
Giám đốc dự án (nội bộ)
Là người quản lý dự án trong nội bộ. Người này đóng vai trò quan trọng nhất để dẫn dắt ERP đến thành công. Nếu bạn chọn một nhà tư vấn bên ngoài hoặc người tạm thời cho vai trò này, thì đó không phải là một quyết định sáng suốt! Bạn nên nhìn vào tổ chức của mình và tìm ai đó là người quản lý dự án thành công (quản lý dự án ERP hoặc không phải ERP thành công) có kiến thức công nghệ có kỹ năng quản lý có khả năng giao tiếp và lãnh đạo mọi người. Nếu bạn không tìm thấy người như vậy trong nội bộ, thì bạn nên tuyển một người làm nhân viên cố định có các chi tiết trên.
Quản lý dự án có trách nhiệm lập kế hoạch và kiểm soát các khía cạnh hàng ngày của dự án. Anh ta sẽ đặt ra trách nhiệm của mỗi người trong nhóm dự án và đưa ra quyết định cuối cùng về cách doanh nghiệp nên được tích hợp với giải pháp công nghệ; đồng thời chịu trách nhiệm báo cáo tình trạng của dự án với “Ban chỉ đạo”. Quản lý dự án cũng chịu trách nhiệm phát triển và thực hiện các chiến lược quản lý thay đổi cần thiết để thực hiện quy trình mới và công nghệ mới trong tổ chức.
Cùng với “Người quản lý dự án (nội bộ)” là 3 vai trò khác là “Người quản lý dự án (bên ngoài)”, “Người phân tích nghiệp vụ” và “Lập trình viên” để tạo thành “Nhóm cốt lõi”
Đối tác quản lý dự án (bên ngoài)
Là người quản lý hoặc tư vấn được chỉ định bởi nhà cung cấp ERP để điều hành dự án từ phía họ. Tuy nhiên, người này không nên nắm quyền kiểm soát dự án. Anh ta chỉ nên đóng vai trò giúp Giám đốc Dự án ERP nội bộ. Nếu người bên ngoài chiếm ưu thế so với người bên trong, thì đó thường là một công thức thất bại phổ biến!
Người phân tích nghiệp vụ
Là người chịu trách nhiệm phân tích quy trình kinh doanh, tổng hợp vấn đề và yêu cầu, thiết kế và mô tả giải pháp bằng ngôn ngữ kỹ thuật. Họ là những người hiểu rõ các quy trình nghiệp vụ và các giải pháp kỹ thuật. Sự tối ưu hiệu quả của giải pháp ERP và chi phí triển khai phụ thuộc nhiều vào năng lực và sự khéo léo của nhóm người này. Nếu bạn không tìm thấy các nhà phân tích nghiệp như vậy sẵn sàng trong nội bộ, thì có thể lựa chọn và sử dụng của nhà cung cấp ERP hoặc một đơn vị thứ 3 có năng lực và chuyên môn cao trong lĩnh vực này.
Lập trình viên
Là người chịu trách nhiệm phát triển phần mềm theo mô tả của “Người phân tích nghiệp vụ”. Nếu bạn không có sẵn đội ngũ lập trình viên nội bộ thì có thể lựa chọn và sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp ERP. Phần lớn chi phí của dự án được dành cho nhóm này.
Chủ sở hữu quy trình
Chủ sở hữu quy trình hoặc người dùng quyền lực là những người xử lý các quy trình kinh doanh. Họ có thể không phải là người đứng đầu bộ phận, nhưng họ là người chịu trách nhiệm chính để thực hiện các chức năng kinh doanh hàng ngày. Bạn sẽ cần cam kết và đảm bảo về sự sẵn sàng và thời gian tham gia vào dự án của nhóm này. Khi họ nhìn thấy tên của họ trong danh sách, họ sẽ cảm thấy rằng đó là dự án của họ, điều này rất tốt khi hệ thống ERP được đưa vào sử dụng.
Người dùng cuối
Là những người sẽ sử dụng ERP để thực hiện công việc hàng ngày. Bạn có thể không cần phải nhận được sự chấp nhận từ tất cả người dùng, nhưng bạn cần sự chấp thuận và ủng hộ từ “Chủ sở hữu quy trình”. Họ là những “Người dùng cuối” quyền lực.
