Ứng dụng toàn diện công nghệ

Trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo

Công nghệ hóa 90% quy trình của trung tâm giáo dục

Quản lý Sales & Marketing

1. Quản lý khách hàng từ nhiều nguồn

Tạo Option form tự động để nhận thông tin khách hàng

Mỗi chiến dịch sẽ gắn với một optin form nên khi xem lại các chiến dịch có thể nhìn thấy các thông tin về cơ hội và số đơn hàng

+ Cơ hội: Bao gồm các Contact đăng ký và Contact đang chăm sóc

+ Đơn hàng: Các đơn hàng đang chờ để thanh toán (tạo ra từ báo giá)

Ngoài ra, trong Optin Form có 3 Smart Button gồm: Lượt xem, cơ hội, có hiệu lực/không hiệu lực

+ Lượt xem: Là đếm theo lượt người truy cập vào web và xem được form

+ Cơ hội = Tổng số lead (tiền năng) + Tổng số Opp (cơ hội)

+ Có hiệu lực/không hiệu lực

Khi học viên quan tâm đến sẽ điền thông tin vào form trên website, facebook hay bất cứ trang mạng xã hội nào,… Từ đấy phần mềm quản lý giáo dục sẽ tự động tạo ra các cơ hôi trên hệ thống của mình

Module này giúp người dùng tạo các Optin Form theo yêu cầu, có thể điều chỉnh các trường thông tin, giao diện Form theo ý muốn của mình.

Optin form là biểu mẫu điền thông tin đăng ký của website hay dịch vụ, là công cụ giúp bạn lấy được thông tin của khách hàng như: Tên, tuổi, email, công ty, điện thoại, ngành nghề kinh doanh,…

Trước khi đưa ra một Optin Form nhân viên marketing nên tạo ra các chiến dịch marketing. Trong mỗi chiến dịch sẽ có một trường UTM, nó là một đoạn mã code mang một ý nghĩa, một giá trị (value) nhất định, khi tạo Optin Form, UTM mang ý nghĩa trong việc đo lường chiến dịch tiếp thị (thường đặt UTM theo tên của chiến dịch hoặc cài đặt ID tự động, Ví dụ: New-Year), khi người dùng truy cập vào một trang web có UTM tương ứng với chiến dịch, phía công ty có thể đo lường được lượng khách hàng tiếp cận,…

Import khách hàng qua file excel

Bên cạnh việc phần mềm tự động nhận thông tin khách hàng từ các optin form thì phần mềm quản lý giáo dục còn có tính năng import khách hàng qua file excel.
Tính năng import từ file excel là một trong những tính năng rất cần thiết của phần mềm quản lý giáp dục. Đây là chức năng cho phép nhập cùng lúc nhiều dữ liệu khách hàng từ file excel có sẵn.

Quản lý thông tin khách hàng

Phần mềm giúp quản lý thông tin khách hàng một cách dễ dàng từ việc xem thông tin, tìm kiến, check trùng thông tin khách hàng,… Khi tạo một khách hàng có các thông tin cơ bản như: Số điện thoại, tên khách hàng,… thì hệ thống sẽ tự động check trong danh sách khách hàng, nếu khách hàng đã tồn tại hệ thống tự động tích vào là khách hàng cũ. Với tính năng này doanh nghiệp giải quyết được tình trạng trùng lặp thông tin khách hàng và giúp nhân viên kinh doanh biết được đây là khách hàng cũ hay khách hàng mới để tiện chăm sóc. Bên cạnh đó việc tìm kiếm khách hàng cũng vô cùng dễ dàng với các bộ lọc với nhiều tiêu chí khác nhau.

2. Quản lý khách hàng phân bổ & Chăm sóc khách hàng

Phân bổ khách hàng cho nhân viên kinh doanh

Trước đây các doanh nghiệp thường khó khăn trong việc phân bổ lead là phân bổ bằng tay, chăm sóc lead thì mất nhiều thời gian do phải lọc thủ công, mở quá nhiều file để có thể lấy thông tin của khách hàng,… Hiện nay phần mềm quản lý giáo dục ERP ra đời giúp bạn dễ dàng với hai cơ chế giúp bạn đơn giản hóa trong việc phân bổ lead cho nhân viên kinh doanh là: Cơ chế đấy (push) và cơ chế kéo (pull).

Cơ chế đẩy (push)

Là cơ chế mà người quản lý tự đẩy các lead giao cho nhân viên kinh doanh của mình. Lúc này hệ thống tự động cập nhật các lead về cho nhân viên được giao. Khi sale vào màn hình, sử dụng bộ lọc “Cơ hội của tôi” thì sale chỉ nhìn thấy các opp liên quan đến mình.

Cơ chế kéo (pull)

Là cơ chế mà sale tự nhận opp về cho mình, tính năng này giúp tiết kiệm thời gian trong công việc và tránh tình trạng nhân viên kinh doanh rãnh rỗi khi đã hoàn thành xong các lead được giao. Để có thể nhận opp về cho mình nhân viên kinh doanh chỉ cần vào màn hình “Contact đang chăm sóc” bỏ hết bộ lọc màn hình lập tức hiển thị toàn bộ lead. Nhân viên sale nhìn vào các opp và bấm chọn “đăng ký”, lúc này hệ thống tự động chuyển opp về cho nhân viên.

Quản lý lộ trình chăm sóc khách hàng

Sau khi nhận được data khách hàng tiềm năng từ phòng Marketing, nhiệm vụ của phòng chăm sóc khách hàng là phải quản lý được lượng khách hàng và chuyển đổi thành doanh số. Tuy nhiên chăm sóc khách hàng theo phương pháp truyền thống sẽ rất khó khăn trong việc không xác định được khách hàng đã chăm sóc đến giai đoạn nào, làm mất thời gian và làm gián đoạn công việc nghiêm trọng

Với phần mềm quản lý giáo dục ERP bài toán ấy đã được giải quyết đơn giản với màn hình thân thiện dễ nhìn, hiển thị rõ ràng các giai đoạn của từng khách hàng. Từ việc khách hàng mới, khách hàng đã gọi điện hay kể cả khách hàng đã hoàn thành khóa học. Hệ thống lưu trữ đầy đủ các thông tin mà bạn cần quan tâm.

Quản lý giao tiếp với khách hàng

Giao tiếp với khách hàng là một điểm mấu chốt mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua, nó có thể phá vỡ doanh nghiệp của bạn cũng có thể làm tăng doanh số của doanh nghiệp đó một cách nhanh chóng. Hiện nay cá nhân viên kinh doanh đang gặp khó khăn trong việc đặt lịch hẹn, gọi điện thoại hay gửi tin nhắn,… dễ bị trùng lặp và bị bỏ sót khách hàng hủy hợp đồng cũng như có ấn tượng không tốt về công ty.

Và phần mềm quản lý giáo dục đã giải quyết được tối đa các vấn đề trên với những tính năng riêng biệt nhưng được tích hợp trong cùng một hệ thống

01.Tính năng đặt lịch

Nhân viên kinh doanh dễ dàng đặt lịch hẹn với khách hàng trên hệ thống. Hệ thống tự động nhắc nhở, thông báo khi gần đến lịch giúp bạn không bị bỏ sót lịch hẹn nào

03. Email

Có 3 kiểu email là email marketing, gửi mail đơn lẻ và email automation

Email marketing: là email được gửi đến cho một tệp khách hàng với mục đích để quảng cáo lớp học của mình.
Gửi mail đơn lẻ: là chỉ chọn một khách hàng duy nhất để gửi mail, với mục đích giải quyết vấn đề các nhân với khách hàng.
Email Automation: là email nhằm giải quyết vấn đề dùng để thông báo cho giảng viên và học viên về tình hình của lớp học, lịch học.

