Phần mềm quản lý du lịch | Entrust Consulting Company

Phần mềm quản lý công ty du lịch / lữ hành

Công nghệ hóa quy trình du lịch, tích hợp tất cả trong một.

1. Quản lý hợp đồng

Hợp đồng đóng vai trò rất quan trọng trong mối liên kết giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý du lịch để lưu trữ hợp đồng sẽ giúp quản lý tốt 4 nghiệp vụ sau:

– Quản lý hiệu lực của hợp đồng

– Quản lý kết hợp giữa hợp đồng và phụ lục

– Quản lý được chi tiết giá dịch vụ và chính sách thanh toán của từng dịch vụ

– Quản lý tìm kiếm và tra cứu,… (dễ dàng tìm kiếm, xem được các điều khoản đã hết hiệu lực, lưu lại các thông tin thay đổi)

Quản lý hiệu lực hợp đồng

Theo cách truyền thống việc ký kết hợp đồng được thực hiện qua giấy tờ, tuy nhiên việc lưu trữ dữ liệu trên giấy rất lộn xộn dễ gây ra sai sót và khó khăn trong việc tìm kiếm, quản lý. Với sự ra đời của phần mềm quản lý du lịch, doanh nghiệp có thể kiểm soát chính xác thời hạn hợp đồng theo thứ tự và trạng thái hợp đồng: mới, đang thực hiện, hết hạn, hủy.

Cùng với đó hệ thống tự động bôi đỏ đối với những hợp đồng hết hạn giúp doanh nghiệp chủ động quản lý và đưa ra những giải pháp phù hợp cho những hợp đồng đó.

Quản lý kết hợp giữa hợp đồng và phụ lục

Trước đây khi muốn bổ sung hợp đồng với nhà cung cấp đã có sự hợp tác, doanh nghiệp phải tạo mới những hợp đồng riêng lẻ, không có tính liên kết với nhau, dẫn đến tình trạng khó kiểm soát. Với phần mềm quản lý du lịch, doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi được số lượng hợp đồng, phụ lục hợp đồng, giá của từng dịch vụ tại các thời điểm khác nhau. Việc tạo một phụ lục hợp đồng, nhân viên nghiệp vụ cần xác định được hợp đồng gốc

Quản lý chi tiết giá

Điểm nổi bật lớn nhất trong tính năng là quản lý chi tiết mức giá của dịch vụ.Tính năng này giúp cho doanh nghiệp lưu trữ chi tiết giá sản phẩm của từng dịch vụ vào từng khoảng thời gian để khi tạo tour cho khách hàng, hệ thống có thể tính toán chi phí tự động, ưu tiên lấy giá thấp nhất của dịch vụ để đưa ra mức giá hợp lý nhất

Ví dụ: Trong khoảng thời gian từ ngày 1/1/2020 đến ngày 31/12/2020 dịch vụ Resort – Cho Cai Be – Thuyen Ut Trinh có giá là 500.000 đ. Nhưng trong khoảng thời gian từ ngày 10/8/2020 đến ngày 15/08/2020 Thuyen Ut Trinh có chương trình tri ân khách hàng nên dịch vụ Resort – Cho Cai Be – Thuyen Ut Trinh giảm giá còn 250.000đ .Lúc này hệ thống sẽ ưu tiên lấy mức giá thấp nhất là 250.000 đ để phục vụ khách hàng

Thay vì việc quản lý dịch vụ hợp đồng trên nhiều file word, pdf riêng lẻ độc lập thì phần mềm quản lý du lịch đã giải quyết được vấn đề trên bằng cách tích hợp các loại hình dịch vụ trên cùng một màn hình duy nhất

Với từng dịch vụ hệ thống sẽ tự động tạo ra các tab tương ứng gồm các dịch vụ chính và dịch vụ bổ sung đã được ký kết với đối tác: loại dịch vụ, thời hạn và giá cả.

