Định nghĩa KANBAN
KANBAN là một hệ thống trực quan để quản lý công việc khi nó di chuyển qua một quy trình. KANBAN trực quan cả quy trình (quy trình công việc) và công việc thực tế đi qua quy trình đó.
Mục tiêu của KANBAN là xác định các tắc nghẽn tiềm năng trong quy trình của bạn và khắc phục chúng để có thể hoàn thiện công việc một cách có hiệu quả với tốc độ tối ưu.
KANBAN bắt nguồn từ đâu? Lịch sử tóm tắt về KANBAN TAIICHI OHNO
Tất cả bắt đầu vào những năm 1940. Hệ thống KANBAN lần đầu tiên được phát triển bởi Taichii Ohno (Kỹ sư công nghệ và doanh nhân) cho ô tô Toyota tại Nhật Bản. Nó được tạo ra như một hệ thống lập kế hoạch đơn giản, mục đích là kiểm soát và quản lý công việc và hàng tồn kho ở mọi giai đoạn sản xuất một cách tối ưu.
Một lý do chính cho sự phát triển của KANBAN là năng suất và hiệu quả của Toyota không đầy đủ so với các đối thủ ô tô của Mỹ. Với KANBAN, Toyota đã đạt được một hệ thống kiểm soát sản xuất đúng lúc, linh hoạt và hiệu quả giúp tăng năng suất trong khi giảm hàng tồn kho nguyên liệu thô, nguyên liệu bán thành phẩm và thành phẩm.
Một hệ thống KANBAN lý tưởng kiểm soát toàn bộ chuỗi giá trị từ nhà cung cấp đến người tiêu dùng cuối. Bằng cách này, nó giúp tránh sự gián đoạn nguồn cung và quá tải hàng hoá ở các giai đoạn khác nhau của quy trình sản xuất. KANBAN yêu cầu giám sát liên tục quá trình. Cần chú ý đặc biệt để tránh tắc nghẽn có thể làm chậm quá trình sản xuất. Mục đích là để đạt được thông lượng cao hơn với thời gian giao hàng thấp hơn. Theo thời gian, KANBAN đã trở thành một cách hiệu quả trong một loạt hệ thống sản xuất.
Phương pháp KANBAN là gì?
Trong khi KANBAN được Taiichi Ohno giới thiệu trong ngành sản xuất thì David J Anderson là người đầu tiên áp dụng khái niệm này vào CNTT, phát triển phần mềm và công việc trí thức nói chung trong năm 2004. David xây dựng trên các tác phẩm của Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edwards Demmings, Peter Drucker và những người khác để định nghĩa KANBAN. Với các khái niệm như hệ thống kéo, lý thuyêt xếp hàng và dòng chảy. Cuốn sách đầu tiên của ông về KANBAN “ KANBAN – thay đổi thành công cho Doanh nghiệp của bạn” được xuất bản năm 2010 là định nghĩa toàn diện nhất về phương pháp KANBAN cho công việc.
Phương pháp KANBAN là một quá trình để thể hiện dần dần bất cứ điều gì bạn làm – cho dù đó là phát triển phần mềm, CNTT, Ops, nhân sự, tuyển dụng, marketing và bán hàng, mua sắm … Trên thực tế, hầu hết mọi chức năng kinh doanh đều có thể hưởng lợi từ việc áp dụng các nguyên tăc của KANBAN.
Tri thức của KANBAN đã được trừu tượng hoá và được hưởng lợi từ tư tưởng của các nhà lãnh đạo khác nhau kể từ khi cuốn sách gốc được viết. Những người như Don Reinertsen (tác giả của Nguyên tắc dòng phát triển sản phẩm), Jim Benson (người tiên phong của KANBAN cá nhân) và một số người khác.
Nguyên tắc và thực hành KANBAN.
Phương pháp KANBAN tuân theo một tập hợp các nguyên tắc và thực tiễn để quản lý và cải thiện dòng công việc. Đây là một phương pháp cải tiến, không phá vỡ nhằm thúc đẩy dần dần cho một quy trình tổ chức. Nếu bạn tuân thủ các nguyên tắc và cải tiến này, bạn có thể sẽ sử dụng KANBAN thành công để tối đa hoá lợi ích cho quy trình kinh doanh của mình – cải thiện lưu lượng, giảm thời gian chu kỳ, tăng giá trị cho khách hàng, với khả năng dự đoán cao hơn, tất cả đều quan trọng với bất kỳ doanh nghiệp nào.