Một tính năng vượt trội của Email trong phần mềm quản lý giáo dục là có “ấn định thời gian”
Hệ thống hiển thị ra Pop Up chọn thời gian, người dùng chọn thời gian lớn hơn thời gian hiện tại
Click “Ấn định thời gian”
Lúc này hệ thống sẽ tự động gửi mail vào thời gian đã ấn định.

Hệ thống tự động tích hợp thông tin dữ liệu khách hàng từ nhiều nơi đổ về một nguồn. Tối ưu hóa các công việc tìm kiếm khách hàng chỉ trong tích tắc. Tự động thu thập khách hàng từ google, facebook hay landingpage,… về phần mềm CRM

02. Call Center

Dùng để thực hiện thao tác liên hệ trực tiếp với khách hàng trên hệ thống, thông qua dịch vụ viễn thông. Chức năng này cho phép nhân viên gọi điện thẳng tới cho khách hàng, đồng thời xem được đơn hàng trong lúc gọi và tìm kiếm nhanh được khách hàng cần gọi.
Có hai cách để tạo cuộc gọi
+ Bấm số cần gọi trên giao diện và click nút “Gọi”
+ Tìm kiếm và chọn khách hàng trên trường “Khách hàng”, hệ thống sẽ tự động hiển thị số điện thoại, thông tin đơn hàng liên quan để tiện cho việc theo dõi, chọn đầu số liên lạc muốn sử dụng để gọi.

Sau khi thực hiện cuộc gọi, thông tin về cuộc gọi sẽ được ghi nhận lại, nhân viên ghi chú về cuộc gọi, có thể đặt lịch hẹn trực tiếp, tạo thông tin khách hàng sau khi kết thúc cuộc gọi.

04. SMS Marketing

Sms marketing cũng tương tự như email marketing marketing.
>>Sms đơn lẻ: dùng để gửi tin nhắn đơn lẻ cho khách hàng, nhằm giải quyết các vấn đề cá nhân với khách hàng và học viên.
>>Sms marketing: cũng tương tự như Email thì tính năng này dùng để gửi tin nhắn hàng loạt cho khách hàng nhằm thông báo và quảng cáo,…

3. Quản lý đơn hàng của khách hàng

Đơn hàng dùng để xác nhận chính thức về việc mua bán mặt hàng giữa khách hàng và nhà cung cấp, Vì vậy phần mềm quản lý giáo dục nên có những tính năng vượt trội để giúp người dùng dễ dàng hơn trong việc tạo đơn hàng và quản lý đơn hàng.

Tạo đơn hàng

Đơn hàng thường

Gồm 2 cách:

Cách 1: Tạo báo giá cho contact đang chăm sóc, sau đó chuyển báo giá thành đơn hàng, đơn giản hơn trong việc lập các báo giá và hóa đơn riêng lẻ, khó kiểm soát, giúp theo dõi, quản lý đơn hàng một cách nhanh chóng, không bị bỏ sót.
Cách 2: Tạo đơn hàng thông thường ở module bán hàng
Mặt khác đơn hàng thường chỉ được tạo duy nhất một đơn hàng, giúp hạn chế được việc đơn hàng bị trùng lặp, nếu bị trùng hệ thống lập tức đưa ra thông báo và không cho tạo đơn hàng tiếp theo.

Đơn hàng đặt cọc

Khác với đơn hàng thường là đơn hàng thường chỉ tạo được một học viên, một lớp học, một đơn hàng. Còn đơn hàng đặt cọc thì một học viên, một lớp học, nhiều đơn hàng. Nhằm giải quyết được vấn đề học viên đấy đăng ký nhưng chưa biết học lớp nào, và có thể đăng kí trước nhiều khóa học để được khuyến mãi. Tránh tình trạng phải tạo ra các đơn hàng 0 đồng dư thừa

Đơn hàng mua cùng nhau

Là đơn hàng mà nhiều người cùng mua theo dạng combo, là các đơn hàng có liên quan với nhau sẽ được hiển thị ra, giúp cho nhân viên kinh doanh dễ dàng biết được các đơn hàng đấy có được khuyến mãi hay không khuyến mãi….