Quản lý chính sách thanh toán

Tính năng này sẽ thể hiện những ưu đãi mà khách hàng sẽ nhận được từ nhà cung cấp. Đây cũng là căn cứ để doanh nghiệp tư vấn cho khách hàng một cách hợp lý nhất khi lựa chọn sử dụng dịch vụ. Mang lại sự hài lòng cho khách hàng chính là chìa khóa mang lại sự thành công cho doanh nghiệp của bạn

Quản lý tìm kiếm và tra cứu

Thông qua danh sách hợp đồng đã được liệt kê trong hệ thống, người dùng có thể dễ dàng quản lý và tra cứu thông qua tính năng tìm kiếm, bộ lọc và group by. Giờ đây việc quản lý và tra cứu càng trở nên thuận tiện và đơn giản hơn

Về tính năng tra cứu, bạn có thể search tên nhà cung cấp thông qua ô tìm kiếm để tìm kiếm những hợp đồng liên quan đến nhà cung cấp đó.

Với bộ lọc, người dùng có thể lọc hợp đồng theo từng nhà cung cấp, dịch vụ cung cấp, người tạo hợp đồng, thời hạn hợp đồng ( Từ ngày – Đến ngày ), trạng thái hợp đồng,…Từ đó xem được các hợp đồng đã hết hiệu lực, lưu lại các thông tin thay đổi,…

Bên cạnh bộ lọc là tính năng nhóm theo. Nó sẽ khiến việc tra cứu của bạn trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Thay vì phải mất hàng giờ để ngồi sắp xếp, phân loại hợp đồng thì giờ đây chỉ với vài thao tác nhỏ đã giúp bạn vừa tiết kiệm thời gian vừa có thể hoàn thành chính xác nhiệm vụ này.

Quản lý giao tiếp khách hàng với nhà cung cấp

tính năng gửi tin

Tính năng gửi tin sẽ tối đa hóa hiệu suất trao đổi, nhân viên nghiệp vụ có thể gửi file, ghi chú 1 đoạn text và gắn tên người theo dõi sau đó hệ thống gửi thông báo cho người được gắn tên. Tính năng này giúp cho quá trình làm việc của nhân viên hiệu quả hơn

Tính năng ghi chú

Với tính năng ghi chú, trong quá trình làm việc nhân viên có thể note lại những điều quan trọng và chỉ mình họ có thể thấy. Việc ghi chú giúp cho nhân viên của doanh nghiệp làm việc một cách trơn tru và không bỏ quên những sự kiện quan trọng trong quá trình làm việc

Lên lịch công việc

Lên lịch công việc đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý hiệu quả thời gian, ghi lại hoặc ấn định một hoạt động cần xử lý. Tính năng này sẽ giúp nhân viên công ty không bỏ sót các công việc chưa hoàn thành, luôn làm việc với một tâm thế thoải mái với sự chuẩn bị trước. Từ đó nâng cao hiệu quả làm việc

2. Quản lý Landtour

Sự gia tăng không ngừng về nhu cầu du lịch thúc đẩy sự phát triển của Landtour. Vậy Landtour là gì? Landtour là cầu nối, là sự liên kết giữa các công ty du lịch với các địa điểm du lịch nhằm đem đến cho khách hàng của mình một lợi ích cũng như tiết kiệm tối đa chi phí. Với phần mềm quản lý du lịch giúp cho doanh nghiệp tập trung vào thế mạnh chính của mình, trở nên chuyên nghiệp hơn và phát huy thế mạnh trên thị trường quốc tế.

Trước đây khi chưa sử dụng phần mềm doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian của các tour. Không nhìn được khoảng thời gian diễn ra tour một cách tổng quát sẽ dễ dẫn đến việc sắp xếp các dịch vụ quá nhiều vào một ngày trong tour. Việc tìm, thống kê ở một thời điểm hay sửa chữa tour khi có vấn đề phát sinh cũng rất phức tạp. Nhưng với phần mềm quản lý du lịch, hệ thống hiển thị ngày check in, check out rõ ràng, chính xác đồng thời cho phép nhân viên nghiệp vụ sửa đổi ngày nếu bên khách hàng phát sinh.

