Quản Lý bán lẻ - Entrust Consulting Company

xây dựng giải pháp kinh doanh bán lẻ cho các doanh nghiệp

Hệ thống được thiết kế thành 4 kiến trúc lớn

Hệ thống quản lý kế hoạch

Dành cho người quản trị, theo dõi các hoạt động, cài đặt các chính sách, giúp người quản trị dễ dàng ra quyết định, dễ dàng điều chỉnh hệ thống quản lý

Hệ thống vận hành nhân sự

Dành cho từng cán bộ vận hành với các module riêng phù hợp cho từng nhu cầu riêng của các bộ phận

Hệ thống quản lý dữ liệu (master data)

Cho phép quản lý dữ liệu tập trung, chia sẻ dữ liệu giữa các bộ phận trong giới hạn phân quyền

Hệ thống hỗ trợ

Giúp thiết kế các logic về cảnh báo, logic về SMS/Email, logic phân quyền, phê duyệt, và hệ thống giúp log lại các hoạt động của user để có thể tra cứu khi cần

Lợi ích từ hệ thống

⇒Các hệ thống giúp bảo mật thông tin, kết nối người dùng, tăng trải nghiệm người dùng

⇒Hệ thống linh hoạt giúp dễ dàng cài đặt

Các tính năng chính

01. Hệ thống quản lý mua hàng

Quy trình tổng quát:

1. Báo cáo sản phẩm (Hỗ trợ quá trình đặt hàng)

Báo cáo sản phẩm giúp hỗ trợ ra quyết định đặt hàng
1. Đối với sản phẩm đang bán:
– Báo cáo tồn kho hiện tại, tồn kho đang về
– Báo cáo doanh số theo thời kỳ (30 ngày gần nhất, cùng kỳ các năm trước)
– Các chỉ số kinh doanh khác hỗ trợ đặt hàng
1. Đối với sản phẩm mới
– Cài đặt được các chỉ số theo thuộc tính sản phẩm (các chỉ số có thể biến động theo thời gian)
– Từ các chỉ số có thể tính ra điểm sản phẩm để làm cơ sở mua hàng
– Chỉ số này có thể áp dụng cho sản phẩm đang bán

2. Đề xuất mua hàng

Sau khi theo dõi báo cáo, các bộ phận liên quan sẽ lên đề xuất đặt hàng
1. Tự động đề xuất đặt hàng
– Với những sản phẩm phụ kiện, thường kỳ có thể đặt tồn kho tối thiểu để tự động đề xuất đặt hàng khi đạt ngưỡng tồn kho tối thiểu
1. Đề xuất đặt hàng
– Các bộ phận liên quan có thể tạo đề xuất đặt hàng bao gồm: sản phẩm, số lượng, ngày đề nghị, người phê duyệt,…
– Có thể theo dõi được chi phí dự kiến (giá sản phẩm, chi phí mua hàng dự kiến) để làm cơ sở đặt hàng

3. Phê duyệt đề xuất

Phê duyệt đề xuất
– Đề xuất đặt hàng có các trạng thái: Đã gửi đề xuất, đã duyệt lần 1, đã duyệt lần 2, cần điều chỉnh,… để làm cơ sở theo dõi và phê duyệt
– Có thể cài đặt các loại sản phẩm, hạn mức để gắn các bộ phận phê duyệt tương ứng (có những sản phẩm cần nhiều cấp duyệt, có những sản phẩm có thể phê duyệt ngắn)
– Tự động lựa chọn người phê duyệt theo chức danh (trưởng bộ phận, CEO,…)
– Các bước duyệt có thể song song hoặc nối tiếp
– Có thể cài SLA (thời hạn phê duyệt và điều chỉnh) các các bộ phận thực hiện đúng thời gian quy định, đảm bảo luồng đặt hàng đúng hạn
– Có thể phê duyệt 1 phần của đề nghị để thực hiện đặt hàng trước
-Có thể tổng hợp tất cả các đơn đề nghị thành tổng hợp đề nghị (để theo dõi được tổng số đặt hàng)
Trao đổi thông tin trong quá trình phê duyệt
– Khi phê duyệt có thể điều chỉnh lại số lượng so với đề nghị đặt hàng, các điều chỉnh có cột riêng để thể hiện để theo dõi thông tin
– Có thể trao đổi thông tin (chat, message) trong quá trình đề nghị và tag những người liên quan để xử lý

4. Lựa chọn nhà cung cấp

Lưu trữ thông tin nhà cung cấp
– Lưu trữ thông tin contact của các nhà cung cấp
– Lưu trữ bảng giá của nhà cung cấp cho các sản phẩm, theo thời gian, cùng các chính sách giao hàng (để làm cơ sở quyết định khi chọn nhà cung cấp)
– Lưu trữ các thông tin kế toán của nhà cung cấp như: Hạn mức công nợ cho phép, công nợ hiện tại,… để làm cơ sở đặt hàng
Xem được danh sách các đơn hàng của nhà cung cấp trong quá khứ để theo dõi chất lượng giao hàng và sản phẩm
Lựa chọn nhà cung cấp
– Có thể lựa chọn nhà cung cấp trên đơn tổng hợp đề nghị mua hàng (để gộp các đề nghị lại, đặt hàng nhà cung cấp 1 lần)
– Tại cùng 1 sản phẩm và số lượng, có thể so sánh thông tin giữa các nhà cung cấp (giá, chính sách…) để quyết định lựa chọn nhà cung cấp
– Có thể cộng gộp các chi phí mua hàng dự kiến để có thể so sánh giá thực tế giữa các nhà cung cấp (VD: Khi phải so sánh giữa nhà cung cấp trong nước và nhập khẩu)
– Tự động sinh ra các đơn mua hàng Nhà cung cấp sau khi lựa chọn nhà cung cấp trên đơn tổng hợp đề nghị

5. Thương thảo và phê duyệt giá, chính sách

Trao đổi thông tin với nhà cung cấp
– Có thể xuất đơn đặt hàng theo mẫu đề nghị mua hàng của nhà cung cấp để gửi nhà cung cấp theo mẫu
– Có thể gửi thông tin cho nhà cung cấp qua email ngay trên hệ thống (có đính kèm mẫu xuất đơn)
-Có thể quản lý trạng thái “đã gửi nhà cung cấp) để quản lý thời gian xử lý
Xác nhận thông tin với nhà cung cấp
– Xác nhận thông tin giá của sản phẩm
– Xác nhận thông tin chính sách thanh toán của sản phẩm
– Xác nhận thông tin chính sách chiết khấu (trong đơn và định kỳ (rebate)) của đơn hàng
– Xác nhận thời gian giao hàng dự kiến
– Xác nhận các chi phí mua hàng khác
Sau khi xác nhận thông tin với nhà cung cấp thì hệ thống tự động sinh ra phiếu nhập kho, để theo dõi thời gian nhập kho sản phẩm

6. Thanh toán và xử lý chiết khấu, chính sách, phân bổ chi phí

Cài đặt và theo dõi chương trình chiết khấu của nhà cung cấp
– Cho phép cài đặt thông tin chiết khấu của nhà cung cấp theo: sản lượng, theo thời gian, theo sản phẩm, nhóm sản phẩm, thương hiệu,…
– Cho phép tự động dựa trên thông tin mua hàng và nhận hàng của nhà cung cấp để tổng hợp các chiết khấu (tháng, quý,…) có thể nhận được – để đối chiếu thông tin với nhà cung cấp
Tạo hóa đơn và quản lý thanh toán
– Cho phép tạo hóa đơn, ghi nhận công nợ Nhà cung cấp theo các kỳ thanh toán đối với nhà cung cấp (đặt cọc, theo tiến độ nhận hàng)
– Theo dõi các khoản phải trả để thanh toán nhà cung cấp đúng hạn
(Mô tả chi tiết hơn trong module kế toán)
Phân bổ chi phí mua hàng
– Cho phép phân bổ chi phí mua hàng vào đơn mua hàng hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau như: theo giá trị, theo số lượng, theo trọng lượng,..