Trưởng nhóm IT
Là trưởng bộ phận IT của bạn (nếu có), chịu trách nhiệm đảm bảo công việc của nhóm “Hỗ trợ IT”
Hỗ trợ IT
Cơ sở hạ tầng CNTT là một phần quan trọng của giải pháp ERP. Nó bao gồm phần cứng, phần mềm và mạng Internet. Tất cả các máy chủ, máy tính, máy in, máy quét mã vạch, PDA, RFID, các ứng dụng hỗ trợ, cơ sở dữ liệu, thiết bị mạng phải được đảm bảo để hoạt động đúng. Nếu không, nó có thể làm hỏng dự án. Do đó, hãy đưa nhóm hỗ trợ IT vào nhóm dự án ERP.
Tất cả 10 nhóm và những người được đề cập ở trên là những người phải có cho bất kỳ dự án triển khai ERP nào. Sự đầu tư và lựa chọn nhóm triển khai dự án một cách nghiêm túc và cẩn thận sẽ đảm bảo tỷ lệ thành công tốt nhất cho dự án ERP của bạn. Thành viên nhóm triển khai ERP nên đến từ các bộ phận nghiệp vụ trong toàn công ty. ERP không nên được coi là một dự án CNTT hoặc kế toán, mà nên được coi là một dự án quy mô toàn doanh nghiệp. Những thành viên nhóm ERP sẽ được định hướng thay đổi, ham học hỏi và nên được tôn trọng như những người có thể đưa ra lựa chọn mà người khác sẽ chấp nhận. Hầu hết các thành viên này sẽ trở thành siêu người dùng và sẽ giúp đào tạo mọi người trong phòng ban của họ. Ngoài vai trò cụ thể trong dự án ERP, đây cũng là đại diện của tất cả người dùng quan trọng của hệ thống ERP.
Sự thành công của việc triển khai một dự án ERP sẽ phụ thuộc vào kinh nghiệm và tính toàn vẹn của cả nhóm triển khai nội bộ của bạn và nhóm đối tác triển khai mà bạn chỉ định.
4. Làm rõ đề bài ERP
Đánh giá không chính xác nhu cầu ERP là nguyên nhân lớn dẫn đến một dự án ERP thất bại. Việc lựa chọn, mua sắm và triển khai ERP đa phần xuất phát từ mong muốn giải quyết tất cả các vấn đề kinh doanh từ cấp lãnh đạo doanh nghiệp (từ trên xuống) và bỏ qua việc đánh giá nhu cầu ERP từ các nhân viên cấp dưới thực thi công việc (từ dưới lên). Chính vì vậy các yêu cầu lựa chọn, mua sắm và triển khai ERP lúc đầu thường rất chung chung và khi triển khai tới các nhân viên cấp dưới đều gặp vấn đề về mức độ phù hợp của hệ thống ERP với thực tế.
Xây dựng đề bài ERP không chỉ là một bước quan trọng giúp xác định mục tiêu, phạm vi, kế hoạch triển khai ERP mà còn là cơ sở để lựa chọn, đàm phán hợp đồng, thực hiện và giám sát một dự án ERP. Quá trình xây dựng đề bài ERP thường sẽ mất từ ba đến bốn tháng để hoàn thành và đòi hỏi sự tham gia của tất cả các bộ phận của tổ chức. Dưới đây là 7 bước để xây dựng đề bài ERP:
Đánh giá hiện trạng con người
Những con người trong doanh nghiệp của bạn có sẵn sàng để thay đổi không? Khả năng tư duy, sáng tạo và sử dụng công nghệ trong doanh nghiệp của bạn như thế nào? Khi yếu tố con người chưa sẵn sàng thì mọi bước triển khai tiếp theo đều sẽ rủi ro và không đạt được hiệu quả tốt nhất. Hãy trao đổi với các lãnh đạo, nói chuyện với tất cả các bộ phận trong công ty và hỏi xem họ có cần và có thực sự muốn có một hệ thống phần mềm tổng thể hay không và nguyên nhân tại sao lại cần.
Đánh giá hiện trạng quy trình
Doanh nghiệp của bạn đã có hệ thống quy trình rõ ràng chưa? Những quy trình này có được quản lý và thực hiện nghiêm túc không? Bạn đang gặp những vấn đề gì về quy trình? Khi yếu tố quy trình chưa sẵn sàng, việc triển khai phần mềm sẽ không thể mang lại hiệu quả tốt nhất. Bạn cần phải hiểu rõ và mô tả được một cách chính xác quy trình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp. Sau đó bạn cần thu thập dữ liệu, đo lường để xác định tính hiệu quả của quy trình. Đây là cơ sở chính giúp bạn thiết kế giải pháp công nghệ phù hợp.