Về chi tiết giá chi phí Landtour

Điểm nổi bật đặc biệt của Landtour khác hẳn với các dịch vụ khác chính là tính năng “dịch vụ tự chọn”: Tính năng này sẽ đưa ra các option khác nhau của tour để khách hàng dễ dàng lựa chọn dịch vụ phù hợp với mình

Các option được các nhân viên nghiệp vụ thêm vào tùy theo mong muốn, hệ thống tự động sẽ thông báo tương ứng với số option mà nhân viên đã tạo. Việc làm này giúp cho nhân viên nghiệp vụ nắm rõ và kiểm soát được các option của mình

Đồng thời dựa vào giá thành của cả tour, hệ thống cũng sẽ tính toán kinh phí dự trù cho từng khách hàng. Tất cả các thao tác trên đều được hoàn thành tự động thay thế hoàn toàn cách làm thủ công trước đây. Ngoài sự tiết kiệm thời gian công sức, giảm thiểu những sai sót của nhân viên, việc tự động tính giá, dự trù trước kinh phí sẽ tạo nên sự yên tâm, thoải mái và thiện cảm đối với khách hàng. Đây là yếu tố quan trọng để giữ chân khách hàng và là tiền đề cho sự phát triển sau này của công ty

Ví dụ: Một sản phẩm land tour có tên là Hawai, có các Option khách sạn là 3 sao, 4 sao, thì trong quản lý hợp đồng phần dịch vụ chính sẽ sinh ra các sản phẩm ứng với các Option mình đã tạo ở bên Landtour

Sau khi đã hoàn thành các thao tác nhập thông tin giá và nhóm khách (số người tối thiểu và số người tối đa) Land Tour trong Hợp đồng. Nhân viên nghiệp vụ thực hiện báo giá chỉ cần chọn dịch vụ Land Tour đó, và chọn số lượng Landtour mà khách hàng cần, lúc này hệ thống sẽ tự động hiển thị ra giá của dịch vụ mà nhân viên đã nhập bên hợp đồng

Đối với việc quản lý giá tiền theo nhóm khách hàng

Cách tính giá của từng tour rất phức tạp, ở từng thời điểm khác nhau với số lượng người đi tour khác nhau thì mức giá cũng khác nhau. Nhưng giờ đây những điều đó đã không còn là vấn đề khi phần mềm quản lý du lịch ra đời. Nhân viên nghiệp vụ chỉ cần chọn dịch vụ, từ số người của nhóm đặt tour phần mềm quản lý du lịch sẽ tính toán và lựa chọn tour phù hợp cho nhóm khách đó. Phần mềm đã có giải pháp hiệu quả và triệt để là đưa ra giới hạn số người tối thiểu và số người tối đa trong tính năng quản lý Landtour để công ty có thể quản lý tour theo từng nhóm khách một cách phù hợp và khoa học nhất

Quản lý báo giá cho từng nhóm khách hàng

Ở phần báo giá nhân viên nghiệp vụ chỉ cần điền số lượng thành viên của nhóm, hệ thống sẽ tự động sinh ra giá mà khách hàng cần thanh toán. Việc làm này giúp cho nhân viên ko cần phải ghi nhớ giá, giúp giảm thiểu sai sót khi làm việc và tăng hiệu quả cho doanh nghiệp

Quản lý tìm kiếm và tra cứu

Thông qua danh sách landtour đã được liệt kê trong hệ thống, người dùng có thể dễ dàng quản lý và tra cứu thông qua tính năng tìm kiếm, bộ lọc và group by. Giờ đây việc quản lý và tra cứu càng trở nên thuận tiện và đơn giản hơn

Về tính năng tra cứu, bạn có thể search tên sản phẩm thông qua ô tìm kiếm để tìm kiếm những tên Landtour liên quan đến sản phẩm đó