Bốn nguyên tắc nền tảng và sáu thực tiễn cốt lõi của phương pháp KANBAN được cung cấp dưới đây:
1. Nguyên tắc nền tảng
Bắt đầu với những gì bạn làm bây giờ: Phương pháp KANBAN (sau đây gọi là KANBAN) nhấn mạng không thực hiện bất kỳ với sự thay đổi nào đối với thiết lập/ quy trình hiện tại của bạn ngay lập tức. KANBAN phải được áp dụng trực tiếp vào quy trình làm việc hiện tại. Mọi thay đổi cần thiết có thể xảy ra dần dần trong một khoảng thời gian với tốc độ mà nhóm cảm thấy thoải mái.
Đồng ý theo đuổi sự thay đổi: KANBAN khuyến khích bạn thực hiện những thay đổi gia tăng nhỏ, thay vì thực hiện những thay đổi căn bản có thể dẫn đến sự phản kháng trong nhóm và tổ chức.
Ban đầu, tôn trọng vai trò hiện tại, trách nhiệm và chức danh công việc: không giống như các phương pháp khác, KANBAN không tư áp đặt bất kỳ thay đổi tổ chức nào. Vì vậy, không cần thiết phải thay đổi vai trò và chức năng hiện có của bạn mà có thể hoạt động tốt. Nhóm sẽ hợp tác xác định và thực hiện bất kỳ sự thay đổi cần thiết. Ba nguyên tắc này giúp các tổ chức vượt qua sự kháng cự cảm xúc điển hình và nỗi sợ thay đổi thường đi kèm với bất kỳ sáng kiến thay đổi nào trong một tổ chức.
Khuyến khích các lãnh đạo ở tất cả các cấp: KANBAN khuyến khích cải tiến liên tục ở tất cả các cấp của tổ chức và nó cho rằng các hành vi lãnh đạo không chỉ bắt nguồn từ các nhà quản lý cấp cao. Mọi người ở mọi cấp có thể cung cung cấp ý tưởng và thể hiện khả năng lãnh đạo để thực hiện các thay đổi nhằm liên tục cải thiện cách họ cung cấp sản phẩm và dịch vụ.
2. 6 thực tiễn cốt lõi của phương pháp KANBAN
- Trực quan hoá luồng công việc: đây là bước đầu tiên cơ bản để áp dụng và triển khai phương pháp KANBAN. Bạn cần hình dung, trên bản vật lý hoặc bảng KANBAN điện tử, các bước quy trình mà bạn hiện đang sử dụng để phân phối công việc hoặc dịch vụ của mình. Tuỳ thuộc vào mức độ phức tạp của quy trình và tổng hợp công việc của bạn (các loại công việc khác nhau mà bạn làm việc hoặc phân phối), bảng KANBAN của bạn có thể rất đơn giản đến phức tạp. Khi bạn hình dung quá trình của mình, sau đó bạn có thể hình dung công việc hiện tại mà bạn và nhóm của bạn đang làm . Điều này có thể ở dạng hình dán hoặc thẻ có màu sắc khác nhau để biểu thị các loại dịch vụ khác nhau hoặc có thể chỉ đơn giản là loại mặt hàng công việc khác nhau (Trong Swift Kanban màu sắc biểu thị các loại mục công việc khác nhau). Nếu bạn nghĩ nó có thể hữu ích, bảng KANBAN của bạn có thể có các kiểu khác nhau. Mỗi loại cho mỗi dịch vụ hoặc cho từng loại mục tiêu công việc. Tuy nhiên, ban đầu để cho mọi thứ đơn giản bạn cũng có thể chỉ cần một người để quản lý tất cả các công việc của mình – và thực hiện bất kỳ thiết kế loại bảng nào sau đó. Giới hạn WIP (Công việc đang tiến hành): Hạn chế tiến độ công việc (WIP) là cơ bản để thực hiện KANBAN “một hệ thống kéo – bằng giới hạn WIP”, bạn khuyến khích nhóm của bạn hoàn thành công việc trước khi tiếp nhận công việc mới. Vì vậy công việc hiện tại đang được tiến hành phải được hoàn thành và đánh dấu thực hiện. Điều này tạo ra năng lực trong hệ thống, vì vậy công việc mới có thể kéo nhóm vào. Ban đầu, không dễ để quyết định giới hạn WIP của bạn là gì. Trong thực tế, bạn có thể bắt đầu không có giới hạn WIP. Don Reinertsen vĩ đại gợi ý (ông đã làm như vậy tại một trong các hội nghị Lean KanBan) rằng bạn có thể bắt đầu không giới hạn WIP và chỉ cần quan sát tiến trình ban đầu sau khi nhóm của bạn bắt đầu sử dụng KANBAN. Khi bạn có đủ dữ liệu hãy xác định các giới hạn WIP cho từng giai đoạn của quy trình làm việc (mỗi cột trong bản KANBAN của bạn) bằng một nửa WIP trung bình. Thông thường, nhiều đội bắt đầu với giới hạn WIP từ 1 đến 1,5 lần số người làm việc trong một giai đoạn cụ thể. Hạn chế WIP và cài đặt các giới hạn WIP trên mỗi cột của hội đồng quản trị không chỉ giúp các thành viên trong nhóm hoàn thành trước những gì họ đang làm trước khi tiếp nhận công cụ mới – mà còn thông báo cho khách hàng và các bên liên quan khác có khả năng hạn chế để làm việc cho bất kỳ nhóm – và họ tiếp cận kế hoạch cẩn thận về công việc họ yêu cầu nhóm làm.
- Quản lý lưu lượng: Quản lý và cải thiện chất lượng là mấu chốt của hệ thống KANBAN của bạn sau khi bạn thực hiện 2 nội dung đầu tiên. Một hệ thống KANBAN giúp bạn quản lý luồng bằng cách làm nổi bật các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc và trạng thái công việc trong từng giai đoạn. Tuỳ thuộc vào mức độ quy trình công việc được xác định và giới hạn WIP được đặt, bạn sẽ quan sát một dòng chảy trơn tru trong giới hạn WIP hoặc công việc chồng chất khi có thứ gì đó được giữ. Tất cả những điều này ảnh hưởng đến việc làm việc nhanh chóng đi qua từ đầu đến cuối một dòng công việc (một số người gọi đó là luồng giá trị). KANBAN giúp nhóm của bạn phân tích hệ thống và thực hiện các điều chỉnh để cải thiện lưu lượng để đảm bảo thời gian cần thiết hoàn thành từng phần công việc. Một khía cạnh quan trọng trong quá trình quan sát công việc của bạn và giải quyết/ loaị bỏ các nút thắt là xem xét các giai đoạn chờ trung gian (các giai đoạn xong trung gian) và xem các mục công việc tồn tại trong các giai đoạn bàn giao này. Như bạn sẽ tìm hiểu, giảm thời gian dành cho các giai đoạn chờ này là chìa khoá để giảm thời gian chu kỳ. Khi bạn cải thiện quy trình, việc phân phối công việc của nhóm bạn trở nên mượt mà và dễ đoán hơn, bạn sẽ dễ dàng thực hiện các cam kết đáng tin cậy hơn với khách hàng về thời điểm bạn sẽ hoàn thành bất kỳ công việc nào bạn đang làm cho họ. Cải thiện khả năng dự báo thời gian hoàn thành đáng tin cậy là một phần quan trọng trong việc triển khai hệ thống KANBAN.
- Làm cho quy trình trở nên rõ ràng: là một phần trực quan hoá quy trình của bạn, cũng có nghĩa là xác định và trực quan hoá rõ ràng, chính sách của bạn (quy tắc hoặc hướng dẫn quy trình) cho công việc bạn làm. Bằng cách xây dựng các nguyên tắc quy trình rõ ràng. Bạn tạo ra một cơ sở chung cho tất cả những người tham gia để hiểu cách thực hiện bất kỳ loại công việc nào trong hệ thống. Các chính sách có thể ở cấp độ bảng, cấp độ làn và cho từng cột. Chúng có thể là danh sách các bước cần thực hiện, cho từng loại mục công việc, tiêu chí cho từng cột, hoặc bất kỳ điều gì có ích cho các thành viên trong nhóm quản lý tốt các công việc trên bảng. Ví dụ về các chính sách rõ ràng, bao gồm định nghĩa khi nào một nhiệm vụ được hoàn thành, mô tả các làn hoặc cột riêng lẻ, ai kéo khi nào….Các chính sách phải được xác định rõ ràng, và hiển thị thường ở trên cùng của bảng và trên mỗi làn và cột.