Đánh giá hiện trạng công nghệ
Những tài sản kỹ thuật số mà doanh nghiệp bạn đang có là gì? Hạ tầng IT, cơ sở dữ liệu, năng lực R&D, văn hóa kỹ thuật số… là cơ sở cho phép doanh nghiệp của bạn triển khai và thúc đẩy các hoạt động kỹ thuật số. Đánh giá hiện trạng công nghệ sẽ giúp bạn tối ưu chi phí đầu tư ERP bằng cách tận dụng những gì đang có.
Tổng hợp vấn đề và yêu cầu (từ dưới lên)
Sau khi đánh giá hiện trạng về con người, quy trình, công nghệ, thì bước tiếp theo là đánh giá một cách tổng thể tất cả các vấn đề mà doanh nghiệp của bạn đang gặp phải và mô tả tất cả những yêu cầu từ cơ bản đến phức tạp của từng bộ phận nghiệp vụ. Đây là cơ sở cho việc mô tả yêu cầu hệ thống triển khai ERP hay còn gọi là đề bài ERP.
Tầm nhìn và mục tiêu (từ trên xuống)
Một hệ thống ERP tích hợp đầy đủ sẽ bao các ứng dụng phần mềm phân thành các phân hệ chính như: Bán hàng & Marketing, Sản xuất, Phân phối, Nhân sự, Tài chính kế toán, Các công cụ quản lý khác… nhằm mục đích tạo ra sự tối ưu và tự động hóa trong công việc giúp tăng năng suất làm việc, tối ưu cơ hội kinh doanh, giảm lãng phí, giảm chi phí và tối thiểu rủi ro. Bạn cần hiểu rõ những lợi ích tổng thể và lâu dài mà ERP có thể mang lại cho doanh nghiệp của mình để xây dựng một tầm nhìn dài hạn và đưa ra mục tiêu kinh doanh rõ ràng cho một dự án ERP.
Mô tả yêu cầu phần mềm
Đây là bước tốn kém nhiều thời gian và công sức nhất, đồng thời cũng là quan trọng nhất giúp xác định phạm vi, lộ trình và chi phí triển khai của một dự án ERP. Một bản mô tả yêu cầu phần mềm đầy đủ sẽ gồm có:
- Sơ đồ quy trình vận hành trên hệ thống phần mềm: là quy trình nghiệp vụ mới khi sử dụng phần mềm để làm việc
- Cấu trúc và chi tiết các bảng dữ liệu (Master data, hay data models)
- Bản vẽ giao diện màn hình phần mềm (Wireframe)
- Bản mô tả tính năng phần mềm, hay còn gọi là thao tác người dùng (User story, US)
- Bản mô tả kiến trúc phần mềm (System Architecture)
Để thực hiện được bước này cần có các kỹ năng liên quan đến phân tích nghiệp vụ (Business Analyst, BA) và kỹ năng kiến trúc phần mềm (System Architecture). Chúng tôi khuyên bạn thuê một đơn vị tư vấn ERP để thực hiện công việc này.
Lộ trình và ngân sách cho dự án ERP
Một dự án ERP đầy đủ thường kéo dài từ 3-5 năm hoặc hơn tùy theo mong muốn của doanh nghiệp, hoặc tùy theo quy mô và mức độ phức tạp của dự án. Bạn có thể lựa chọn phương án triển khai theo tiêu chí địa điểm (số lượng) hoặc theo tiêu chí về nghiệp vụ (Bán hàng, Marketing, Sản xuất…). Việc mô tả yêu cầu phần mềm sẽ giúp bạn đánh giá được chính xác phạm vi, khối lượng công việc và mức độ khó của dự án ERP, từ đó lên được kế hoạch triển khai về lộ trình triển khai và ngân sách theo từng giai đoạn triển khai.
Đến đây bạn đã hoàn thành việc xây dựng đề bài ERP cho doanh nghiệp của mình.
5. Lựa chọn công nghệ ERP
Làm thế nào để lựa chọn một hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là 6 tiêu chí nên cân nhắc khi đánh giá và lựa chọn ERP:
Đám mây (Cloud) hay tại chỗ (On-premise)?