Với tính năng bộ lọc và nhóm theo, người dùng có thể lọc hoặc nhóm theo Landtour theo từng nhà cung cấp, chi tiết bảng giá, chi tiết mua hàng,…Từ đó xem được danh sách nhà cung cấp bao gồm các sản phẩm Landtour gì, đồng thời khiến việc tra cứu của bạn trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Thay vì phải mất hàng giờ để ngồi tìm kiếm thì giờ đây chỉ với vài thao tác nhỏ đã giúp bạn vừa tiết kiệm thời gian vừa có thể hoàn thành chính xác nhiệm vụ này

3. Quản lý đánh giá du lịch

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực du lịch thì thông tin về khách hàng hay nhà cung cấp luôn được đặt lên hàng đầu. Việc làm thế nào để vừa lưu trữ được danh sách vừa đánh giá được tầm quan trọng của từng đối tác, từng nhà cung cấp lại là điều khó khăn cho các doanh nghiệp. Việc đánh giá tốt và chính xác các nhà cung cấp cũng chính là những lợi thế cạnh tranh giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh tế cao, đó cũng chính là lý do vì sao “tính năng đánh giá” là một tính năng vô cùng quan trọng và không thể thiếu của phần mềm quản lý du lịch. Giờ đây với sự ra đời của phần mềm quản lý du lịch ERP việc đánh giá và chấm điểm nhà cung cấp trở nên dễ dàng hơn với các module được tích hợp với nhau trên cùng một hệ thống, điều đó được thẻ hiện qua 3 nghiệp vụ dưới đây

Nghiệp vụ 1

>>Tạo các mẫu đánh giá cho từng loại đối tác khác nhau

Nghiệp vụ 2

>>Thực hiện đánh giá cho các đối tác (có kèm phê duyệt)

Nghiệp vụ 3

>>Quản lý điểm đánh giá và chu kỳ đánh giá của đối tác

Đối với việc tạo các mẫu đánh giá cho từng loại đối tác khác nhau, nhân viên nghiệp vụ cần chọn được tiêu chí đánh giá, các thang điểm cho từng tiêu chí. Ví dụ: đối với khách sạn, tiêu chí mức độ sạch – 1 điểm cho bẩn, 2 điểm cho bình thường, 3 điểm cho sạch, 4 điểm cho rất sạch

Sau khi đã tạo mẫu đánh giá này, mỗi khi đánh giá đối tác thì hệ thống sẽ tự động hiển thị form đánh giá theo dạng ma trận để nghiệp vụ dễ dàng lựa chọn:

Các tiêu chí đánh giá này chỉ cần tạo 1 lần để có thể đánh giá tất cả các đối tác (trên cùng 1 ngành nghề) với cùng 1 mẫu

Định kỳ công ty du lịch có thể sửa đổi, thêm mới hoặc thay đổi các tiêu chí và thang điểm nếu muốn.

Đối với việc thực hiện đánh giá đối tác, nghiệp vụ lựa chọn đối tác mình cần đánh giá, hệ thống sẽ tự động đưa ra các tiêu chí được tạo từ trước. Sau khi chấm điểm từng hạng mục thì sẽ tự động tính điểm tổng quan của đối tác

Bộ đánh giá này sẽ được gửi lên cho quản lý phê duyệt và trao đổi thông tin chi tiết liên quan. Sau khi phê duyệt thì hệ thống sẽ cập nhật điểm đánh giá cho đối tác

Về việc quản lý điểm đánh giá hệ thống sẽ tự động cập nhật kết quả đánh giá theo lần gần nhất mà nghiệp vụ đã đánh giá. Đồng thời sẽ tự động so sánh với “số điểm đạt đánh giá” xem nhà cung cấp có đạt hay không để lấy căn cứ lựa chọn đối tác phù hợp cho những lần hợp tác tiếp theo. Kết quả đánh giá chính xác đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc lựa chọn đối tác. Nó chính là tiền đề cho sự uy tín, lòng tin với khách hàng, chất lượng và phát triển cho doanh nghiệp của bạn