7. Hỗ trợ nhập khẩu

Hỗ trợ nhập khẩu
– Cho phép in các mẫu chứng từ hỗ trợ nhập khẩu bao gồm: Invoice packinglist… để dễ dàng in ấn, kê khai
– Hỗ trợ in ấn tên sản phẩm theo tên quốc tế, các tên khác để hỗ trợ kê khai
– Cho phép cài đặt trọng lượng của sản phẩm để khai báo và dự tính được chi phí mua hàng
– Cho phép quản lý phương tiện đặt hàng (cont/air), quản lý đơn vị vận chuyển, mã tàu,… để hỗ trợ tra cứu, xác nhận

8. Theo dõi nhập hàng

Theo dõi thời gian nhập hàng
– Từ thời gian xác nhận nhập hàng dự kiến với nhà cung cấp hệ thống sẽ cộng thêm thời gian phát sinh dự kiến để ra được thời gian giao hàng
– Tại các đơn đặt hàng có thể liên tục theo dõi được thời gian giao hàng để theo dõi các đơn trễ để điều phối

9. Nhập kho sản phẩm

Kiểm duyệt nhập kho
– Cho phép cài đặt quy trình kiểm duyệt khi nhập kho sản phẩm từ nhà cung cấp: loại kiểm duyệt, bước kiểm duyệt
-Cho phép ghi nhận kết quả kiểm duyệt khi nhập kho để phân loại các sản phẩm pass kiểm duyệt và các sản phẩm failed
– Tại các đơn đặt hàng có thể liên tục theo
Xử lý các trường hợp khi nhập kho
– Xử lý trường hợp đơn hàng giao nhiều lần (cho phép nhập kho 1 phần – tạo phiếu nhập kho riêng để hoàn thành, các sản phẩm còn lại có phiếu nhập kho riêng để chờ nhập kho khi hàng về)
– Xử lý thiếu hàng, lỗi hỏng trong quá trình nhập kho (treo các thông tin thiếu hàng, lỗi hỏng để đợi xử lý)
– Hỗ trợ luồng Trả hàng nhà cung cấp theo số sản phẩm không đạt chất lượng hoặc trả lại theo chính sách (đã nhập kho 1 thời gian)
– Cho phép quản lý sản phẩm theo serial hoặc theo lô hoặc không tracking, khi nhập kho sản phẩm cho phép nhập serial của sản phẩm để quản lý chi tiết tới seria
– Có thể sử dụng các thiết bị tít mã vạch để hỗ trợ nhập kho, hỗ trợ kết nối bartender để in mã vạch cho các sản phẩm nhập kho (khi có nhu cầu in barcode)

02. Hệ thống quản lý chính sách bán lẻ

Quy trình tổng quát:

1. Quản lý level khách hàng

Quản lý danh sách các Hạng của khách hàng
– Định nghĩa Hạng của khách hàng, tên của từng level
– Định nghĩa điều kiện chuyển giữa các level khách hàng
– Hạng khách hàng có thể gắn với khách hàng cụ thể trên hệ thống hoặc gắn thông qua thẻ cứng (nếu phát hành thẻ cứng)
Phát hành thẻ vật lý
– Quản lý danh sách thẻ trên hệ thống
– Quản lý phân phát thẻ về các cửa hàng
– Quản lý phân phát thẻ từ cửa hàng tới khách hàng khi đạt điều kiện

2. Quản lý chương trình khuyến mại

Định nghĩa các điều kiện khuyến mại
Cho phép định nghĩa các điều kiện để đơn hàng đủ điều kiện khuyến mại bao gồm:
– Điều kiện theo giá trị đơn hàng
– Điều kiện theo khách hàng (hạng khách hàng, doanh số tích lũy,…)
– Điều kiện theo kênh bán hàng (cửa hàng, online,…)
– Điều kiện theo sản phẩm (sản phẩm, nhóm sản phẩm, thuộc tính sản phẩm, theo tag,…). Với các trường hợp đặc biệt có thể xuất sản phẩm để gắn tag, sau đó áp dụng chương trình khuyến mại dành riêng cho tag đã gắn
– Các điều kiện có thể cài đặt theo kịch bản bao gồm (include) hoặc loại trừ (exclude)
– Điều kiện theo thời gian
– Cài đặt các chương trình được áp dụng cùng nhau hoặc không áp dụng cùng nhau
Cài đặt thứ tự ưu tiên khi áp dụng các chương trình
Định nghĩa các loại khuyến mại
– Giảm giá đơn hàng: cho phép cài đặt giảm giá theo % hoặc theo số tiền của đơn hàng đủ điều kiện
– Giảm giá sản phẩm
– Tặng sản phẩm
– Tặng coupon để khuyến mại cho lần mua tiếp theo

3. Quản lý coupon (mã giảm giá)

Định nghĩa các điều kiện của coupon
Cho phép định nghĩa các điều kiện của coupon bao gồm:
– Số lần sử dụng coupon trên mỗi coupon và trên mỗi 1 khách hàng
– Các tiền tố, hậu tố của coupon, số ký tự của coupon (để tự động sinh coupon)
– Chương trình khuyến mại gắn với coupon
– Số lượng coupon muốn sinh
Tự động sinh và quản lý mã coupon
– Cho phép tự động sinh mã coupon theo các điều kiện đã cài đặt
– Cho phép quản lý trạng thái sử dụng của coupon (thời điểm sử dụng, khách hàng sử dụng, cửa hàng sử dụng,…)

4. Quản lý tích và tiêu điểm

Định nghĩa các kịch bản tích điể
– Cho phép định nghĩa các điều kiện tích điểm: theo hạng khách hàng, theo thời gian,…
– Cho phép định nghĩa quy đổi giá trị đơn hàng về điểm (VD: 1,000đ = 1 điểm)
– Cho phép nhiều kịch bản tích điểm chạy song song (VD: Mong muốn tích điểm nhân đôi cho 1 số sản phẩm)
Định nghĩa kịch bản tiêu điểm
– Định nghĩa quy đổi giữa điểm và tiền mặt
– Có thể định nghĩa đổi điểm lấy quà (giống 1 dạng chương trình khuyến mại)

5. Quản lý phát hành và tiêu dùng giftcard (thẻ thanh toán trước)

Tạo và phát hành giftcard
– Giftcard là thẻ có giá trị như tiền mặt, khách hàng có thể sử dụng nhiều lần (VD: Giftcard 2 triệu có thể dùng 1 lần 500.000đ, 1 lần khác 1.500.000đ trên 2 đơn khác nhau) – được sử dụng như 1 dạng trả trước của khách hàng
– Cho phép sinh các loại giftcard với giá trị tương ứng trên hệ thống
– Cho phép quản lý thời gian sử dụng của giftcard
– Quản lý trạng thái phát hành giftcard (phát hành tới cửa hàng, phát hành tới khách hàng)
-Active giftcard – Giftcard chỉ được sử dụng khi active theo các điều kiện nhất định (VD: Active thông qua POS,…)
Quản lý giftcard
Quản lý danh sách giftcard đã phát hành, số tiền đã sử dụng, đơn hàng liên quan
– Quản lý các báo cáo giftcard liên quan để tránh một số trường hợp fraud (rủi ro) có thể phát sinh