- Thực hiện các vòng phản hồi: các vòng phản hồi là một phần không thể thiếu của bất kỳ hệ thống tốt nào. Phương pháp KANBAN khuyến khích và giúp bạn thực hiện các vòng phản hồi thuộc nhiều loại khác nhau – xem xét các giai đoạn trong quy trình, số liệu và báo cáo của người sử dụng KANBAN và một loạt các tín hiệu trực quan cung cấp cho bạn phản hồi liên tục về tiến trình công việc – hoặc thiếu của nó – trong hệ thống của bạn. Trong khi đó có câu thần chú” thất bại nhanh, thất bại thường xuyên”. Nhiều người không thể hiểu được bằng trực giác, ý tưởng nhận phản hồi sớm. Đặc biệt nếu bạn đang đi sai hướng với công việc của mình, rất quan trọng là cần cung cấp đúng công việc. Sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp, cho khách hàng: thời gian ngắn nhất về vòng phản hồi.
- Cải thiện hợp tác, phát triển theo kinh nghiệm (sử dụng phương pháp khoa học): Phương pháp KANBAN là một quá trình cải tiến. Nó giúp bạn áp dụng các thay đổi nhỏ và cải thiện dần dần với tốc độ mà nhóm của bạn có thể xử lý dễ dàng. Nó khuyến khích việc sử dung phương pháp khoa học – bạn hình thành một giả thuyết, bạn kiểm tra nó và bạn thực hiện các thay đổi tuỳ thuộc vào kết qủa kiểm tra của bạn. Là một nhóm thực hiện các nguyên tắc lean/ alige, nhiệm vụ chính của bạn là đánh giá quá trình của bạn liên tục và cải thiện liên tục khi cần thiết. Tác động của từng thay đổi mà bạn thực hiện có thể được quan sát và đo lường bằng các tín hiệu khác nhau mà hệ thống KANBAN cung cấp cho bạn. Sử dụng các thông tin này, bạn có thể đánh giá xem một thay đổi có giúp bạn cải thiện hay không và quyết định giữ hay thử sang quy trình khác. Các hệ thống KANBAN giúp bạn thu thập rất nhiều dữ liệu hiệu suất của hệ thống – bằng tay, nếu bạn sử dụng bảng vật lý hoặc tự động hoặc sử dụng công cụ như SwiftKanba. Sử dụng dữ liệu này và các số liệu này và các số liệu giúp bạn tạo ra, bạn có thể dễ dàng đánh giá xem hiệu suất của mình được cải thiện hay giảm xuống và điều chỉnh hệ thống của bạn khi cần.
KANBAN hoạt động như thế nào? Khái niệm?
KANBAN là một hệ thống quản lý thay đổi tiến hoá không phá vỡ. Điều này có nghĩa là quá trình hiện tại được thay đổi trong các bước nhỏ. Bằng cách thực hiện nhiều thay đổi nhỏ (thay vì lớn). Rủi ro với toàn bộ hệ thống sẽ giảm. Cách tiếp cận tân tiến của KANBAN dẫn đến sự chống đối thấp hoặc không liên đới đến các bên liên quan.
Bước đầu tiên giới thiệu KANBAN là trực quan hoá trong quy trình làm việc. Điều này được thực hiện dưới dạng một bảng KANBAN bao gồm một bảng trắng đơn giản và ghi chú hoặc gán thẻ. Mỗi thẻ trên bảng đại diện cho một nhiệm vụ.
Trong mô hình KANBAN cổ điển, thường có ba cột:
- Todo: cột này liệt kê các nhiệm vụ chưa được bắt đầu (hay còn gọi là backlog).
- Doing: bao gồm các nhiệm vụ đang được tiến hành.