Đối với chu kỳ đánh giá của đối tác, việc đánh giá nhà cung cấp sẽ thực hiện theo chu kỳ (thời hạn đánh giá) và có thể thay đổi linh hoạt theo mong muốn của bạn: theo tuần, theo tháng, theo năm,…. Hệ thống dựa vào thời hạn đánh giá và lần đánh giá cuối để có thể tính toán ra thời điểm cho lần đánh giá tiếp theo

4. Quản lý Sales & Vận hành tour

Quản lý Sales

Hiện nay, một số công ty trong lĩnh vực du lịch vẫn còn sử dụng các file excel để quản lý cũng như lưu trữ dữ liệu. Nhưng với số lượng dữ liệu ngày càng lớn thì phần mềm cũ khó có thể quản lý được, dẫn đến tình trạng tốn kém về thời gian. Với tính năng quản lý Sales giúp bạn quản lý tốt nghiệp vụ: Tạo báo giá và gửi báo giá cho khách hàng

Sau khi nhận được request từ khách hàng gửi đến, nhân viên Sales sẽ tư vấn và tạo báo giá. Với thiết kế phần mềm đơn giản, giao diện dễ sử dụng, nhân viên Sales chỉ cần điền đầy đủ thông tin khách hàng

Nhân viên Sales chọn tên tour, ngày bắt đầu, ngày kết thúc. Hệ thống sẽ tự động tính toán đổ ra lịch trình của khách hàng đó. Việc làm này giúp cho nhân viên giảm thiểu thao tác nhất có thể, tiết kiệm thời gian

Trước đây các công ty du lịch tính giá trên file excel, việc tính rất nhiều các loại giá khác nhau diễn ra cồng kềnh, vất vả. Với sự ra đời của phần mềm quản lý du lịch việc tính giá trở nên đơn giản bao giờ hết

Nhân viên Sales chỉ cần điền nhóm người đi và lợi nhuận. Hệ thống sẽ tự động tính toán tính ra giá các loại giá (net, usd, vnd,..)Lúc này nếu là khách trong nước, nhân viên báo giá là vnd, nếu là khách nước ngoài sẽ báo giá usd. Cùng với đó hệ thống cho phép đính kèm file gửi cùng báo giá

Sau khi đã hoàn thành xong, nhân viên sale sẽ có thể gửi báo giá cho khách hàng qua email để thông báo về thời gian, lịch trình tour, mức giá. Từ đó giúp khách hàng chủ động nắm bắt thông tin chính xác về chuyến du lịch của mình

Quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến tour

Một công ty du lịch luôn phải sắp xếp, tạo ra rất nhiều tour đa dạng. Nhưng cũng chính bởi quá đa dạng về tour dẫn đến sự quản lý và việc ghi nhớ các tour đối với nhân viên cũng trở nên rất khó khăn. Nhưng giờ đây sẽ không còn là vấn đề lớn khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý du lịch, vai trò lớn nhất của hệ thống chính là cho phép bạn chọn tour đã được tạo sẵn đưa vào hồ sơ tour hay còn gọi là đơn hàng.

Khi đưa tour vào đơn hàng hệ thống sẽ tự hiển thị lịch trình của tour đó và nhân viên sẽ không phải nhập thủ công như trước đây nữa. Tính năng này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức của nhân viên, mang lại cảm xúc làm việc cho mọi người. Từ đó nâng cao hiệu quả làm việc trong doanh nghiệp.