6. Quản lý bảng giá bán lẻ

Tạo bảng giá
– Tạo được nhiều bảng giá trên cùng 1 sản phẩm trên hệ thống (để có thể gắn các bảng giá cho các hạng khách hàng riêng với chính sách riêng)
– Cài đặt được giá theo số lượng đặt hàng, theo thời gian
– Cài đặt được các bảng giá đặc biệt như: Flash sales, hàng đồng giá,…
– Có thể import được bảng giá từ file excel
Gắn bảng giá cho khách hàng
– Mỗi khách hàng khác nhau sẽ được gắn các bảng giá tương ứng để có giá phù hợp
– Có thể gắn bảng giá tự động thông qua hạng thẻ của khách hàng
– Có thể gắn được phạm vi áp dụng của bảng giá (chỉ áp dụng online, chỉ áp dụng ở 1 số cửa hàng,…)

03. Hệ thống quản lý bán hàng tại quầy

Quy trình tổng quát:

1. Quản lý tạo và mở phiên bán lẻ

Định nghĩa các điểm bán lẻ (POS), phiên bán hàng
– Mỗi máy tính bán hàng tại cửa hàng là một điểm bán lẻ (POS)
– Mỗi điểm bán lẻ sẽ gồm nhiều phiên (là các thu ngân mở phiên của mình để bán hàng – ghi nhận đơn hàng)
– Mỗi điểm bán lẻ (POS) cài đặt được các thông tin bao gồm: tên điểm (quầy), các hình thức thanh toán áp dụng, kho (để trừ tồn kho vào kho tương ứng)
-Danh sách nhân viên bán hàng cho từng quầy (để ghi nhận đúng doanh thu cho nhân viên bán hàng của cùng 1 quầy)
Mở phiên bán hàng
– Cho phép nhập số tiền đầu phiên (để đối soát tiền mặt cuối phiên)
– Khi mở phiên bán hàng hệ thống sẽ tự động load các dữ liệu trên hệ thống để bắt đầu phiên bao gồm: sản phẩm, giá, tồn kho, khuyến mại, khách hàng…
– Việc loading này với mục tiêu đưa toàn bộ thông tin về máy tính đang bán hàng để kể cả khi mất mạng cũng có thể bán được hàng với các thông tin đã load

2. Quản lý tạo đơn hàng bán lẻ cho khách hàng

Lựa chọn sản phẩm
– Cho phép lựa chọn sản phẩm bằng tít mã barcode hoặc tìm kiếm sản phẩm theo tên, theo mã
– Nhập số lượng khách mua sau khi chọn sản phẩm
– Tự động lấy giá sản phẩm theo bảng giá để hiển thị và thông báo với khách hàng
Tìm kiếm khách hàng
– Có thể tít mã thẻ (nếu có) để tìm kiếm khách hàng hoặc tìm kiếm qua số điện thoại, tên khách hàng
– Giá sản phẩm sẽ tự động được áp dụng theo bảng giá tương ứng của khách hàng
– Khi chọn khách hàng sẽ hiển thị thông tin điểm hiện tại của khách, hạng thẻ của khách

3. Quản lý sử dụng coupon và khuyến mại

Khuyến mại
-Cho phép cảnh báo nếu đơn hàng đủ điều kiện của chương trình khuyến mại. Cho phép thu ngân lựa chọn CTKM cho khách (nếu phù hợp với nhiều chương trình)
Coupon
– Cho phép nhập (hoặc tít) mã coupon để áp dụng coupon cho khách hang
Giảm giá khác (trường hợp đặc biệt)
– Cho phép các giảm giá khác (trên toàn đơn) cho các trường hợp đặc biệt (để sử dụng cần có mã thẻ của cửa hàng trưởng)

4. Chọn hình thức thanh toán và sử dụng giftcard

Lựa chọn hình thức thanh toán
– Cho phép lựa chọn hình thức thanh toán: tiền mặt, Ngân hàng, VNPay,… để ghi nhận số tiền và hình thức thanh toán của khách hàng
-Tự động tính số tiền trả lại để trả lại cho khách hang
Sử dụng Giftcard
-Cho phép chọn hình thức thanh toán là giftcard, tít mã thẻ giftcard để kiểm tra số tiền còn lại và sử dụng
In bill
– Cho phép in bill sau khi khách hàng thanh toán thành công
-Trong trường hợp khách hàng được khuyến mại coupon cho lần mua sau sẽ in thêm 1 bill có mã coupon
Hỗ trợ khác
-Kiểm tra tình trạng thanh toán (đối với trường hợp khách thanh toán qua thẻ) – sử dụng phương pháp tích hợp với SMS Banking về số điện thoại tổng đài để ghi nhận trạng thái thanh toán và báo với thu ngân

04. Hệ thống quản lý bán sỉ (bán buôn đại lý)

Quy trình tổng quát:

1. Cài đặt các chính sách bán hàng

Định nghĩa chương trình chiết khấu, chính sách bán hàng
– Cho phép cài đặt thông tin chiết khấu theo: sản lượng, theo thời gian, theo sản phẩm, nhóm sản phẩm, thương hiệu,…
– Có thể cài đặt tặng hoàn tiền, tặng chiết khấu cho các đơn tiếp theo,… khi đạt được sản lượng và điều kiện
Cài đặt bảng giá bán buôn
– Có thể cài đặt bảng giá bán buôn riêng cho từng khách hàng theo hợp đồng đã ký kết và báo giá định kỳ (nếu có)
– Có thể cài đặt để giới hạn mỗi khách hàng chỉ có thể mua các sản phẩm được xác định từ trước (theo thương hiệu, theo danh mục,…)
Cài đặt các tham số khác
– Cài đặt hạn mức công nợ cho khách hàng để quản lý và cảnh báo
– Cài đặt nhân viên kinh doanh để mỗi khách hàng sẽ có nhân viên kinh doanh riêng chăm sóc và tính doanh số cho nhân viên kinh doanh

2. Cài đặt cấu trúc team kinh doanh

Cài đặt cấu trúc độ ngũ kinh doanh
– Cho phép cài đặt cấu trúc đội ngũ kinh doanh: các đội kinh doanh (sales team), trưởng các bộ phận kinh doanh, các khu vực, các sales trong từng sales team
-Sau khi cài đặt thì quyền xem thông tin cũng như các tính năng khác sẽ được cấu trúc theo phân quyền của những khách hàng mà nhân viên kinh doanh quản lý
Cài đặt KPI
– Từ các team kinh doanh có thể cài KPI để so sánh với thực tế làm cơ sở tính lương và đánh giá nhân sự

3. Tạo đơn hàng cho khách hàng

Tạo đơn hàng cho Đại lý, mua sỉ
– Cho phép add hoặc import sản phẩm khách hàng cần mua (hoặc duplicate đơn trong quá khứ)
– Cho phép kiểm tra khách hàng có đang được phép mua sản phẩm trong đơn hay không để cảnh báo
– Cho phép kiểm tra tồn kho (tồn hiện tại và tồn đang về) xem có đáp ứng được được hàng hay không
– Cho phép hiển thị đúng giá của khách hàng đã cài đặt (theo hợp đồng)
– Cho phép apply chương trình khuyến mại (nếu đang có khuyến mại) cho khách hàng
– Cho phép tự động tính hoặc add thêm các loại chi phí trong đơn hàng (chi phí vận chuyển,…) để đưa vào đơn giá
– Ghi nhận thời gian mong muốn nhận hàng của khách hàng để làm cơ sở cho kho và logistics xuất hàng