Ví dụ: 3 bạn cùng đăng kí chung lớp học để nhận khuyến mãi

Quản lý khuyến mại

Quản lý khuyến mãi gồm có 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Nhân viên marketing cài đặt các chương trình khuyến mãi và điều kiện của chương trình khuyến mãi.
Giai đoạn 2: Sử dụng trong đơn hàng, nhân viên kinh doanh áp dụng khuyến mãi vào đơn hàng.
Giai đoạn 3: Đối soát, kiểm tra lại xem đơn hàng có đủ điều kiện khuyến mãi hay không để tiến hành thanh toán.
Tính năng này giúp các doanh nghiệp dễ dàng sử dụng chương trình khuyến mãi mà không sợ bị sai sót. Hệ thống sẽ giúp bạn thông báo khi bạn áp dụng mã khuyễn mãi nhưng đơn hàng đấy chưa đủ điều kiện để áp dụng chương trình khuyến mãi đấy.

Quản lý thanh toán của đơn hàng

Quản lý thanh toán của đơn hàng cũng là một tính năng không thể thiếu của phần mềm quản lý giáo dục. Phần mềm giúp bạn dễ dàng lọc ra trạng thái những đơn hàng chưa thanh toán, những đơn hàng đến hạn thanh toán và những đơn hàng đã thanh toán để nhanh chóng thúc giục khách hàng. Tránh tình trạng đơn hàng bị bỏ quên làm giảm doanh thu của công ty.

Phần mềm quản lý giáo dục ERP là một giải pháp phần mềm ERP dựa trên web để hợp lý hóa và quản lý thông tin học viên hiệu quả, phần mềm quản lý Giáo dục được đảm bảo giúp công việc của bạn dễ dàng hơn bằng cách tự động hóa rất nhiều nhiệm vụ hàng ngày. Giúp sales và marketing hạn chế được các rủi ro và rút ngắn được thời gian với việc chăm sóc khách hàng.

Quản lý Vận hành lớp học

1. Quản lý giảng viên và nhân viên vận hành

Hiện nay các công ty trong lĩnh vực giáo dục vẫn còn sử dụng các file excel hay các phần mềm cũ để quản lý về toàn bộ thông tin giảng viên, nhân viên vận hành. Nhưng với số lượng dữ liệu ngày càng lớn dần thì phần mềm cũ khó có thể quản lý được, dẫn đến tình trạng tốn kém về thời gian, tốn kém về nhân lực thậm chí mất nhiều công sức nhưng cũng không quản lý vận hành giáo dục một cách trơn tru. Với tính năng quản lý “Giảng viên – Vận hành” giúp bạn: Quản lý Thông tin, quản lý lịch làm việc, quản lý lịch nghỉ, đăng ký lịch làm việc và quản lý thời gian làm việc.

Quản lý toàn bộ thông tin dữ liệu của giảng viên và nhân viên vận hành

Với phần mềm quản lý giáo dục ERP thì việc quản lý thông tin dữ liệu không đơn thuần là quản lý trên file excel nữa mà quản lý khoa học hơn thông qua module “Vận hành giáo dục” được tích hợp liên kết các tính năng với nhau, dễ dàng quan sát, nắm bắt toàn bộ, đầy đủ thông tin mọi lúc mọi nơi như: Tên giảng viên, phân môn, đăng ký lịch làm việc,…

Nếu các doanh nghiệp về lĩnh vực giáo dục không sử dụng phần mềm quản lý giáo dục ERP sẽ không thể thể kiểm soát được danh sách giảng viên, nhân viên vận hành để tuyển dụng cũng như phân bổ lớp học phù hợp.