Điểm nổi bật lớn nhất trong tính năng là quản lý vé thắng cảnh. Trước khi chưa sử dụng phần mềm, Thông thường các công ty du lịch sẽ lấy luôn ghi chú của vé thắng cảnh để làm lịch trình cho khách hàng. Việc làm này khiến cho nhân viên nghiệp vụ mất thời gian trong việc chọn lựa, sắp xếp lịch trình sao cho phù hợp. Với sự ra đời của phần mềm quản lý du lịch vấn đề này hoàn toàn dễ dàng giải quyết trên phần mềm một cách nhanh chóng

Sau khi nhân viên nghiệp vụ điền đầy đủ thông tin trong tab vé thắng cảnh. Lúc này hệ thống sẽ tự động sắp xếp ưu tiên theo thứ tự và hiển thị lịch trình trên vé thắng cảnh đầy đủ, chi tiết và rõ ràng nhất. Từ đó giúp nhân viên nghiệp vụ tiết kiệm thời gian làm cho năng suất làm việc hiệu quả hơn

Quản lý đơn mua hàng với nhà cung cấp

Sau khi đã hoàn thành xong báo giá, nhân viên sales sẽ chọn tạo đơn mua hàng.Lúc này điều hành viên sẽ xem thông tin mà đơn mua hàng sales đã tạo và gửi email cho nhà cung cấp, nếu yêu cầu được chấp nhận điều hành viên chỉ cần gửi email cho nhà cung cấp

Phần mềm sẽ tự động tạo 1 form email chung để gửi cho nhà cung cấp với đầy đủ và chi tiết liên quan đến tên tour và dịch vụ mà khách hàng đặt

Sau khi nhận được email này, nhà cung cấp sẽ xác nhận vào lập tức hệ thống đẩy nhà cung cấp vào hệ thống mua hàng của công ty. Lúc này nhà cung cấp sẽ xem có đầy đủ dịch vụ mà công ty cần, nhà cung cấp sẽ xác nhận lúc này hệ thống sẽ báo xác nhận đồng thời hệ thống cũng sẽ tự động gửi 1 cái email cho nhà cung cấp đã thành công

Quản lý chi tiết giá sản phẩm của từng dịch vụ

Khi tạo mới một lịch trình trong tour có thể lựa chọn thời gian là mùa cao điểm hay thấp điểm. Từ đó là cơ sở để tính toán mức giá phù hợp cho tour

Sau khi đã điền đầy đủ thông tin trên, hệ thống sẽ tự động lấy thông tin từ bên tour program mà nhân viên nghiệp vụ đã tạo trước đó để hiển thị lịch trình cho các tab còn lại( Khách sạn. nhà hàng,..) . Việc làm này giúp cho nhân viên nghiệp vụ tiết kiệm được thời gian

Quản lý dự toán, voucher

Về quản lý voucher, với giao diện phần mềm dễ sử dụng, có 2 loại in voucher là in cho khách hàng và hướng dẫn viên. Tính năng này giúp cho khách hàng nắm bắt lịch trình dịch vụ của mình đã đặt, giúp cho hướng dẫn viên nắm bắt được toàn bộ thông tin tour

Đối với quản lý dự toán, hệ thống giúp nhân viên nghiệp vụ có cái nhìn tổng quát hơn về các chi phí phát sinh trong quá trình đi tour. Bộ dự toán này sẽ được gửi lên cho sales và giám đốc phê duyệt và trao đổi thông tin chi tiết liên quan trên cùng một màn hình. Với tính năng này giúp cho doanh nghiệp kiểm soát và xử lý kịp thời những rủi ro phát sinh, điều này sẽ giúp doanh nghiệp phát triển và hoạt động hiệu quả hơn

Quản lý tra cứu và nhóm

Trước tiên là quản lý thời gian diễn ra tour của nhóm khách hàng đã đặt tour. Trước đây khi chưa sử dụng phần mềm việc quản lý giờ khởi hành chưa được chính xác, có khi nhân viên còn quên thông báo cho khách hàng dẫn đến tình trạng không được lòng tin của khách hàng thậm chí là mất khách

Với phần mềm quản lý du lịch, đặc biệt trước hôm đấy 1 ngày thì hệ thống sẽ có thông báo, ký tự hình máy bay hiện lên và sau ngày đi tour sẽ biến mất. Tính năng này giúp cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn, tránh sự quên và nhầm lẫn .