4. Xác nhận đơn hàng

Xác nhận đơn hàng
– Có thể xuất đơn hàng thành file theo mẫu để gửi email cho khách hàng xác nhận
– Có thể gửi email cho khách hàng (kèm file đính kèm) ngay trên hệ thống
Phê duyệt đơn hàng
– Cho phép phê duyệt nội bộ đơn hàng theo nhiều cấp
-Đối với trường hợp khách hàng vượt qua hạn mức công nợ có cảnh báo riêng để cho các bộ phận riêng xử lý
Nhặt hàng và xuất kho
– Cho phép in các đơn hàng theo thứ tự ưu tiên để phân công nhặt và đóng gói hàng hóa
– Có thể xử lý các luồng phức tạp như: điều chuyển hàng từ nhiều kho về chung 1 điểm để xuất kho
– Có thể xuất kho nhiều lần cho khách hàng
– Có thể tít barcode để xác nhận các sản phẩm khi xuất kho
Ghi nhận công nợ
– Cho phép ghi nhận công nợ của khách hàng theo tiến độ giao hàng
– Cho phép theo dõi công nợ và hạch toán đúng công nợ của khách hàng
– Cho phép theo dõi và phân tích tuổi nợ của khách hàng
Thanh toán
– Cho phép ghi nhận thanh toán các khoản trả trước (đặt cọc) của khách hàng
– Cho phép ghi nhận thanh toán của khách hàng theo công nợ
Tổng hợp tặng thưởng chính sách cuối kỳ
– Cho phép tổng hợp đơn hàng của khách hàng để tổng hợp theo kỳ (tháng, quý, năm): chương trình nào, có những khách hàng nào được tặng thưởng, được tặng thưởng bao nhiêu
– Quản lý việc thực hiện thanh toán, tặng thưởng cho khách hàng

05. Tích hợp hệ thống thương mại điện tử

Quy trình tổng quát:

1. Tích hợp danh sách sản phẩm

Khi tạo sản phẩm
– Khi tạo sản phẩm từ Odoo sẽ tích hợp đẩy sản phẩm sang Ecommerce (để tiếp tục điền các thông tin khác trước khi onsite)
– Sẽ đẩy lên toàn bộ các trang ecommerce, các trang sẽ quyết định sản phẩm nào onsite, sản phẩm nào không
Khi chỉnh sửa sản phẩm
– Xác định các trường sẽ động bộ từ Odoo sang khi thay đổi (VD: Tên sản phẩm, mã sản phẩm)
Khi xóa/ẩn sản phẩm
– Khi xóa/ẩn sản phẩm sẽ tích hợp để Ecommerce cũng xóa/ẩn sản phẩm

2. Tích hợp tồn kho

Mapping kho
– Mapping mã kho giữa 2 bên để đồng bộ tồn kho của sản phẩm theo từng kho
– Lựa chọn các vị trí trong kho đồng bộ lên Ecommerce (Trong kho của Odoo có nhiều location. VD: Location “Vỡ hỏng” – thì sẽ cần xác định location nào sẽ đồng bộ lên Ecommerce)
Đồng bộ tồn kho
– Định kỳ đồng bộ tồn theo từng sản phẩm, từng kho lên các trang Ecommerce
– Tồn kho đồng bộ là tồn kho có thể bán (đã trừ đi các tồn kho bị reserve cho các đơn hàng)

3. Tích hợp giá sản phẩm

Giá tại Odoo
– Để xác định giá sản phẩm cần 3 tham số: Khách hàng, số lượng mua
Các kịch bản tích hợp
– Khi khách hàng chưa đăng nhập sẽ tích hợp bảng giá của khách lẻ (bảng giá default), khi khách đăng nhập sẽ lấy bảng giá tương ứng cho khách hàng đã đăng nhập
– Khi khách xem các trang listing thì sẽ tích hợp để lấy bảng giá với số lượng mua là 1
– Khi khách đưa sản phẩm vào giỏ hàng, dựa vào số lượng sản phẩm khách mua để có giá tương ứng

4. Tích hợp khách hàng

Khi tạo khách hàng tại Ecommerce
– Khi khách hàng tạo tài khoản tại Ecommerce sẽ tự động đẩy về Odoo để tạo khách hàng tương ứng
– 2 bên cần thống nhất các trường thông tin để định danh khách hàng và lưu trữ song song
Khi tạo khách hàng tại POS, Odoo
– Tạo khách hàng tương ứng ở trên Ecommerce (để khi lên ecommerce khách hàng có thể bấm “lấy lại mật khẩu” để lấy password đăng nhập
– Cần thống nhất phương án tích hợp 2 chiều

5. Tích hợp đơn hàng

Đẩy đơn hàng từ Ecommerce về Odoo
– Khi khách hàng mua hàng trên Ecommerce sẽ đẩy về Odoo với các thông tin tương ứng
– Nếu khách hàng đã thanh toán trước cũng sẽ gửi về thông tin thanh toán của khách hàng
– Thống nhất các hình thức mua hàng trên Ecommerce để xây dựng data model hai bên tích hợp và nhận thông tin tương ứng (VD: Mua hàng online nhận hàng tại cửa hàng, mua hàng online xem hàng tại cửa hàng, check tồn kho online….)
Đẩy đơn hàng từ Odoo lên Ecommerce
– Các đơn hàng bán lẻ định danh (có khách hàng) thì sẽ đẩy lên trên ecommerce (không đẩy đơn khách lẻ vãng lai)
– Đẩy định kỳ danh sách đơn mới
Tích hợp cập nhật trạng thái đơn hàng
– Khi đơn hàng được xử lý tại Odoo sẽ cập nhật trạng thái lên trên Ecommerce
– Cần thống nhất bộ trạng thái để xử lý tương ứng
– Khi đơn hàng trên Ecommerce bị hủy (chỉ hủy được khi chưa xác nhận dưới Odoo), thì sẽ gửi về Odoo để hủy tương ứng (thanh toán trước thì ecommerce xử lý hoàn tiền)

6. Tích hợp tích và tiêu điểm

Tiêu điểm
– Tích hợp để show điểm của khách hàng trên Ecommerce (tại profile, tại luồng thanh toán)
-Tích hợp để reserve hoặc trừ điểm khách hàng trong quá trình thanh toán (nếu có dùng điểm)
– Tích hợp quy đổi điểm (hoặc Ecommerce tự setup) để sử dụng được điểm quy đổi tương ứng
– Tích hợp hoàn điểm trong trường hợp đơn bị hoàn, hủy
Tích điểm
– Tích điểm cho khách hàng khi đơn hàng thành công (trên Odoo) nên không cần tích hợp
– Tích hợp logic tích điểm để show cho khách hàng điểm được tích lũy khi đặt đơn (thông báo trước cho khách, còn khi đơn thành công mới thực sự được tích)

7. Tích hợp promotion, coupon

Tích hợp promotion
– Tạo promotion song song giữa 2 bên
– Khi đơn hàng có promotion trên ecommerce sẽ tổng hợp toàn bộ giảm giá, khuyến mại thành 1 sản phẩm trong giỏ hàng
– Tích hợp để nhận diện mapping promotion giữa 2 bên thông qua ID sản phẩm này
Tích hợp coupon
– Tạo coupon trên Odoo
– Tích hợp để đẩy danh sách Coupon trên Odoo sang ecommerce để sử dụng chung mã coupon giữa các kênh

8. Tích hợp tiếp nhận bảo hành

Tích hợp tiếp nhận bảo hành
– Cho phép khách hàng submit thông tin bảo hành trên website
– Sau khi submit tích hợp để đẩy thông tin về module bảo hành
Tích hợp trạng thái bảo hành
– Thống nhất các trạng thái của bảo hành để cập nhật lên website
– Khi có trạng thái bảo hành mới sẽ tích hợp để cập nhật lên website

06. Hệ thống quản trị nhân sự trung

Quy trình tổng quát:

1. Quản lý nhân sự và sơ đồ tổ chức

Quản lý sơ đồ tổ chức
– Cho phép tạo sơ đồ tổ chức theo cấu trúc hiện tại của công ty (cấp cha, cấp con)
– Cho phép hiển thị cây sơ đồ tổ chức và các nhân sự liên quan giúp CBNV hiểu được cấu trúc công ty và mối liên hệ giữa các phòng ban
Quản lý vị trí công việc
– Có thể định nghĩa vị trí công việc trong sơ đồ tổ chức (Chuyên viên, trưởng phòng, phó phòng,…)
– Có thể gắn vị trí công việc cho các CBNV, CBQL liên quan
Thay đổi sơ đồ tổ chức
– Cho phép thay đổi sơ đồ tổ chức (theo các quyết định sát nhập, thành lập, chuyển đổi…).
– Sau khi thực hiện thay đổi, các nhân sự liên quan sẽ được điều chỉnh chức danh, phòng ban theo logic tương ứng.
– Lịch sử chuyển đổi được lưu lại để theo dõi thông tin và có lưu kèm bản cứng
Quản lý hồ sơ nhân viên
– Cho phép quản lý toàn bộ thông tin nhân viên trên hệ thống bao gồm: thông tin cá nhân, thông tin lịch sử hoạt động, thông tin nhân sự, thông tin contact, các thông tin để tính toán lương, bảo hiểm, thuế TNCN,…
– Cho phép phân quyền để từng đối tượng chỉ xem được các nội dung liên quan của nhân viên

2. Quản lý tuyển dụng

Cho phép tạo yêu cầu tuyển dụng
– Cho phép CBQL hoặc CB Ban nhân lực tạo yêu cầu tuyển dụng trên hệ thống cho các vị trí trong bộ phận của mình
– Yêu cầu tuyển dụng sẽ được phê duyệt, đính kèm văn bản sau khi phê duyệt
Triển khai tuyển dụng
– Cho phép thiết lập quy trình tuyển dụng cho từng vị trí liên quan
– Cho phép gắn nhân sự liên quan tới các vòng tuyển dụng (phỏng vấn, test…)
– Cho phép lưu trữ hồ sơ và thông tin hồ sơ (CV) của ứng viên trên hệ thống, lưu trữ được Nguồn của hồ sơ
– Cho phép kết nối với email của Ban Nhân lực để mỗi khi có email gửi về Email tương ứng sẽ tạo hồ sơ tương ứng với nội dung email
Thi tuyển, phỏng vấn
– Cho phép gắn gắn công việc liên quan cho CB nhân sự liên quan (CB Phỏng vấn, CB chịu trách nhiệm thi tuyển) kèm theo thời gian, địa điểm
– Cho phép thông báo tới CB liên quan khi tới deadline để thực hiện phỏng vấn, thi tuyển đúng hẹn
– Cho phép CB lưu lại thông tin đánh giá trong quá trình phỏng vấn và thi tuyển
Đề xuất trúng tuyển và thử việc
– Cho phép Cán bộ liên quan tạo đề xuất trúng tuyển cho các Ứng viên đạt yêu cầu
– Cho phép Ban TGD phê duyệt các đề xuất trúng tuyển
– Cho phép Ban nhân lực tạo “Nhân viên” cho các đề xuất được phê duyệt để hoàn thành hồ sơ của nhân sự
– Hệ thống thông báo cho các đơn vị, Ban Nhân lực 5 ngày trướ khi hết hạn thời gain thử việc của nhân viên thử việc.
Báo cáo tuyển dụng
– Cho phép theo dõi toàn diện các báo cáo tuyển dụng để phân tích: giữa thực tế nhu cầu và định biên, giữa thực tế và thống kê kết quả tuyển dụng, hiệu quả tuyển dụng, giữa các nguồn tuyển dụng,..

3. Quản lý thông tin hợp đồng

Tạo file mềm hợp đồng và quản lý thông tin hợp đồng
– Cho phép tạo các nội dung file word của hợp đồng trên hệ thống theo form hợp đồng bản cứng (Đối với nhân sự Gia hạn, sau thử việc)
– Cho phép quản lý thời hạn hợp đồng để có thể cảnh báo
– Cho phép cảnh báo các nhân sự sắp hết hạn hợp đồng để có thể gia hạn hợp đồng mới
– Cho phép quản lý hợp đồng theo từng loại hợp đồng hiện hành
– Cho phép in ấn các hợp đồng đã được phê duyệt (theo mẫu hiện hành) để lãnh đạo ký bản cứng, lưu trữ bản scan của bản cứng trên hệ thống
– Cho phép Ban Nhân lực lưu trữ scan bản cứng HĐLĐ với các trích yêu tiêu đề hoặc nội dung chính văn bản, ngày tháng ký văn bản
Chấm dứt hợp đồng
– Cho phép tạo quyết định chấm dứt hợp đồng trên hệ thống với ngày tháng liên quan
– Cho phép hệ thống tính lương tính đúng lương cho các hợp đồng bị chấm dứt hoặc thay đổi giữa kỳ
Báo cáo hợp đồng lao động
– Cho phép báo cáo thông tin quản lý hợp đồng trên 1 nhân sự cho 1 đơn vị Ban, Trung tâm, cả Công ty.

4. Quản lý chấm công

Thống kê chấm công trên hệ thống
– Cho phép kết nối (hoặc import từ máy chấm công) thông tin chấm công của nhân sự lên hệ thống
Thông tin sẽ được hiển thị và trình bày như mẫu chấm công hiện tại của công ty
Điều chỉnh chấm công
– Trường hợp import chấm công hay chấm công trực tiếp trên hệ thống do người chấm công của các đơn vị thực hiện, thì số liệu này cần được hệ thống so sánh đối chiếu với dữ liệu chấm công tự động và thông váo sai lệch.
– Tại các thời gian chấm công không đúng như thực tế (VD: đi muộn do gặp khách hàng…), cho phép người chấm công của các đơn vị điều chỉnh
– Với các đề xuất điều chỉnh sẽ được thay đổi trên hệ thống để làm cơ sở tính lương
-Có các báo cáo riêng để theo dõi các điều chỉnh của các bộ phận
Báo cáo chấm công
– Cho phép báo cáo chi tiết chấm công của các bộ phận để phân tích: Phân tích tuân thủ quy định, phân tích overtime, phân tích thời gian phê duyệt các đơn từ…

5. Quản lý đơn từ

Đơn từ
– Cho phép tạo các loại đơn từ trên hệ thống: đơn xin phép đi muộn, về sớm, đơn xin phép nghỉ thai sản,… kèm theo định biên ngày nghỉ cho các loại đơn từ
– Cho phép nhân sự lựa chọn loại đơn từ để xin nghỉ tương ứng
– Cho phép quản lý phê duyệt đơn từ theo định biên
– Thông tin phê duyệt sẽ làm cơ sở để tính ngày công và tính lương

6. Quản lý tính và trả lương

Tính lương
– Cho phép Cán bộ Ban nhân lực cài đặt công thức lương trên hệ thống theo các tiêu chí của lương (lương Gross, bảo hiểm, thuế TNCN,…)
– Cho phép tính lương theo các chính sách thưởng phạt
– Cho phép import các dữ liệu để tính lương chưa có trên hệ thống cho các nhân sự liên quan (VD: Import hiệu quả công việc KPI,…)
– Cho phép tự động tính lương cho các bộ phận, các nhân sự
– Cho phép tính lương tạm ứng (nếu có), lương đợt 2 (hiệu quả)
Phê duyệt lương
– Cho phép Ban Nhân lực, Ban Tài Chính Kế toán kiểm duyệt lương trước khi trình Lãnh đạo phê duyệt
– Khi lương được phê duyệt, nhân viên có thể login tài khoản của mình để xem các thông tin lương, ngoài ra cho phép tự động gửi bảng lương qua email cho nhân sự sau khi phê duyệt
Báo cáo tiền lương
– Cho phép báo cáo hệ thống lương để phân tích: tỷ lệ lương giữa quản lý và chuyên viên, thống kê lương theo các phòng ban,…