Thị trường ERP đã và đang thay đổi rất nhiều trong 10 năm qua. Trước đây ERP là một giải pháp đắt đỏ và chỉ có phương thức triển khai trọn gói và sử dụng máy chủ tại chỗ (On-premise). Ngày nay hầu hết các nhà cung cấp ERP đều đang đầu tư rất nhiều vào công nghệ đám mây và cải thiện tính năng mạnh mẽ hơn, nhưng so với giải pháp sử dụng máy chủ tại chỗ thì vẫn còn có những hạn chế. Đổi lại giải pháp ERP trên đám mây có ưu thế là rẻ hơn, tiện lợi hơn và cho phép triển khai từng ứng dụng phần mềm đơn lẻ tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. Giờ đây ERP đã không còn là một khái niệm phức tạp và đắt đỏ nữa. Doanh nghiệp cũng có nhiều sự lựa chọn hơn và việc lựa chọn cũng trở nên phức tạp hơn.
Duy nhất hay tích hợp?
Triển khai một hệ thống ERP duy nhất với tất cả các chức năng bạn cần, hay sử dụng các hệ thống ERP khác nhau cho các khu vực chức năng khác nhau? Một hệ thống ERP duy nhất có thể dễ triển khai hơn và tiện lợi hơn trong quá trình sử dụng; nhưng sử dụng các hệ thống ERP khác nhau có thể giúp giảm chi phí tùy chỉnh và thời gian triển khai có thể nhanh hơn.
Khả năng mở rộng
Sản phẩm và mô hình kinh doanh của doanh nghiệp có thể thay đổi hoặc mở rộng trên quy mô. Nếu hệ thống ERP có khả năng mở rộng, tùy chỉnh và khả năng cải tiến phát triển trong tương lai bị hạn chế, điều này sẽ rất có khả năng doanh nghiệp của bạn sẽ phải thay thế hệ thống ERP cũ bằng một hệ thống ERP khác khi mô hình hoặc quy mô kinh doanh của bạn thay đổi.
Khả năng mở rộng phần mềm nghĩa là khả năng đáp ứng của một hệ thống khi số lượng công việc và số lượng người dùng tăng lên. Khả năng tùy chỉnh phần mềm là khả năng tùy chỉnh cấu hình phần mềm đa dạng tùy theo mô hình và quy trình vận hành thực tế. Khả năng cải tiến phát triển trong tương lai và khả năng không ngừng cải tiến hệ thống và cập nhật liên tục công nghệ mới.
Mức độ phù hợp
Mỗi ngành kinh doanh có những sự khác biệt nhất định về quy trình, về cấu trúc dữ liệu, về những đặc thù của mỗi ngành. Mỗi hệ thống ERP thường có các thế mạnh khác nhau về tính năng và cấu trúc hệ thống làm cho chúng phù hợp với các ngành kinh doanh nhất định. Nếu bạn đã xây dựng đề bài ERP một cách đầy đủ, bạn có thể yêu cầu các nhà cung cấp ERP trình diễn (demo) tính năng và năng lực của hệ thống ERP theo các yêu cầu cụ thể. Việc không có đề bài ERP cụ thể, sẽ khiến việc lựa chọn hệ thống ERP thiếu chính xác và rủi ro hơn.
Nếu không có hệ thống ERP nào có thể giải quyết mọi yêu cầu hiện tại của bạn, bạn nên lựa chọn một hệ thống giải quyết các yêu cầu ưu tiên cao nhất của bạn và có khả năng mở rộng và cải tiến tốt nhất.
Kinh nghiệm triển khai
Các nhà cung cấp sẽ đưa ra nhiều tuyên bố về khả năng và dễ sử dụng của hệ thống của họ. Để xác thực điều này, bạn có thể yêu cầu chứng minh kinh nghiệp triển khai, để bạn có thể hỏi thăm những khách hàng trước về trải nghiệm của họ. Họ đã thực hiện chức năng gì và họ có đạt được kết quả mong muốn không? Nhà cung cấp có hỗ trợ và đào tạo liên tục? Kinh nghiệm triển khai nên đến từ các tổ chức tương tự như của bạn, và đã thực hiện những yêu cầu tính năng tương tự. Nếu là ERP đám mây, bạn có thể yêu cầu các chỉ số thống kê về hệ thống của họ trên đám mây.
Khả năng tồn tại
ERP là một hệ thống phần mềm lớn, cần không ngừng cải tiến, cập nhật và hỗ trợ trong quá trình sử dụng. Chính vì vậy cần phải xem xét khả năng ngừng hoạt động hoàn toàn nếu nhà cung cấp đang hoạt động kém hiệu quả; hoặc khả năng ngừng cung cấp, hỗ trợ một số sản phẩm nhất định nếu các sản phẩm cạnh tranh trên thị trường ngày càng chiếm lĩnh thị phần người dùng. Điều này có thể gây ra rất nhiều thiệt hại cho doanh nghiệp của bạn.