Về tính năng tra cứu, bạn có thể search đơn bán hàng thông qua ô tìm kiếm để tìm kiếm những tour liên quan đến đơn bán hàng đó

Với bộ lọc, người dùng có thể lọc theo các tiêu chí khác nhau như ngày đặt hàng, đơn bán hàng, báo giá,… Tính năng này giúp cho nhân viên nghiệp vụ tiết kiệm thời gian

Bên cạnh bộ lọc là tính năng nhóm theo. Nó sẽ khiến việc tra cứu của bạn trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Thay vì phải mất hàng giờ tìm kiếm thì giờ đây bạn chỉ mất vài giây cho thao tác này

5. Quản lý mua hàng

>>>Quản lý mua hàng thường

Với những tính năng đơn lẻ được kết hợp trên cùng một hệ thống, giúp liên kết các dữ liệu với nhau dễ dàng từ yêu cầu đến báo cáo mua hàng

Khi tiếp nhận một yêu cầu riêng lẻ của khách hàng hay cần mua một dịch vụ đang bị thiếu, người quản lý tạo đơn mua hàng thường thông qua module mua hàng và bỏ tích ở mục mua Allotment, giúp hệ thống phân biệt giữa đơn mua hàng thường và đơn mua hàng Allotment để quản lý dễ dàng hơn

Một cách khác giúp tạo đơn mua hàng thường dễ dàng thông qua báo giá. Sau khi tạo xong báo giá người quản lý bấm “Tạo đơn mua hàng”, hệ thống tự động tạo ra đơn mua hàng thường

Bên cạnh đó, phần mềm có tính năng tính toán giá ngay trên yêu cầu mua hàng khi đã có hợp đồng tạo sẵn. Hệ thống tự động cập nhật giá và tình trạng thanh toán giúp bạn quản lý tài chính dễ dàng hơn trên từng nhà cung cấp, tránh sai sót, khó kiểm soát.

Mặt khác, hệ thống có tính năng gửi mail trực tiếp ngay trên cùng màn hình đến với nhà cung cấp. Không còn tình trạng phải ghi nhớ nội dung và gửi mail riêng lẻ ở một màn hình khác. Giúp rút ngắn thời gian làm việc cũng như kiểm soát được câu trả lời của nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp xác nhận đơn mua hàng, hệ thống tự động thông báo trên màn hình cho quản lý biết và hoàn thành yêu cầu mua hàng. Hệ thống ghi nhận lại tất cả các giao dịch với nhà cung cấp giúp quản lý xem lại lúc cần thiết

>>>Quản lý mua Allotment

Khác với mua hàng thường, mua hàng Allotment là dạng mua hàng phổ biến của các công ty du lịch, dạng mua hàng theo kiểu giữ chỗ. Việc quản lý mua hàng theo Allotment vô cùng khó khăn khi công ty mua sẵn lượng dịch vụ lớn mà không có phần mềm để quản lý

Phần mềm quản lý du lịch giúp các công ty du lịch dễ dàng tạo đơn mua hàng và quản lý dữ liệu trên cùng một màn hình. Trước đây khi quản lý việc mua hàng Allotment các công ty phải quản lý dữ liệu trên nhiều file khác nhau, làm cho việc ghi nhớ về thời gian các dịch vụ hay quản lý về số lượng dịch vụ đã sử dụng cũng là một khó khăn không hề nhỏ. Tuy nhiên khi sử dụng phần mềm quản lý du lịch, người quản lý dễ dàng kiểm soát được tất cả đơn mua hàng mọi lúc mọi nơi

Khi tạo mới một đơn mua hàng Allotment, người quản lý cần tích vào “Mua Allotment” và xác định được các thông tin cần thiết như: Nhà cung cấp, ngày checkin, ngày checkout,… để tạo mới một đơn mua hàng. Hệ thống cho phép gửi mail trực tiếp trên màn hình tạo đơn mua hàng