- Done: bao gồm nhiệm vụ đang được hoàn thành.
Hình dung đơn giản là sẽ có sự minh bạch về phân phối công việc cũng như các nút thắt hiện có. Tất nhiên, các bản KANBAN có thể thể hiện cac quy trình công việc phức tạp tuỳ thuộc vào mức độ của quy trình làm việc và nhu cầu trực quan hoá và kiểm tra các phần cụ thể của quy trình công việc để xác định các tắc nghẽn và loại bỏ chúng.
Khái niệm về quy trình
Cốt lõi của KANBAN là khái niệm về quy trình. Điều này có nghĩa là các thẻ phải chảy qua hệ thống càng nhiều càng tốt, không có thời gian chờ đợi hoặc tắc nghẽn. Tất cả mọi thứ cản trở quy trình nên được kiểm tra nghiêm ngặt. KANBAN có các ký thuật, số liệu và mô hình khác nhau và nếu áp dụng được nhất quán nó có thể dẫn đến văn hoá để cải tiến liên tục.
Khái niệm về quy trình rất quan trọng và bằng cách đo các số liệu của quy trình và làm việc để cải thiện chúng, bạn có thể cải thiện tốc độ đáng kể của quy trình phân phối trong khi giảm thời gian chu kỳ và cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn bằng cách nhận phản hồi nhanh hơn từ khách hàng của bạn – nội bộ hoặc bên ngoài.
Giới hạn WIP KANBAN
Một khía cạnh quan trọng của KANBAN là giảm số lượng đa tác vụ mà hầu hết các nhóm và nhân viên thường làm “ đừng bắt đầu và bắt đầu hoàn thành”. Một câu thần chú được bắt đầu bới Arne Roock. WIP -công việc đang tiến hành – các giới hạn đang được xác định ở mỗi giai đoạn của quy trình làm việc trên bảng KANBAN khuyến khích các thành viên trong nhóm hoàn thành công việc và chỉ ngay sau đó tiếp tục công việc tiếp theo.
Ví dụ về hệ thống KANBAN:
Vẻ đẹp của KANBAN nằm ở sự đơn giản. Tuy nhiên, KANBAN không chỉ là hình dung trên một bảng trắng (hoặc bảng điện tử) và làm việc với các hình dán hoặc thẻ điện tử. Bạn có thể hưởng lợi từ việc thực hiện nó nếu bạn áp dụng tất cả các nguyên tắc và thực hành theo phương pháp.
Xu hướng hiện nay trên thế giới cho thấy KANBAN đang trở nên phổ biến và đang được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ các cơ quan nhỏ và khởi nghiệp đến các tổ chức truyền thống thuộc mọi quy mô.
KANBAN trong Công nghệ thông tin & Phần mềm
KANBAN không phải là một phương pháp phát triển phần mềm hay phương pháp quản lý dự án – David nói rất rõ điều đó trong” cuốn sách màu xanh”. KANBAN không nói gì về cách phát triển phần mềm. Nó thậm chí không nói bất cứ điều gì về cách phát triển phần mềm. Nó thậm chí không nói bất cứ điều gì về các dự án phần mềm được lên kế hoạch và thực hiện. Do đó, KANBAN không phải là một khung quản lý Scrum, thay vào đó mục đích của KANBAN là liên tục cải tiến quy trình làm việc riêng của một người.
KANBAN đã được sử dụng trong các hoạt động phát triển phần mềm Microsoft vào năm 2004. Kể từ đó, KANBAN đã được áp dụng nhiệt tình trong nhóm CNTT, Ops, DevOps và các nhóm ứng dụng, phần mềm.
Cái hay của KANBAN là nó có thể được áp dụng cho bất kỳ phương pháp nào. Cho dù bạn đã sử dụng phương pháp Alige như Scrum, XP và các phương thức khác hoặc các phương thức truyền thống hơn – thác nước, lặp lại…. – bạn có thể áp dụng KANBAN lên đó để dần dần bắt đầu cải thiện quy trình của bạn. Trong quá trình này, bạn sẽ thấy mình liên tục cung cấp các tính năng, sản phẩm hoặc dịch vụ.