Hình ảnh quản lý toàn bộ thông tin, dữ liệu

Bên cạnh đó phần mềm có các tab thông tin giảng viên, thông tin công việc và các trường: Phân môn (Phân môn là các môn học mà giảng viên được giao, có khả năng giảng dạy), cơ sở mong muốn,…

Nhờ những thông tin này mà việc xếp lớp, phân bổ giảng viên trở nên hiệu quả hơn, hệ thống sẽ tự động lọc các giảng viên thích hợp để gợi ý cho nhân viên lựa chọn.

Quản lý dịch giảng dạy, lịch vận hành

Khi doanh nghiệp không sử dụng phần mềm quản lý giáo dục thì lịch giảng dạy cũng như lịch vận hành của giảng viên và người vận hành sẽ phải do quản lý gửi thông báo cho từng người để họ biết được lịch giảng dạy của mình, nhưng với phần mềm quản lý giáo dục thì quản lý có thể cài đặt phân quyền cho từng giảng viên, từng nhân viên vận hành trực tiếp trên hệ thống để họ có thể tự vào xem lịch làm việc của mình trong một thời gian như lịch ngày hôm nay, lịch ngày mai hay là một ngày bất kỳ… bằng công cụ tìm kiếm và bộ lọc tránh tình trạng giảng viên quên lịch giảng và sắp xếp được thời gian hợp lý,…

Quản lý lịch nghỉ

Với tính năng quản lý lịch nghỉ giảng viên dễ dàng tạo đơn xin nghỉ trên hệ thống, hệ thống tự động cập nhật lớp mà giảng viên đấy phụ trách ngay bên dưới, giúp nhân viên quản lý vào phê duyệt có thể dễ dàng chọn giảng viên dạy bù phù hợp với lớp đó.

Khi có một giảng viên xin nghỉ, hệ thống tự động báo đỏ tại buổi học mà giảng viên đó xin nghỉ trên màn hình lịch học. Giúp hỗ trợ nhân viên quản lý nhận biết và sắp xếp giảng viên dạy thay.

Nếu không tìm được giảng viên dạy thay, nhân viên quản lý buộc phải lùi buổi học. Lúc này hệ thống tự động cập nhật thay đổi lại lịch học của lớp bị ảnh hưởng cũng như thông báo cho các học viên về lịch học mới.

Bên cạnh đó hệ thống tự động ghi nhận lại các buổi nghỉ của giảng viên gồm: lý do, ca nghỉ, ngày nghỉ,…

Phần mềm quản lý giáo dục cần phải có tính năng này để giảng viên xin nghỉ. Từ lịch nghỉ của giảng viên, hệ thống sẽ tự động thống kê lại lịch nghỉ, cũng như giúp ích cho việc phân bổ giảng viên dạy bù dễ dàng hơn.

Đăng ký lịch làm việc và quản lý thời gian làm việc của nhân viên

Với phần mềm quản lý giáo dục, giảng viên chỉ cần vào phần mềm để đăng ký lịch làm việc trực tiếp trên hệ thống giúp dễ dàng quản lý, tránh sai sót lúc đăng ký và rút ngắn được thời gian cho nhân viên quản lý. Bên cạnh đó, phần mềm cung cấp đầy đủ các thông tin như: đăng ký số ca tối đa trong tháng, cơ sở mong muốn giảng dạy,… giúp thỏa mãn được nhu cầu của giảng viên và nhân viên vận hành. Lúc này “Đăng ký lịch làm việc” sẽ ở trạng thái “Dự thảo” chờ quản lý phê duyệt.

Sau khi giảng viên đăng ký, hệ thống sẽ thông báo cho nhân viên quản lý và nhân viên quản lý chỉ việc vào hệ thống để phê duyệt. Khi quản lý xét duyệt thì lịch làm việc sẽ được hiển thị ở Menu “Thời gian làm việc” Giúp quản lý dễ dàng lịch làm việc của từng giảng viên, theo dõi lịch làm việc của từng nhân viên. Biết được nhân viên đấy có mong muốn làm việc ngày nào, ở cơ sở nào, ca nào… để thuận lợi cho việc phân bổ giảng viên hợp lý hơn.