6. Đàm phán hợp đồng ERP
Một hợp đồng ERP có thể có giá trị hàng triệu đô la, thời gian triển khai kéo dài nhiều năm, các biến số về chi phí cũng không cố định, nội dung điều khoản cũng rất đa dạng và phức tạp. Chúng tôi giúp bạn hiểu các biến số chi phí, đàm phán các điều khoản thuận lợi và cần thiết để đạt được một dự án ERP thành công.
Có rất nhiều phương pháp tính phí khác nhau tùy theo nhà cung cấp ERP, nhưng về cơ bản vẫn dựa trên các biến số chính là:
- Giấy phép sử dụng tính trên mô-đun phần mềm: có thể rất đắt hoặc rất rẻ tùy theo chiến lược của nhà cung cấp ERP
- Giấy phép sử dụng tính trên tài khoản người dùng: chi phí này có thể rất tốn kém đối với những doanh nghiệp nhiều nhân sự
- Chi phí tùy chỉnh theo yêu cầu (thường tính theo số ngày công của lập trình viên, gọi là manday): các hệ thống ERP thường được thiết kế khá cồng kềnh, phức tạp để có thể phù hợp với nhiều khách hang, nên thường sẽ khó sử dụng nếu không được may đo tùy chỉnh lại cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của một doanh nghiệp
- Chi phí yêu cầu thay đổi: là chi phí phát sinh sau khi hai bên đã thống nhất nội dung tính năng phần mềm nhưng lại thay đổi sau đó. Chi phí này rất phức tạp và có thể rất tốn kém nếu doanh nghiệp không làm kỹ đề bài ERP
- Chi phí tích hợp: khi doanh nghiệp có nhu cầu tích hợp
- Chi phí phần cứng: máy chủ, các thiết bị đầu cuối như máy quét, máy in…
- Chi phí bảo hành và bảo trì: thường các hệ thống phần mềm có một năm đầu miễn phí bảo hành các hệ thống phần mềm có một năm đầu miễn phí bảo hành
- Chi phí bảo trì: là không bắt buộc, thường ở mức 15% giá trị hợp đồng, thanh toán hàng năm, tính từ năm thứ hai
- Chi phí triển khai, đào tạo: có thể miễn phí, tùy thuộc vào quy mô, vị trí triển khai hoặc yêu cầu đặc biệt từ doanh nghiệp
Hợp đồng chi phí cố định
Trên lý thuyết, hợp đồng giá thầu cố định có thể là một ý tưởng hay và chuyển 100% trách nhiệm sang nhà cung cấp, tuy nhiên theo kinh nghiệm của chúng tôi các hợp đồng giá thầu cố định thường không thành công và để lại một số hậu quả tai hại khi bạn không hiểu đầy đủ các chi phí và rủi ro của một dự án ERP. Nếu bạn đang cân nhắc một hợp đồng giá thầu cố định, hãy đảm bảo bạn có một đội ngũ giàu kinh nghiệm và một quá trình đàm phám vững chắc.
Quy định về vai trò và trách nhiệm
Một thỏa thuận chi phí thấp có thể sẽ không tốt cho bạn nếu nhà cung cấp đã chuyển tất cả rủi ro cho bạn để giảm chi phí. Đàm phán vai trò và trách nhiệm của mỗi bên lại có sức ảnh hưởng lớn hơn đến khả năng thành công của một dự án ERP. Dưới đây là một số câu hỏi khi xem xét về trách nhiệm và tuyên bố công việc:
- Quản lý dự án tổng thể là ai?
- Những thành viên tham gia dự án là ai?
- Bên nào chịu trách nhiệm cài đặt, triển khai, kiểm tra, giám sát hệ thống?
- Ai chịu trách nhiệm làm sạch và di chuyển dữ liệu?
- Bao nhiêu dữ liệu lịch sử sẽ được chuyển đổi?
- Ai chịu trách nhiệm đào tạo người dùng cuối?
- Khi có các yêu cầu thay đổi về tính năng, cấu hình, tích hợp ai sẽ xử lý?
