Với một doanh nghiệp, giữ quan hệ tốt với khách hàng là điều quan trọng cho sự phát triển kinh doanh. Hiểu được điều đó, chắc hẳn bạn sẽ quan tâm rằng làm cách nào để theo dõi sát sao thông tin về khách hàng của mình. Theo Jan Carlzon – CEO của SAS Group: “69% khách hàng nói rằng họ ngừng hợp tác với các công ty mà họ đã từng giao dịch trong quá khứ vì họ nhận thấy thái độ thờ ơ từ phía doanh nghiệp.” Tuy nhiên, việc quản lý thông tin khách hàng trên hệ thống sổ sách, giấy tờ truyền thống đã trở nên lỗi thời và điều bạn cần làm là lựa chọn một phần mềm theo dõi khách hàng phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp. Một nền tảng theo dõi chuyên dụng sẽ tối đa nguồn khách hàng của bạn và giúp tăng doanh số đáng kể cho công ty.
//Đọc thêm: 8 bước phát triển chiến lược bán hàng hiệu quả
Phần mềm theo dõi khách hàng lưu trữ lịch sử khách hàng
Phần mềm theo dõi khách hàng cung cấp cho bạn toàn bộ lịch sử mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng chỉ trong vài cú nhấp chuột. Với lịch sử khách hàng trong tầm tay, bạn có thể thấy bạn đã liên hệ với khách hàng đó khi nào và các chủ đề được thảo luận là gì. Có thể khách hàng ấy đã quan tâm đến một sản phẩm vài tháng trước và quyết định chờ đợi để mua. Phần mềm theo dõi khách hàng giúp bạn có một hồ sơ về sự quan tâm đó và có thể follow-up họ bằng một cuộc điện thoại để thu về doanh số.
Người ta nói rằng nếu nhân viên bán hàng không ghi nhớ lịch sử tương tác với khách hàng thì họ sẽ có thể phải chịu thất bại khi lặp lại những sai sót đã từng xảy ra. Với phần mềm theo dõi khách hàng, bạn có thể xác định các vấn đề mà khách hàng đã hoặc đang gặp phải với công ty của bạn và khắc phục vấn đề trước khi bạn mất khách hàng và nguồn doanh thu đó. Có toàn bộ lịch sử về khách hàng trên máy tính còn giúp bạn điều chỉnh cách tiếp cận, liên hệ qua email hay điện thoại sao cho phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng, đảm bảo cho họ có trải nghiệm dịch vụ tốt nhất.
Phần mềm theo dõi khách hàng giúp tổ chức công việc hiệu quả
Phần mềm theo dõi khách hàng hỗ trợ doanh nghiệp sắp xếp những nhiệm vụ khách hàng cần làm trên một nền tảng chung, thống nhất. Phần mềm này cho phép bạn gửi email, xử lý các tác vụ và lưu trữ lịch sử tương tác vào tài khoản khách hàng trên hệ thống sau khi liên hệ và thực hiện công việc cho họ. Việc sắp xếp tất cả thông tin khách hàng của bạn vào một chương trình còn thuận tiện cho những lịch trình như cuộc gọi hay hẹn gặp. Điều này đưa cho bạn một viễn cảnh để hiểu hơn về nhu cầu, sở thích mua hàng của khách hàng.
Việc tổ chức hồ sơ khách hàng với phần mềm theo dõi khách hàng giúp đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ một khách hàng tiềm năng nào. Nếu có một khách hàng mà bạn đã nói chuyện trong một vài tháng, phần mềm theo dõi khách hàng sẽ giúp bạn xác định họ và cung cấp lịch sử của mối quan hệ để bạn có thể chủ động liên hệ với họ. Tổ chức tốt hồ sơ khách hàng có thể giúp doanh nghiệp phát triển và giúp bạn tạo ra khách hàng trung thành cũng như đảm bảo sự hài lòng về trải nghiệm của khách hàng.
Phần mềm theo dõi khách hàng giúp bạn giảm áp lực với những công việc ghi nhớ
Nhân sự trẻ trong ngành dịch vụ khách hàng thường có một trí nhớ tuyệt vời, nhưng chắc chắc không tốt bằng bộ nhớ của một chương trình phần mềm theo dõi khách hàng. Sẽ là dễ dàng để ghi nhớ thông tin của khách hàng khi chỉ có 10 đối tượng hoặc hơn, nhưng khi công việc kinh doanh của bạn phát triển, khả năng ghi nhớ của bạn sẽ thực sự quá tải. Vì vậy, nếu muốn phát triển doanh nghiệp của mình và có thêm nhiều khách hàng, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm theo dõi khách hàng.
Một phần mềm theo dõi khách hàng không bao giờ quên thông tin về khách hàng mà bạn nhập. Với bộ nhớ gần như không giới hạn, bạn có thể thêm bất kỳ thông tin nào vào bản ghi. Điều này cũng đảm bảo rằng khách hàng của bạn luôn được theo dõi và cập nhật thông tin như một phần trong quá trình kinh doanh. Đây là những bước đi đầu tiên hướng tới việc xây dựng các mối quan hệ tích cực và nâng cao doanh số.
Phần mềm theo dõi khách hàng giúp dễ dàng truy cập vào trạng thái khách hàng
Với tính năng theo dõi khách hàng, bạn có thể sắp xếp thông tin khách hàng của mình theo trạng thái hiện tại. Phần mềm theo dõi khách hàng này có thể giúp bộ phận bán hàng và tiếp thị của bạn kết nối với khách hàng và khách hàng tiềm năng đã sẵn sàng cho một cuộc gọi. Bạn có thể lưu ý mức độ quan tâm của khách hàng đối với các sản phẩm hoặc dịch vụ nhất định để nhân viên bán hàng của họ biết ngay lập tức khách hàng đang hứng thú với sản phẩm nào. Phần mềm còn giúp bạn xác định những khách hàng trước đây đã từng gặp vấn đề gì với công ty hay không, để có thể đặc biệt quan tâm hơn khi họ đặt hàng mới hoặc gọi điện để biết thông tin. Phần mềm theo dõi khách hàng giúp bạn xác định trạng thái của họ, từ đó bạn cũng có thể dựa vào trạng thái ấy để lựa chọn khách hàng ưu tiên và tập trung nỗ lực hoặc bán hàng nhanh chóng khi bạn cần tăng doanh số.
Phần mềm theo dõi khách hàng giúp bảo mật thông tin
Nếu đội ngũ bán hàng ghi chú về khách hàng trên notepad hoặc trong sổ ghi chép, thì thông tin đó có thể bị mất hoàn toàn nếu thiết bị ghi nhớ của nhân việc xảy ra sự cố. Theo dõi khách hàng qua phần mềm đảm bảo rằng thông tin khách hàng của bạn luôn được an toàn. Nếu phần mềm theo dõi khách hàng cung cấp một bản sao lưu đám mây, thì ngay cả khi máy tính gặp vấn đề cũng không có nghĩa là thông tin của bạn có nguy cơ bị mất hay lộ ra ngoài.
Giữ bảo mật an toàn thông tin cũng rất quan trọng đối với khách hàng. Khách hàng chắc chắn sẽ không hài lòng nếu thông tin cá nhân của mình bị lộ ra ngoài sau khi tiết lộ với bạn. Phần mềm theo dõi khách hàng giúp bảo mật tất cả thông tin khách hàng của bạn tập trung ở một nền tảng và giảm thiểu tối đa những sự cố có thể xảy ra.
//Đọc thêm: Thế nào là nền tảng dữ liệu khách hàng