7. Quản lý đào tạo tập trung

Tạo nhu cầu đào tạo trên hệ thống
– Cho phép các bộ phận tạo đề xuất đào tạo trên hệ thống theo các thông tin hiện có trên bản cứng (nội dung, chi phí, thời gian…)
– Cho phép phê duyệt nhu cầu đào tạo và lưu bảng cứng phê duyệt trên hệ thống
Lựa chọn đơn vị và nhân sự
– Cho phép lựa chọn các Đơn vị đào tạo và phê duyệt trên hệ thống
– Cho phép gắn nhân sự được cử đi đào tạo trên hệ thống
Báo cáo kết quả đào tạo
– Cho phép nhân sự báo cáo kết quả đào tạo (theo form định nghĩa từ trước)
– Cho phép gắn chứng chỉ (nếu có) cho nhân sự hoàn thành đào tạo, để lưu trữ trong hồ sơ nhân sự
– Cho phép báo cáo hiệu quả đào tạo theo phân tích: kết quả thực hiện so với nhu cầu được phê duyệt, báo cáo hiệu quả của nhân sự sau đào tạo, báo cáo so sánh giữa các khóa đào tạo, đơn vị đào tạo,..

8. Quản lý giao việc nội bộ

Quản lý giao việc
– Cho phép tạo các dự án nội bộ để phân loại các công việc của phòng ban và các dự án
– Cho phép tạo các trạng thái công việc
– Cho phép gắn công việc cho các nhân sự liên quan, deadline hoàn thành
– Cho phép trao đổi mô tả thông tin trong quá trình hoàn thành công việc
– Cho phép báo cáo tình hình giao việc và thực hiện của công ty

07. Hệ thống quản lý bảo hành

Quy trình tổng quát:

Các tính năng:

1. Cài đặt thông tin và chính sách bảo hành

Cài đặt các thông tin bảo hành
– Cho phép cài đặt các nhóm bảo hành (phụ trách các loại bảo hành tương ứng)
– Cài đặt các trạng thái trong quá trình bảo hành
– Cài đặt các thông tin cần ghi nhận trong quá trình bảo hành
– Cài đặt các SLA (hạn xử lý) trong quá trình bảo hành trên từng trạng thái

2. Tiếp nhận bảo hành

Tiếp nhận bảo hành
– Cho phép tiếp nhận bảo hành tại POS, tiếp nhận bảo hành tại website
– Đối tác có thể logic vào hệ thống để ghi nhận các yêu cầu bảo hành
– Thông tin tiếp nhận bảo hành bao gồm: thông tin khách hàng, sản phẩm cần bảo hành, đơn hàng tương ứng (trong trường hợp Galle bán hàng), đánh giá ngoại quan, nguồn tiếp nhận,… các trường thông tin khác Galle mong muốn
Tra cứu thông tin
– Có thể tra cứu lại thông tin của khách hàng để theo dõi lịch sử bảo hành (làm cơ sở quyết định có được phép bảo hành tiếp hay không)
– Hệ thống tự động nhận diện có phải là trường hợp tái bảo hành hay không (theo thời gian bảo hành gần nhất và nguyên nhân)

3. Vận chuyển sản phẩm về trung tâm

Tạo lệnh vận chuyển về trung tâm bảo hành
– Cho phép tạo lệnh vận chuyển về trung tâm bảo hành trên các sản phẩm đã tiếp nhận từ khách hàng
– Trong trường hợp tiếp nhận online thì tùy chính sách (thu nhận từ địa chỉ khách hàng, hoặc khách gửi về trung tâm)
– Nếu là từ đối tác thì xác nhận để tiếp nhận từ đối tác (hoặc đối tác gửi tới)
– Trung tâm bảo hành xác nhận khi nhận được sản phẩm vầ chứng từ (in ấn) liên quan

4. Xử lý tại trung tâm bảo hành

Xử lý tại trung tâm bảo hành
– Cho phép ghi nhận các thông tin nguyên nhân, giải pháp
– Cho phép chọn các phụ kiện cần thêm tại trung tâm bảo hành để ghi nhận tiêu dùng các phụ kiện, nguyên liệu bảo hành liên quan
– Trong trương hợp thiếu phụ kiện có thể tạo đơn đề nghị mua hàng để đợi các linh kiện thiếu trước khi bảo hành
– Quản lý trạng thái của đơn bảo hành
Thông tin cho khách hàng
– Có thể xác định các chi phí phát sinh khách hàng có cần thanh toán hay không
– Gửi email hoặc dựa vào trạng thái để thông báo thông tin bảo hành tới khách hàng để khách hàng xác nhận
– Có thể gửi email cho khách hàng – để khách hàng xác nhận nếu đồng ý với các chi phí liên quan (có thể sử dụng hệ thống tổng đài để dựa vào cú pháp xác nhận để tự động xác nhận)

5. Điều chuyển về cửa hàng

Tạo lệnh vận chuyển về cửa hàng
– Cho phép tạo lệnh vận chuyển về cửa hàng sau khi hoàn thành bảo hành
– Trường hợp chọn từ đối tác thì sẽ xuất kho trả lại đối tác
– Cho phép phía nhận hàng xác nhận khi nhận được sản phẩm cùng chứng từ liên quan

6. Hoàn trả lại khách hàng

Thông báo cho khách hàng
– Tự động thông báo cho khách hàng khi sản phẩm đã bảo hành xong và khi đã về tới cửa hàng
– Trong trường hợp khách hàng chưa tới lấy có thể cảnh báo để nhắc khách hàng
Giao hàng cho khách
– Dựa vào phiếu bảo hành để xác nhận vào giao hàng cho khách
– Xử lý tại màn hình POS

08. Hệ thống kho và logistics

Quy trình tổng quát:

1. Cài đặt/cấu hình kho

Cài đặt các thuộc tính của kho và sản phẩm
– Cho phép cài các loại đơn vị tính, quy đổi đơn vị tính và cài đơn vị tính cho sản phẩm
– Cho phép cài đặt để quản lý sản phẩm linh hoạt theo lô, theo serial,…
– Cho phép cài đặt kho và các vị trí trong kho
– Cho phép cài đặt xuất nhập kho nhiều bước
– Cho phép định nghĩa các luồng giao vận (VD: Khi đơn hàng không có ở kho này thì sẽ tự động điều chuyển từ kho khác, dropship, crossdock,…)
– Cài đặt các tồn kho tối thiểu để tự động tạo đề xuất nhập hàng tồn kho tối thiểu
– Cài đặt các hình thức và chi phí vận chuyển tương ứng

2. Xử lý xuất nhập kho

Xử lý xuất nhập kho
– Cho phép quản lý danh sách các đơn xuất nhập kho theo thời gian yêu cầu
– Cho phép cảnh báo các đơn hàng xuất nhập kho không đúng hạn
– Cho phép gắn người trách nhiệm cho các đơn xuất nhập kho
– Cho phép tít barcode để quản lý xuất nhập kho
– Cho phép giữ trước (reserve) sản phẩm khi cần xuất nhập kho để tránh 2 đơn cùng xuất/nhập trên cùng sản phẩm
– Cho phép quản lý cho phép xuất khi tồn âm hay không
– Cho phép cài đặt để có cần QC (kiểm tra chất lượng) sản phẩm khi nhập hay không