KANBAN trong Lean/Alige – Phát triển sản phẩm
Các nhóm phát triển sản phẩm công nghệ và phần mềm ứng dụng đã phát triển KANBAN như một cách để thực hiện các nguyên tắc Lean và Alige. Phương pháp KANBAN cung cấp cho các nhóm công nghệ một bộ nguyên tắc tuyệt vời để trực quan hoá công việc của họ, phân phối sản phẩm và dịch vụ liên tục của khách hàng thường xuyên hơn với tộc độ cao hơn. Do đó, nó đang giúp các nhóm tiếp cận thị trường nhanh hơn với độ trung thực cao hơn với những gì khách hàng muốn từ sản phẩm và dịch vụ đó.
Định nghĩa của KANBAN trong lĩnh vực CNTT đã trải qua quá trình phát triển của chính nó trong vòng 3-5 năm. Ngày này, KANBAN được coi là một phương pháp mang lại sự nhanh nhẹn trong việc quản lý và cải thiện việc cung cấp dịch vụ theo cách thức dần dần, thay đổi.
Ngoài ra, phương pháp KANBAN cung cấp các nguyên tắc và kỹ thuật quan trọng để quản lý tốt hơn các cam kết thoả thuận cấp độ dịch vụ (SLA) đưa ra sản phẩm thị trường kịp thời và giảm thiểu rủi ro và chi phí trì hoãn. Sử dụng các khái niệm như lớp dịch vụ, cam kết hoãn lại và cam kết hai pha. KANBAN giúp khách hàng và nhóm phân phối cộng tác hiệu quả và giúp đảm bảo rằng những điều phù hợp sẽ được thực hiện đúng lúc.
Sự ra đời của UpKANBAN, danh mục KANBAN và lập kế hoạch dịch vụ doanh nghiệp trong những năm gần đây đã cung cấp cho các doanh nghiệp lý do lớn để triển khai KANBAN để đạt được sự linh hoạt của doanh nghiệp và cải thiện hiệu quả thị trường.
KANBAN như một phần thay thế cho sự linh hoạt của doanh nghiệp
Phương pháp KANBAN giúp bạn dần cải thiện việc cung cấp các sản phẩm dịch vụ của mình. Nó làm như vậy bằng cách giúp bạn loại bỏ các tắc nghẽn trong hê thống của bạn, cải thiện lưu lượng và giảm thời gian chu kỳ. Nó giúp bạn cung cấp liên tục hơn và nhận phản hồi nhanh hơn để thực hiện bất kỳ thay đổi nào có thể cần thiết cho khách hàng của bạn. Nó giúp bạn trở nên nhanh nhạy hơn.
Nhìn chung, KANBAN cho phép tất cả các nguyên tắc của Alige và giúp bạn cung cấp các sản phẩm dịch vụ mà thị trường của bạn thực sự cần. Dù cho bạn sử dụng Scrum và các kỹ thuật hoặc phương pháp Alige khác. KANBAN giúp cải thiện các quy trình của mình để có hiệu suất cao hơn và cho các nhóm, tổ chức của bạn.
KANBAN ngoài phần mềm & CNTT
Có nguồn gốc từ sản xuất, KANBAN cũng phù hợp tự nhiên trong các quy trình kinh doanh phi CNTT, với những lợi ích to lớn cho các tổ chức muốn trở nên tinh gọn và nhanh nhẹn và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao một cách đáp ứng.
Trong khi các công tu về sản phẩm và dịch vụ vừa và lớn, đặc biệt là các công ty sản xuất công nghệ cao, đã triển khai các sáng kiến Lean, 6-Sigma trong vài năm, KANBAN cho phép tất cả các loại công ty và chức năng kinh doanh như: nhân sự, tiếp thị, bán hàng, mua sắm….
KANBAN cũng đang được áp dụng cho bối cảnh quản lý dự án truyền thống như các dự án xây dựng và kỹ thuật. Chẳng hạn như các công trình xây dựng và các dự án kỹ thuật. Một loạt các tổ chức, công ty nhân sự, tổ chức tuyển dụng, công ty quảng cáo, công ty bảo hiểm, và nhiều người khác đang tìm đến KANBAN để hợp lý hoá hoạt động của họ, loại bỏ lãng phí và cải thiện đáng kể thông lượng và chất lượng.