2. Quản lý lớp học

Tính năng này cho phép các các công ty về lĩnh vực giáo dục: Tạo lớp học và vận hành lớp học hiệu quả

Tạo lớp học

Với màn hình tạo lớp học hệ thống giúp bạn tạo mới lớp học, quản lý các lớp học đã có sẵn và xem chi tiết các lớp học.

Đối với việc tạo lớp học, nhân viên phải xác định được các thông tin như: tên lớp học, môn học, ca học, ngày khai giảng, cơ sở, giảng viên,…

Khi tạo một lớp học thì các thông tin có thể bị trùng, hệ thống giúp thông báo, check trùng đưa ra các gợi ý phù hợp thỏa mãn cho lớp học đấy, giúp hạn chế việc xếp giảng viên bị trùng lịch giảng, cũng như trùng phòng học,..

Ví dụ: Để phân một giảng viên dạy một lớp nào đó thì cần kiểm tra phân môn, cơ sở mong muốn, lịch đăng ký giảng dạy và thời gian bắt đầu làm việc của giảng viên đó nhưng với hệ thống phần mềm quản lý giáo dục thì hệ thống tự động lọc ra các giảng viên thõa mãn yêu cầu của lớp học đó, nhân viên quản lý chỉ cần lựa chọn một trong những giảng viên được gợi ý. Tương tự như thế thì khi nhân viên xác định được tên lớp học, môn học, cơ sở, ca học thì hệ thống tự động gợi ý phòng học còn trống cho lớp học đấy.

Một lợi ích khác của hệ thống là khi tạo lớp học, bạn nhập “ngày khai giảng” hệ thống tự động cập nhật “số ngày còn lại” để cho bạn biết bạn còn bao nhiêu ngày để khai giảng lớp học đấy, giúp bạn chuẩn bị lớp học tốt hơn. Trước ngày khai giảng một ngày hệ thống tự động thông báo nhắc nhở bạn “đến ngày khai giảng” giúp tránh tình trạng quên lịch khai giảng của các lớp khi phải quản lý quá nhiều dữ liệu cùng một lúc, đồng thời hệ thống tự động gửi mail thông báo lịch khai giảng cho học viên.

Ngoài ra hệ thống còn hiển thị danh sách học viên, danh sách báo cáo điểm danh, học phí của từng học viên, lịch học,…. đây là những công việc mà trước đây phải sử dụng nhiều màn hình và nhiều file excel để quản lý, bây giờ chỉ cần thao tác trên một màn hình dễ dàng hơn.

Bên cạnh đó tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý được các lớp đã có sẵn cũng như xem chi tiết được từng lớp học. Với màn hình thân thiện với người dùng, tích hợp được các thông tin cùng trên một màn hình, giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt được các thông tin cần thiết như: Tên lớp học, ngày khai giảng, ngày tốt nghiệp, ca học, đã tuyển, còn trống,…

Vận hành lớp học

Khi một lớp học được đưa vào vận hành thì hệ thống cũng hỗ trợ người dùng thống kê về thông tin chi tiết của lớp học trong thời gian vận hành nhằm phục vụ được mục đích, nhân viên quản lý có thể theo dõi được xu hướng của học viên, đánh giá được số lượng học viên theo học của từng lớp cũng như phục vụ cho việc điểm danh và thu phí.

Đối với việc điểm danh

Theo cách truyền thống, mỗi lớp học được phát cho một danh sách để điểm danh trên giấy, tuy nhiên cách lưu trữ dữ liệu trên giấy rất lộn xộn, dễ gây sai sót, nhầm lẫn dẫn đến tình trạng không thể kiểm soát được tình hình học tập của từng học viên. Và để khắc phục cho tình trạng đó, phần mềm quản lý giáo dục có tính năng điểm danh ngay trên hệ thống. Với việc lưu trữ được dữ liệu điểm danh theo từng lớp học giúp nhân viên theo dõi một cách sát sao từng học viện, biết được ngày hôm nay học viên nào vắng học để gọi điện bố trí lịch học bù luôn cho học viên đấy ngay trên hệ thống chỉ một bước đơn giản.