3. Quản lý ký gửi

Ký gửi tại khách hàng (ký gửi, xuất mẫu,…)
– Cho phép quản lý các lệnh xuất ký gửi, xuất mẫu tới khách hàng
– Hệ thống coi mỗi điểm ký gửi như 1 kho, vị trí kho, để tạo các đơn xuất ký gửi tương ứng
– Quản lý các lệnh thu hồi ký gửi, xuất mẫu khi đến hạn
Khách hàng ký gửi tại kho
– Trong trường hợp đối tác ký gửi tại kho thì tạo được đơn nhập ký gửi
– Khi nhập ký gửi có thể quản lý được sản phẩm thuộc sở hữu của đối tác nào, và quản lý được hàng trong kho theo đối tác
– Khi xuất hàng có logic riêng để xuất đúng hàng của các đối tác được ưu tiên

4. Quản lý kiểm kho

Tạo yêu cầu kiểm kho
– Tạo yêu cầu kiểm kho theo kho, theo sản phẩm, theo thời gian,…
– Có thể in danh sách các sản phẩm trong kho
– Có thể chọn in số lượng lý thuyết (ghi nhận trên hệ thống) hay không?
Xác nhận kiểm kho
– Cho phép nhập số liệu thực tế sau khi kiểm kho (nhập liệu bằng import nếu cần)
– Cho phép lọc các sản phẩm có số lượng chênh lệch so với thực tế để kiểm kho lại (nếu cần) trước khi xác nhận
– Khi xác nhận kiểm kho, tự động tạo các điều chuyển về kho Ảo để điều chỉnh lại tồn kho cho đúng
– Cho phép sinh các hạch toán tương ứng để ghi nhận các phát sinh khi kiểm kho thừa hoặc thiếu
Quản lý thẻ kho
– Cho phép truy vết toàn bộ giao dịch xuất nhập liên quan tới từng sản phẩm trong kho
– Xuất và in được báo cáo thẻ kho theo sản phẩm, kho đang xem
– Thẻ kho giúp truy vết khi phát sinh vấn đề, giúp tìm ra nguyên nhân và thời điểm

5. Quản lý giá vốn

Giá vốn thời điểm
– Tại mỗi thời điểm hạch toán nhập kho, hệ thống đều sẽ tính lại giá vốn của sản phẩm theo phương pháp bình quân gia quyền
– Tại mỗi thời điểm hạch toán xuất kho, hệ thống sẽ lấy giá vốn hiện tại để đưa vào đơn xuất
– Trong trường hợp xuất kho khi tồn kho âm sẽ có phương án xử lý riêng theo logic hiện hành của Galle
Giá vốn hàng bán trả lại
– Trong trường hợp hàng bán trả lại, có thể tìm lại đơn bán trong quá khứ để lấy được giá vốn tương ứng
Giá vốn khi kiểm kho
– Khi kiểm kho sản phẩm bị thừa thiếu, có thể điền tay được giá trị giá vốn (mặc định bằng giá vốn tại thời điểm xác nhận)
Giá vốn thời kỳ
– Trong trường hợp trong tháng muốn chạy lại giá vốn, hệ thống sẽ chạy lại giá vốn thời kỳ theo cả tháng dựa trên giao dịch phát sinh

09. Hệ thống cho thuê sản phẩm

Quy trình tổng quát:

1. Cài đặt chính sách thuê

Chính sách thuê
– Cài đặt giá cho các sản phẩm cho thuê (giá theo thời gian)
– Cài đặt các chính sách trong việc quá hạn thuê, lỗi hỏng trong quá trình thuê,…

2. Tạo đơn cho thuê

Tạo đơn cho thuê
– Cho tạo đơn hàng cho thuê
– Từ đơn hàng cho thuê có thể chọn sản phẩm khách hàng thuê, thời gian cần thuê, từ đó tự động tính chi phí thuê
– In ấn các chứng từ liên quan để xác nhận
– Tạo hóa đơn và ghi nhận đơn thuê

3. Theo dõi các đơn cho thuê

Theo dõi đơn cho thuê
– Theo dõi các đơn thuê sản phẩm theo thời hạn
– Quản lý việc gia hạn, các chi phí liên quan tới gia hạn,…
– Quản lý việc nhắc nhở khách hàng khi đến hạn trả hàng

4. Tạo đơn trả hàng

Xử lý đơn trả
– Xử lý nhập kho sản phẩm khi trả hàng
– Xử lý các tình huống khi trả hàng: quá hạn, sản phẩm lỗi hỏng, thẩm định,…

10. Hệ thống kế toán quản trị

Quy trình tổng quát:

1. Cài đặt kế toán

Cài đặt hệ thống tài khoản
– Cài đặt các tài khoản cha, tài khoản con
– Cài đặt thuộc tính của các tài khoản (loại tài khoản, đối soát hay không, phương pháp hiển thị trong bảng cân đối và các báo cáo,…)
– Khởi tạo đầu kỳ của từng tài khoản
Cài đặt các loại thuế
– Cài đặt các loại thuế đầu vào và đầu ra
– Cài đặt các loại thuế mặc định cho các sản phẩm
– Cài đặt các tài khoản tương ứng với các loại thuế (để tự động hạch toán khi thuế phát sinh)
Cài đặt tài khoản công nợ cho khách hàng/Nhà cung cấp
– Mỗi khách hàng hoặc tập khách hàng sẽ cài đặt tài khoản công nợ riêng (nếu hạch toán các tài khoản con theo khách hàng)
– Cài đặt để tự động hạch toán khi phát sinh khoản phải thu, phải trả tương ứng
Cài đặt tài khoản doanh thu
– Cài đặt tài khoản doanh thu theo logic phân chia tài khoản con của doanh thu (VD: Theo sản phẩm, theo kênh bán, theo khách hàng…)
– Cài đặt để tự động hạch toán doanh thu khi phát sinh
Cài đặt tài khoản tồn kho
– Cài đặt tài khoản tồn kho theo từng sản phẩm (VD: Sản phẩm, tài sản,…) hoặc theo từng danh mục sản phẩm
– Cài đặt tài khoản để tự động hạch toán tăng giảm tài khoản tồn kho theo sự tăng giảm của sản phẩm
Cài đặt tài khoản ngân hàng
– Cài đặt danh sách các ngân hàng đang sử dụng
– Cài đặt tài khoản tương ứng với các ngân hàng đang sử dụng (để hạch toán về ngân hàng tương ứng)
Cài đặt khác
– Cài đặt kỳ kế toán
– Cài đặt ngày khóa sổ

2. Quản lý phải thu, phải trả

Tự động hạch toán khoản phải thu/phải trả phát sinh
– Khi tạo công nợ cho khách hàng, tự động hạch toán khoản phải thu, phải trả theo cài đặt (theo khách hàng, theo sản phẩm…) khi phát sinh ghi nhận công nợ từ đơn hàng
– Khi tạo các đơn trả lại (trả lại nhà cung cấp, khách hàng trả lại) tự động tạo các bút toán ngược chiều
– Có thể điều chỉnh lại hạch toán trong trường hợp phát sinh
– Tự động lưu vết đối ứng để truy vết khoản phải thu/phải trả tương ứng với sản phẩm gì, hóa đơn nào,…
Quản lý danh sách các khoản phải thu/phải trả
– Trên Odoo có khái niêm hóa đơn (invoice) để quản lý các khoản phải thu, phải trả
– Trên cùng đơn hàng có thể tạo nhiều hóa đơn (do thanh toán nhiều lần, hoặc ghi nhận đặt cọc…)
– Có thể quản lý danh sách hóa đơn theo trạng thái: đã thanh toán, than toán 1 phần, chưa thanh toán, và quản lý danh sách hóa đơn (công nợ) dễ dàng
Đối soát khoản phải thu/phải trả
– Có màn hình riêng để đối soát các khoản phải thu, phải trả với các khoản thanh toán của từng khách hàng
– Có thể đối soát khoản phải thu/phải trả với các bút toán ngược chiều để cấn trừ cho nhau
– Có thể đối soát phần tiền lẻ (thiếu hoặc thừa) vào các tài khoản tương ứng trong quá trình đối soát để ghi nhận chính xác sổ quỹ
– Có thể tự động đối soát từ dưới lên (từ quá khứ trở lại) trong trường hợp có nhiều đơn hàng cần đối soát nhanh với các khoản thanh toán
– Lưu vết các hoạt động đối soát (khoản nào đối soát với khoản nào…) để có thể truy vết khi cần
Theo dõi khoản phải thu phải trả
– Theo dõi sổ chi tiết công nợ để theo dõi khoản phải thu/phải trả
– Theo dõi tuổi nợ khách hàng (và tuổi nợ NCC) để đánh giá các khoản nợ và thanh toán và khách hàng
– Cho phép cảnh báo các khoản công nợ để giục thanh toán hoặc thanh toán
– Cho phép in các mẫu công nợ để gửi khách hàng để giục khách hàng thanh toán