Khi gửi mail, phần mềm xuất hiện mẫu email mà hệ thống đã mặc định. Lúc này hệ thống sẽ tự động cập nhật Người nhận ( Lấy giá trị từ trường mail của NCC) ,Tự động đính kèm các file được gắn với nhà cung cấp này trong SO. Mặt khác, Người dùng có thể thêm , bớt file attach mà mình muốn

Một tính năng nổi bật khác của hệ thống là khi nhà cung cấp nhận được mail, nhà cung cấp có thể xác nhận đơn mua hàng trực tiếp ngay trên hệ thống, lúc này hệ thống tự động cập nhật trạng thái “đã xác nhận”. Giúp quản lý quá trình mua hàng một cách dễ dàng hơn

Khi gần đến thời gian của các dịch vụ, hệ thống tự động thông báo lên màn hình của phần mềm sắp hết hạn dịch vụ, giúp bạn sắp xếp, đưa ra chiến lược phù hợp cho công ty của mình

6. Quản lý khảo sát khách hàng

Đối với các công ty du lịch việc khảo sát khách hàng là điều vô cùng cần thiết. Khi một dịch vụ được đưa ra thị trường ai cũng mong muốn nhận được những phản hồi từ người sử dụng dịch vụ. Để từ đó đưa ra những giải pháp phù hợp cho từng sản phẩm, dịch vụ. Tuy nhiên việc lưu trữ và kiểm soát các phiếu khảo sát rất khó khăn khi các doanh nghiệp đang sử dụng phương pháp truyền thống là bằng giấy. Với phương pháp truyền thống các công ty chỉ kiểm soát được kết quả khảo sát trong một tour nhất định và không thể có cái nhìn tổng quát về sản phẩm, dịch vụ trong dài hạn

Với phần mềm quản lý du lịch, doanh nghiệp dễ dàng tạo ra các phiếu đánh giá phù hợp với từng tour. Sau khi tạo ra một mẫu đánh giá thì người quản lý có thể sử dụng lại mẫu đã tạo sẵn để gửi cho các tour tương tự hoặc có thể sửa đổi theo ý muốn của mình

Sau khi tạo xong mẫu khảo sát. Người quản lý dễ dàng chia sẻ đến các khách hàng qua mail trên hệ thống, lúc này hệ thống tự động gợi ý danh sách các tour chưa được đánh giá. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khi phải lựa chọn danh sách khách hàng để khảo sát. Bên cạnh đó hệ thống cho phép gửi tổng hợp nhiều mail cùng một lúc, giúp việc gửi mail đơn lẻ thành việc gửi mail hàng loạt

Khi khách hàng phản hồi, hệ thống tự động thông báo cho người quản lý ngay trên màn hình Feedback trong hệ thống “Câu trả lời”. Trong mỗi phiếu khảo sát hệ thống tự động nhảy câu trả lời khi có phản hồi từ khách hàng

Lúc này người quản lý dựa vào câu trả lời và đánh giá chấm điểm cho từng tour trong “Hồ sơ tour”. Mỗi phiếu đánh giá đều gắn kèm một tour nên khi có câu trả lời khảo sát thì hệ thống tự động cập nhật đánh giá khách hàng vào tour vừa đánh giá, giúp bạn kiểm soát và đánh giá số điểm cho mỗi tour dễ dàng hơn

7. Báo cáo quản trị

Báo cáo quản trị là một trong những tính năng cần có của bất kỳ phần mềm nào. Và phần mềm quản lý du lịch cũng không ngoại lệ. Với tính năng báo cáo, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được các quy trình, dữ liệu của các tour cũng như các nhà cung cấp,… Hệ thống tự động cập nhật theo từng module nhất định trên cùng một màn hình từ khách hàng đến đánh giá. Nhân viên quản lý chỉ cần xác định dữ liệu cần xem và lựa chọn module thích hợp

Lúc này hệ thống tự động liên kết thông tin giữa các module tổng hợp lại trên cùng một màn hình, giúp xem xét dễ dàng và có cái nhìn tổng quát hơn, để đưa ra những giải pháp phù hợp cho công ty, giúp doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả hơn