Sau khi chọn phiếu học bù, điền buổi học mong muốn, hệ thống tự động gợi ý ra các lớp học phù hợp để có thể học bù, nhân viên chỉ cần bấm chọn lớp thích hợp.

Bên cạnh đó phần mềm giúp bạn điểm danh tổng thể của từng lớp học, tổng số buổi học, tổng số học viên đi học đều được cập nhật và lưu trữ trên hệ thống với độ chính xác cao. Trong danh mục báo cáo điểm danh, thông tin điểm danh của từng học viên sẽ được hiển thị đầy đủ từng buổi học, những buổi vắng mặt hệ thống sẽ tự động bôi đỏ giúp nhân viên quản lý dễ dàng theo dõi tình hình học tập của từng học viên.

Đối với việc thu phí

Phần mềm được thiết kế tối ưu, thân thiện với người dùng, giúp nhân viên quản lý tiết kiệm được thời gian trong quá trình và quản lý học phí của từng học viên, đồng thời phần mềm cũng giúp bạn tiết kiệm được công sức cho việc kê khai, thoi dõi học phí. Với số lượng học viên ngày càng đông thì việc quản lý học phí lại càng khó khăn hơn, vì thế các công ty về lĩnh vực giáo dục càng không thể thiếu tính năng này. Hệ thống thông báo chính xác các khoản như: học phí, số tiền đã đóng, số tiền còn thiếu, người thu,... giúp làm tiền đề cho việc thu phí dễ dàng cũng như để giải quyết những trục trặc xảy ra sau này nếu có.

3. Quản lý học bù, chuyển lớp, bảo lưu

Quản lý học bù chuyển lớp

Đối với việc học bù chuyển lớp phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý, kiểm soát việc học bù, chuyển lớp dễ dàng với 2 cách tạo phiếu. Thông qua danh sách điểm danh của các lớp, người quản lý dễ dàng thấy được những học viên vắng mặt vào buổi nào và hệ thống giúp hỗ trợ đăng ký học bù cho học viên đấy ngay trên màn hình điểm danh, thực hiện tạo lớp học bù trực tiếp sau mỗi buổi học nhanh chóng, cập nhật thỏa mãn cho học viên về nhu cầu học bù, chuyển lớp, lúc này hệ thống tự động gợi ý lớp học bù phù hợp nhất với buổi nghỉ của học viên đấy. Một cách khác người quản lý có thể tạo lớp học bù trên màn hình “Học bù, chuyển lớp, bảo lưu”. Người quản lý chỉ cần xác định được Tên học viên, lớp hiện tại, hệ thống tự động gợi ý cho bạn các số buổi mà học viên ấy vắng mặt mà chưa học bù.

Bên cạnh đó hệ thống giúp truy xuất được lịch sử xếp lớp của giảng viên, tự động cập nhật lại các trạng thái của cả lớp mới và lớp cũ sau khi có học viên đăng ký lịch học bù, chuyển lớp. Đồng thời hệ thống tự động ghi nhận lại các yêu cầu mà học viên đó đã yêu cầu, giúp quản lý tình trạng học tập của học viên dễ dàng hơn và xem xét được mức độ học bù chuyển lớp để ghi nhận phí dịch vụ.

Quản lý bảo lưu

Nghiệp vụ bảo lưu cũng là một nghiệp vụ quan trọng trong việc quản lý vận hành lớp học, với lượng học viên quá lớn và quản lý dữ liệu bằng các file excel hay các công cụ cũ sẽ làm cho nhân viên quản lý khó kiểm soát được thời gian bảo lưu của học viên đấy, vì việc bảo lưu khóa học không đơn thuần đóng tiền là được bảo lưu trọn đời, mỗi khóa học sẽ đều có một thời gian bảo lưu nhất định, và nhân viên quản lý có nhiệm vụ phải nhắc nhở học viên lúc hết hạn bảo lưu.