3. Quản lý phiếu thu, phiếu chi, báo nợ, báo cáo

Cho phép ghi nhận các khoản Phiếu thu, phiếu chi, báo nợ, báo cáo
– Ghi nhận các khoản thanh toán và nhận thanh toán với các thông tin: người nộp/thanh toán, ghi chú, tài khoản thanh toán tương ứng
– Trong trường hợp thanh toán công nợ – được vào màn hình đối soát để để đổi soát khoản thanh toán với công nợ
– Trong trường hợp các khoản thanh toán cần phê duyệt cần qua các bước phê duyệt trước khi thực thanh toán và xác nhận các tài khoản tương ứng
– Có thể import sao kê ngân hàng để tạo nhanh các Báo Nợ, Báo Cáo tương ứng (nhưng vẫn cần phải khai báo thông tin tài khoản đối ứng tương ứng)
Quản lý sổ quỹ
– Cho phép báo cáo chi tiết sổ quỹ để đối soát theo số dư hàng ngày (đầu kỳ, cuối kỳ)
– Có thể quản lý sổ quỹ theo từng cửa hàng, từng đơn vị sử dụng
– Quản lý hoạt động hoàn ứng cho nhân viên với các khoản chi của nhân viên

4. Quản lý tài sản

Cho phép cài đặt các loại tài sản/công cụ dụng cụ
– Cho phép cài đặt các loại tài sản trên hệ thống
– Từ loại tài sản có thể cài đặt được: phương pháp khấu hao, chu kỳ phân bổ, số kỳ phân bổ, tài khoản, tài khoản khấu hao, tài khoản chi phí,…
– Có thể ghi nhận được bộ phận sử dụng tài sản (hoặc cá nhân)
Ghi nhận các hạch toán liên quan
– Tự động tạo ra các tài sản cùng mã tài sản/công cụ dụng cụ tương ứng khi đặt mua (VD: đặt mua 2 xe máy thì sẽ tạo ra 2 mã tài sản cho 2 xe máy)
– Tự động ghi nhận các bút toán tương ứng khi mua tài sản
– Tự động hạch toán tương ứng khi tài sản và kỳ phân bổ được xác nhận
– Tự động hạch toán khi bán tài sản
– Có thể ngừng khấu hao tài sản khi cần thiết và tiếp tục khấu hao khi cần

5. Quản lý doanh thu và chi phí chưa phân bổ

Cho phép cài đặt các loại doanh thu và chi phí chưa phân bổ
– Cho phép cài đặt các loại doanh thu và chi phí chưa phân bổ
– Khi phát sinh doanh thu/chi phí có thể lựa chọn để phân bổ: chu kỳ phân bổ, số kỳ phân bổ, tài khoản tương ứng,…
– Tự động hạch toán tương ứng vào kỳ phân bổ tương ứng

6. Quản lý kết chuyển cuối kỳ

Cho phép cài đặt các cấu hình kết chuyển
– Cho phép cài đặt các tài khoản kết chuyển (từ tài khoản nào, tới tài khoản nào)
– Cho phép cài đặt thứ tự kết chuyển
– Cho phép cài đặt logic kết chuyển (tự động hay cần người thao tác, nếu tự động thì vào thời gian nào)
Ghi nhận bút toán kết chuyển
– Cho phép tự động ghi nhận các bút toán kết chuyển
– Có thể lọc riêng các bút toán sinh ra trong quá trình kết chuyển để theo dõi
– Có thể kết chuyển bù (khi có điều chỉnh) hoặc xóa các kết chuyển cũ để tạo bút toán kết chuyển khác (tùy yêu cầu

7. Kế toán thuế

Tự đông ghi nhận hạch toán
– Cho phép cài các loại thuế đầu vào và đầu ra cho từng sản phẩm: thuế đã bao gồm hay không, tính trên giá gốc hay sau các loại thuế khác, tài khoản thuế….
– Tự động ghi nhận bút toán thuế trong các giao dịch liên quan
– Có thể tự động tính và tách thuế trong các hạch toán thu chi “đã bao gồm thuế”
Báo cáo bảng kê
– Báo cáo chi tiết bảng kê các loại thuế
– Báo cáo thuế GTGT đầu vào, đầu ra theo từng kỳ

8. Báo cáo kế toán và quản trị

Các báo cáo theo tiêu chuẩn nhà nước (Thông tư 200)
– Cho phép theo dõi và trích xuất các báo cáo theo thông tư 200 (các loại sổ, bảng cân đối kế toán, bảng cân đối số phát sinh, báo cáo lãi lỗ, báo cáo lưu chuyển tiền tệ…)
– Cho phép lọc và mở rộng thông tin khi xem báo cáo
Báo cáo quản trị khác
– Xem được danh sách chi tiết toàn bộ các hạch toán, để làm cơ sở lọc và theo dõi các báo cáo cũng như truy xuất thông tin, tìm các nguyên nhân khi phát sinh vấn đề
– Triển khai các báo cáo quản trị liên quan theo nhu cầu quản trị

9. Phân tích lãi lỗ (P&L)

Tạo các P&L cần phân tích
– Odoo có khái niệm Analytical account (AA) và Analytic tags (AT) để gắn vào các bút toán, từ đó nhóm các bút toán theo từng P&L để phân tích lãi lỗ
– Trong Analytics tag có thể cài được có chế phân bổ về từng Analytical account (P&L) để tự động phân bổ về P&L
Ghi nhận bút toán cho P&L
– Đối với các bút toán tự động, nếu có logic gắn tự động có thể gắn các AA và AT tương ứng
– Người dùng có thể tự book các hạch toán và tự gắn các AA, AT hoặc sửa lại AA, AT của hạch toán tự động
Báo cáo P&L
– Sau khi gắn đầy đủ các AA, AT có thể báo cáo riêng AA, AT để phân tích lãi lỗ trên từng đối tượng

10. Lập kế hoạch ngân sách và triển khai thực tế

Tạo các kịch bản budgetting
– Đối với từng đối tượng P&L, có thể lên được kế hoạch budgetting tương ứng
– Tạo được nhiều kịch bản để theo dõi cùng 1 lúc
So sánh thực tế và kịch bản
– Cho phép liên tục theo dõi thực tế thực hiện với với kịch bản
– Theo dõi được tỷ lệ hoàn thành và tỷ lệ hoàn thành dự kiến (theo tỷ lệ ngày đã trải qua để chia theo tỷ lệ)
– Cho phép xem được chi tết hạch toán liên quan của triển khai thực tế để tìm hiểu vấn đề