Tất nhiên các nhà cung cấp sẽ cố gắng tối đa doanh thu của họ bằng nhiều cách khác nhau, có thể là làm phức tạp vấn đề lên, hoặc kéo dài thời gian thực hiện, mà phần lớn những người mua doanh nghiệp thường không có đủ kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn để đánh giá một cách chính xác và hợp lý. Theo thống kê của chúng tôi, thì việc sử dụng dịch vụ tư vấn và đám phán hợp đồng ERP có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm từ 30-50% chi phí.
7. Phát triển hệ thống ERP
Quá trình này thường được thực hiện bởi đơn vị cung cấp ERP, thường gồm các bước sau:
- Tìm hiểu, vẽ và mô tả quy trình hiện tại của doanh nghiệp
- Định hướng giải pháp, vẽ và mô tả quy trình mới trên ERP
- Phác thảo giao diện phần mềm (wireframe)
- Thiết kế cơ sở dữ liệu và kiến trúc công nghệ
- Lên danh sách các tính năng chính (user story)
- Mô tả mô tả yêu cầu, giải pháp, logic và giao diện của từng tính năng
- Lập trình, kiểm thử, sửa lỗi (fix bug), hoàn thiện
- Demo phần mềm nội bộ và với người dùng cuối
- Chuẩn bị máy chủ (server), cài đặt hệ thống và chuyển dữ liệu (nếu có)
8. Đưa ERP vào vận hành
Nếu người dùng cuối không chấp thuận, hợp tác và biết cách làm việc với ERP, thì phần mềm sẽ không mang lại kết quả mong muốn; có nghĩa là việc triển khai ERP của bạn sẽ thất bại. Hầu hết các tổ chức đều đánh giá thấp tầm quan trọng của đào tạo người dùng cuối ERP và cung cấp nó như một chương trình đào tạo khác trong tổ chức. Nhưng, đào tạo về ERP không giống như các chương trình đào tạo khác; bạn cần đảm bảo người dùng cuối hiểu được các khía cạnh khác nhau của việc triển khai ERP.
Hiểu những lợi ích mà ERP có thể mang lại. Hầu hết mọi người không thích thay đổi. Điều này làm cho việc triển khai ERP khó khăn. Những người đóng vai trò là “Người dùng cuối” cần phải hiểu tại sao phần mềm ERP đang được triển khai và tại sao họ phải tham gia đào tạo. Điều này giúp họ hiểu rõ sự cần thiết của quá trình chuyển đổi và nó sẽ có lợi cho họ như thế nào. Người dùng cuối cần cảm thấy được hỗ trợ và có được tất cả thông tin họ cần.
Hiểu cách sử dụng ERP. Khía cạnh này liên quan đến phần chính của khóa đào tạo, tức là cách phần mềm hoạt động. Vì ERP là một hệ thống ứng dụng lớn và phức tạp với nhiều mô-đun, nhiều tính năng trong khi những người dùng từ một số phòng ban và với các vai trò khác nhau thường chỉ sử dụng những chức năng. Bạn có thể cung cấp đào tạo dựa trên vai trò công việc của họ để họ chỉ tập trung vào các chức năng liên quan đến công việc hàng ngày của họ.
Sau khi người dùng cuối hiểu về cách ERP hoạt động, họ cần được đào tạo thực hành để trải nghiệm phần mềm cá nhân. Nhưng như bạn đã biết, việc đào tạo được thực hiện cùng với việc triển khai phần mềm và có thể không thể cấp quyền truy cập vào phần mềm trực tiếp cho mọi người. Ngoài ra, có thể không an toàn khi bắt đầu trực tiếp làm việc trên phần mềm vì ngay cả một lỗi nhỏ cũng có thể mất rất nhiều thời gian để khắc phục. Đào tạo và học tập điện tử sẽ rất có ích. Đây là một cách tiếp cận mà người học có thể trải nghiệm đào tạo thực hành phần mềm trong môi trường ảo. Đầu tiên họ được xem nó hoạt động như thế nào, sau đó có cơ hội dùng thử theo hướng dẫn và cuối cùng được yêu cầu tự thử – tất cả điều này xảy ra trong một môi trường không có rủi ro. Cách tiếp cận như vậy giúp người dùng cuối hiểu rõ hơn về phần mềm và làm việc hiệu quả hơn sau khi phát hành trực tuyến.
Mong rằng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu được về các bước triển khai ERP. Nếu bạn có thắc mắc gì có thể liên hệ với chúng tôi tại Đây.
// Đọc thêm: Phần mềm odoo / Open ERP là gì? Sơ lược đôi nét về phần mềm
Tác giả: Vũ Mạnh Hà