Với phần mềm quản lý giáo dục khi nhân viên tạo phiếu “bảo lưu” thì phiếu sẽ được lưu ở trạng thái phiếu đề nghị. Khi đến hạn hệ thống sẽ tự động thông báo cho nhân viên bằng cách báo đỏ trên màn hình của hệ thống để nhân viên gọi điện cho học viên.

Phần mềm giúp hạn chế tình trạng thiết sót trong việc bảo lưu cũng như chăm sóc học viên tốt hơn, tạo niềm tin đối với học viên và khách hàng của mình.

4. Báo cáo tổng quan

Tính năng báo cáo tổng quan hay còn gọi là module “Tổng quan lịch học” giúp nhân viên tạo lớp học dễ dàng, xếp lịch học cho các lớp. Hệ thống thống kê ra màn hình toàn bộ các lịch học của toàn bộ các cơ sở và phòng học trong một giai đoạn nhất định. Nhân viên quản lý chỉ cần lựa chọn khoảng thời gian mà mình muốn xem.

Hệ thống tự động cập nhật lên màn hình “Tổng quan lịch học” các thông tin như: giảng viên, ca học, số buổi mỗi lớp,… phục vụ tối ưu trong việc sắp xếp lớp cũng như quản lý lớp học, nhân viên quản lý dễ dàng nhìn vào để điều chỉnh sao cho phù hợp nhất.

Bên cạnh đó hệ thống gồm các bộ lọc, nhóm theo,… giúp tìm kiếm nhanh các thông tin mà nhân viên quản lý muốn xem.

Ví dụ: Trong thời gian một tháng, bạn chỉ muốn xem lịch tuần, hay theo phòng học, theo cơ sở thì chỉ cần bọn nhóm theo Tuần, theo phòng học,… Hệ thống tự động xử lý và hiển thi trên màn hình trong một tích tắc.

5. Quản lý cơ sở, phòng học

Bên cạnh quản lý giảng viên, lớp học,… Hệ thống còn giúp quản lý về cơ sở, phòng học, môn học, ca học. Với phần mềm quản lý giáo dục, việc lưu trữ dữ liệu trở nên dễ dàng, các dữ liệu được liên kết với nhau một cách chặt chẽ, cho biết được, mỗi cơ sở có bao nhiêu phòng học, mỗi phòng học có sức chứa là bao nhiêu,…

Khi tạo một lớp học bạn cần quan tâm đến môn học, cơ sở cần tạo, cơ sở đó có bao nhiêu phòng, gồm những phòng nào và sức chứa của từng phòng,… Lúc này hệ thống tự động kết nối các dữ liệu với nhau và đưa ra gợi ý phù hợp nhất.

Ví dụ: Khi bạn muốn mở một lớp mới ở một cơ sở nào đó, nhưng không biết được cơ sở đó có những phòng nào là phù hợp, thì hệ thống sẽ tự động gợi ý cho bạn biết được các phòng học còn trống. Hệ thống còn đưa ra cho bạn sức chứa tối đa của phòng học đó, giúp bạn cân bằng được số lượng cần tuyển sinh một cách phù hợp nhất, tránh trường hợp bị thừa chỗ và thiếu chỗ.

Điều hành một tổ chức giáo dục thì bạn không thể bỏ qua những dụng của phần mềm quản lý giáo dục trên để tối ưu hiệu suất hoạt động doanh nghiệp của mình. Module này giúp bạn quản lý toàn bộ thông tin, hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ chính trong vận hành của lớp học một cách tổng quát, giúp gắn kết ổn định và hiệu quả nhất. Muốn hệ thống được diễn ra trơn tru thì sự hỗ trợ của phần mềm quản lý giáo dục là điều cần thiết không thể thiếu trong thời đại 4.0 như hiện nay.